Questões de Concurso Comentadas sobre comunicação em secretariado em secretariado

O feedback é uma das técnicas da comunicação mais importantes. Ele garante que a mensagem foi recebida e compreendida pelo receptor devolvendo ao emissor os elementos necessários para a continuidade do diálogo e/ou construção de novas mensagens. Leia com atenção a explicação sobre cinco tipos de feedback:

I – Específico – detém-se no conteúdo da mensagem e não nas fontes utilizadas.

II – Avaliativo – detém-se no objeto da mensagem e não na pessoa da mensagem.

III – Interventivo – detém-se no questionamento a mensagem e não a sua compreensão.

IV – Objetivo – detém-se na precisão do conteúdo e não nos aspectos que o compõem.

V – Oportuno – detém-se no interesse das partes em recebê-lo e não apenas em um único interessado.

O único dos feedbacks apresentados acima que NÃO é pertinente é o que tem o número

As barreiras ou ruídos existem em todas as fases do processo de comunicação, mas é mais provável que ocorram quando a mensagem é complexa, provoca emoções ou se choca com o estado mental do receptor. Na comunicação é inevitável que ocorra distorção na mensagem, evitando que o receptor tenha acesso pleno e total à informação disponibilizada. Quando temos mensagens mais complexas, é comum que o conteúdo entre em “choque” com o estado mental do receptor, alterando o resultado final. Para reduzir o impacto das barreiras e ruídos na comunicação, o emissor deve evitar

Em um processo de comunicação, a clareza e a qualidade das informações passadas garantem que o processo seja eficaz, viabilizando o objetivo traçado: levar a mensagem ao destino final. Para garantir que sejam mantidos esses aspectos, o emissor deve

A recepção de visitantes é tarefa comum ao técnico em secretariado. Para alcançar a eficácia nessa tarefa, é fundamental alinhar a técnica e a linguagem corporal com o objetivo de criar um clima harmonioso e favorável.

Neste aspecto, pode-se considerar que

A velocidade com que as informações são transformadas elevou o nível de competências exigidas à prática do técnico em secretariado tornando imperativas as mudanças na função secretarial. Assinale a única alternativa que descreve as quatro funções do processo administrativo que são necessárias para uma gestão eficaz do ambiente laboral.

Identifique, entre as instruções abaixo, aquelas que são apropriadas ao preenchimento de formulários.

1. Evite dobrar ou amassar o formulário.

2. Nomes completos muito longos devem ter os sobrenomes abreviados pela indicação da primeira e segunda letras do sobrenome abreviado.

3. No preenchimento manual dos campos, use letra de forma e uma única letra ou número por quadro.

4. O preenchimento de um campo quadriculado com um número deve ser feito preferencialmente da direita para a esquerda.

5. Se as informações relativas a e-mail forem registradas em minúsculas, o campo deve ser preenchido com letra cursiva.

Estão corretas, apenas:

“Ficha cadastral” é um documento cujas informações dependem da finalidade do cadastro. Considerando os dados constantes no tópico identificado com o número 2, pode-se depreender que o preenchimento desse cadastro atende finalidades relacionadas a

Leia a definição a seguir.

O evento é uma estratégia de comunicação que atinge o público de interesse, divulga a marca de uma empresa, promove seus produtos, potencializa suas vendas e contribui para a expansão comercial e conquista de novos mercados.

(FORTES, W. G.; SILVA, M. B. R. Eventos: estratégias de planejamento e execução. São Paulo: Summus, 2011, p.34.)

Nesse contexto, o secretário executivo desempenha o papel de agente facilitador e, para tal, precisa desenvolver certas habilidades.

Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, essas habilidades.

É função de uma secretária ou assistente estabelecer uma atmosfera positiva no relacionamento com os clientes internos e externos.

Assinale a alternativa cuja ação contraria um dos princípios para a obtenção dessa atmosfera.

Palavras estrangeiras são, cada vez mais, incorporadas ao Português. No universo corporativo e, consequentemente, no cotidiano do Secretário Executivo, não é diferente. Nesse contexto, utiliza-se

Em relação às atividades secretariais é INCORRETO afirmar que:

A Secretária deve atender ao telefone assim que ouvir o primeiro toque. Sua voz, ao atender qualquer chamada, deve ser segura, atenta e natural, e o vocabulário deve ser correto e profissional. Leia as afirmativas abaixo referentes aos atendimentos telefônicos.

(I) "O Prof. João da Silva poderá atendê-lo a partir das 10 horas."

(II) "Ele não está; saiu para almoçar já faz duas horas, e ainda não voltou."

(III) "Não sei onde se encontra meu reitor neste momento".

(IV)"Houve engano de sua parte ao discar..."

(V) "Ele saiu com o Prof. Ferreira. E quando saem juntos, não se sabe quando voltam!"

Considerando C (certo) e E (errado), assinale a alternativa que corresponde à sequência correta.

A comunicação exige a presença de um emissor, um receptor, o canal e a mensagem. Além desses elementos, são necessários os processos de:

Analise os dados do texto seguinte:

“São comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridos ou utilizados pelos administradores. Podem ser uma simples carta ou memorando ou, ainda, uma conferência, um quadro, um gráfico, uma tabela. Se ocorrer em conversa, ele será oral”.

Os dados do texto caracterizam:

Marque a afirmação correta.

São atribuições profissionais do(a) recepcionista: efetuar e atender ligações telefônicas, identificando pessoas, anotando e transmitindo recados, marcando entrevista, completando ligações.

Sobre tais atribuições, marque a incorreta.

Em relação à produção de um relatório ou resumo técnico, é correto afirmar que

O Impresso Normal é um serviço dos Correios, disponível em todo o território nacional, para o envio de peças promocionais (impressos) endereçadas, com apelo para venda e divulgação de produtos e serviços. Pode ser usado por pessoas jurídicas e físicas. Podem ser aceitos como Impresso:

I. Catálogos, livros, fascículos e guias.

II. Revistas e jornais.

III. Publicações periódicas.

IV. Formulários não preenchidos.

V. Prospectos de propaganda.

VI. Divulgação de evento.

Quantos itens estão corretos?

“Executado mediante contrato celebrado com os Correios, para a remessa de grandes quantidades de Cartas Comerciais com peso máximo de 500 gramas, simples ou registradas, acompanhadas ou não de Aviso de Recebimento-AR e outros serviços adicionais, tais como Mão Própria (Entrega ao Próprio Destinatário) e de Valor Declarado, cujos preços estão definidos na Tabela de Preços e Tarifas de Serviços Nacionais.”. O texto descreve qual serviço dos Correios?

A secretária Greici enviou, aos cuidados da Presidente do Conselho Estadual de Educação, um documento solicitando um prazo maior para a finalização do processo de credenciamento de um curso novo pela Escola Técnica São Gentil. Segundo Kaspary, esse tipo de documento é denomino de: