Questões de Concurso Comentadas sobre protocolo em arquivologia

Analise o quadro a seguir.

(Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, 2001)

Em relação ao Código de classificação de documentos é correto afirmar que

Assinale a alternativa que contém exclusivamente atividades relacionadas à rotina de expedição de documentos na unidade emissora.

A movimentação de um processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio denomina-se

Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e à atividade responsável por sua produção ou acumulação. Trata-se da definição de

Analise o quadro a seguir.

Assinale a alternativa que indica o nome do impresso apresentado.

O protocolo da Instituição A recebeu e separou dois documentos dos demais; verificou se faltavam folhas ou anexos, realizou cópias e numerou-as e datou-as, bem como os documentos originais.

Depois desse processo, o setor encaminhou os originais para o destinatário Instituição B, órgão externo à Instituição A.

Esta rotina é denominada:

A _____________ desempenha um papel fundamental no setor de protocolo, realizando a tarefa de encaminhar os documentos recebidos para os destinatários específicos ou setores específicos dentro de uma organização ou órgão público. Este processo é essencial para garantir que as informações contidas nos documentos cheguem às pessoas ou departamentos relevantes de maneira organizada e eficiente.

Após leitura, marque a alternativa que completa corretamente a lacuna da asserção apresentada.

No gerenciamento documental e nas práticas administrativas, um instrumento de organização é o protocolo, que tem como objetivo principal

Em uma Câmara Municipal, o Assessor Administrativo é encarregado de implementar um sistema de gestão de documentos eletrônicos para melhorar a eficiência e a transparência. Considerando as noções de protocolo e arquivo, qual das seguintes etapas NÃO é considerada essencial na implementação desse sistema?

O interesse do auxiliar administrativo quanto à maneira pela qual os documentos são mantidos para uso corrente o envolve em interrelacionamento com os funcionários públicos e especialmente com os encarregados dos documentos (qualquer funcionário que controle a administração dos documentos correntes, ou seja, a pessoa que se ocupa dos documentos dentro de um órgão do governo). O auxiliar administrativo deve se interessar pelas práticas adotadas na manutenção dos documentos correntes porque, EXCETO:

No arquivo corrente, a atividade responsável pelo recebimento e pela classificação dos documentos denomina-se

A atividade de entrega de documentos, processos e correspondências aos destinatários após o recebimento em um sistema de gestão de protocolo denomina-se

Considerando as atividades de cada etapa de controle realizadas pelo protocolo, associe as colunas abaixo e assinale a alternativa com a sequência correta.

1. recebimento

2. registro

3. autuação

4. classificação

5. expedição/distribuição

6. controle/movimentação

( ) consiste basicamente em receber toda documentação que irá circular no órgão.

( ) o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo.

( ) ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.

( ) separar os documentos de acordo com o destinatário.

( ) uma vez entregues nos setores destinatários, os documentos terão sua tramitação até serem resolvidos.

( ) entrega aos destinatários externos/internos à instituição.

Associe a segunda coluna de acordo com a primeira, que relaciona as terminologias arquivísticas com suas definições:

Primeira coluna: terminologias arquivísticas

1.Autenticação

2.Custódia

3.Indexação

Segunda coluna: definições

(__)Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos independentemente de vínculo de propriedade.

(__)Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação.

(__)Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:

O protocolo é um aspecto fundamental na gestão de documentos em órgãos públicos, atuando como a porta de entrada e saída de documentos. Qual das seguintes atividades NÃO é típica da função de protocolo em uma instituição pública?