Questões de Concurso Sobre secretariado

A Constituição Federal dispõe em seu Artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Isso significa que, para produzir qualquer documento de caráter oficial, deve-se observar a legalidade e a moralidade na emissão; evitando marcas pessoais, procurando tratar do assunto a que faz referência. Sempre ter em mente que são documentos de caráter e acesso público (exceto quando a lei preveja o contrário). A redação deve ser concisa, clara e com correção de conteúdo. Além disso, outras características são necessárias, como:

Etiqueta na internet – O avanço dos meios tecnológicos impacta muito na vida das pessoas e das empresas. Muitas são as vantagens desse avanço, como a facilidade na comunicação, o acesso rápido a produtos e serviços. No entanto, é preciso cautela, pois sem perceber se pode cometer gafes, criar situações desagradáveis e até mesmo infringir a lei. Para o profissional que trabalha com esse tipo de recurso de comunicação, é preciso cuidado com as palavras. Na internet também é preciso noção das regras de etiqueta, isso porque:

Os sonhos em si não são irrealizáveis, impossíveis de acontecer, o problema encontra-se na inércia de quem sonha. São incontáveis as histórias de sucesso encontradas em toda parte, quantas pessoas já superaram inúmeros obstáculos e venceram grandes desafios. Pode ser sorte de estar no lugar certo e na hora certa? Para quem acredita, sim. Sorte de ter a oportunidade de fazer aquele curso de inglês completo? Sorte de conhecer aquela pessoa influente que deu um empurrãozinho que facilitou o acesso ao dono daquela multinacional que lhe contratou? Um olhar mais reflexivo e criterioso, no entanto, leva à conclusão de que sorte apenas não é suficiente para se obter sucesso. Ela não é uma ferramenta com que se pode contar sempre. Determinação, disciplina e perseverança, somadas ao estabelecimento de prioridades e à capacidade de tornar adversidades em oportunidades, estão por trás de muitos dos casos de sucesso. Ritossa (2009), em seu livro Marketing Pessoal, chega à constatação de que o sucesso de um indivíduo, assim como de uma empresa, não depende apenas de uma excelente ideia, trabalhar incansavelmente ou ter um destino generoso. Precisa-se planejar um curso de ações e decidir o que devemos fazer, como e quando, de acordo com nossas prioridades e aspirações pessoais. Dentre os princípios mercadológicos que podem ser readequados e aplicados ao desenvolvimento individual, encontra-se a estratégia do Marketing Pessoal, entendido como:

Uma das temáticas muito discutidas atualmente é como ser assertivo tanto na vida como no trabalho. O protagonismo secretarial exige do profissional essa assertividade, que nada mais é do que:

I - fortalecer o senso do eu, do valor pessoal e da autoconfiança quando se fala como as pessoas nos afetam tanto positiva quanto negativamente;

II - saber tomar decisões, criar oportunidades, autogerenciar-se e buscar qualidade de vida;

III - uma postura não comportamental diante das pessoas e das situações cotidianas;

IV - é uma capacidade de se afirmar de maneira clara, objetiva e transparente, sem delongas;

V - Utilizar seu poder de influência amedrontando seus colegas de trabalho.

Estão CORRETAS as afirmativas:

Não é mais novidade que o mercado de trabalho globalizado exige mais do que nunca qualificação profissional. Inúmeras são as mudanças no mundo corporativo. Inúmeros são os desafios na construção da carreira do profissional de secretariado executivo, então torna-se indispensável para ele:

Até o século passado, a excelência era privilégio das empresas privadas. No entanto, a partir do século XXI, iniciou-se um movimento de pressão por qualidade na gestão pública. Demanda-se a excelência no serviço público. O profissional de secretariado, frente ao cenário muitas vezes burocrático da gestão pública, deve ter o entendimento de que:

Ainda sobre o relato de experiência acima e levando em consideração que a inteligência emocional e o controle das emoções, na tomada de decisões, são fatores imprescindíveis nas relações interpessoais, Goleman (2007), com seu livro Inteligência Emocional e Desempenho, nos apresenta quatro domínios da inteligência emocional, dentre eles está a gestão de relações, definida como:

SÃO PAULO - O ser humano é racional e emocional, invariavelmente e ao mesmo tempo, diz o coach executivo e de equipes Carlos Cruz. O indivíduo emocionalmente inteligente consegue mobilizar o que sente de forma estratégica, com o objetivo de alcançar suas metas. Ele reconhece, aceita e gerencia suas emoções. "Conheço muitas pessoas que deixaram de alcançar melhores cargos por terem perdido o equilíbrio em determinado momento. Quem nunca teve vontade de mandar tudo para o ar? Acredito que a maioria de nós. O importante é saber que isso pode dar uma sensação de alívio na hora, mas será que não trará problemas depois?", questiona. Não elimine a emoção. Isso não significa que você precisa eliminar ou ignorar o que sente e focar somente na razão. "Imagine um goleiro que vai defender um pênalti sem um dos braços. Impossível, não é? O mesmo aconteceria com uma pessoa que eliminasse a razão ou a emoção no seu diaadia. Precisamos buscar a harmonia e, quanto mais a razão trabalhar com a emoção, mais força e potencial a pessoa terá", afirma o coach.

Considerando o excerto acima e o relato da secretária executiva, quais são os cinco passos necessários para desenvolver a inteligência emocional?

“Agir corretamente hoje não é só uma questão de consciência. É um dos quesitos fundamentais para quem quer ter uma carreira longa e respeitada. Em escolhas aparentemente simples, muitas carreiras brilhantes podem ser jogadas fora. Atualmente, mais do que nunca, a atitude dos profissionais em relação às questões éticas pode ser a diferença entre o seu sucesso e o seu fracasso. Basta um deslize, uma escorregadela, e pronto. A imagem do profissional ganha no mercado a mancha vermelha da desconfiança”.

O Código de ética do Profissional de Secretariado, em seu Capítulo IV, Art. 6 e Art. 7, determina que:

Relato de uma Secretária Executiva: A atuação profissional, na prática, é bem diferente do que se imagina, quando se está na faculdade. A gama de conhecimentos adquiridos em sala de aula precisa de uma dose extra de coragem para encarar os desafios. Um dia, já com cinco anos de experiência como Secretária Executiva de uma Instituição Pública, deparei-me com a seguinte situação: após lavrada a ata de reunião da Congregação do Instituto e colhidas as assinaturas dos presentes, os processos apreciados seguiram a tramitação devida. Uma semana depois, a Coordenadora Acadêmica dirigiu-se a mim e disse que ela precisava que eu fizesse uma errata da ata, pois um dos processos estava com parecer errado. Então, expliquei muito educadamente que era melhor fazer a retificação do parecer e voltar o processo para ser aprovado em outra reunião. Falei que a errata deve ser redigida quando quem a redigiu cometeu um erro e, então, admite oficialmente. O que não foi o caso. Resposta da Coordenadora: “Quando o chefe erra, a culpa é do subordinado”. Concluí mais uma vez que muito mais que coragem deve ter o secretário executivo. De acordo com o relato, marque a opção correta, considerando os deveres fundamentais da profissão de Secretariado Executivo:

As distorções na comunicação durante um atendimento telefônico pode ter diferentes razões. Assinale a alternativa que apresenta um fator que contribui para uma adequada comunicação telefônica.

Agrega o melhor das tecnologias Analógica e Digital e ainda implementa a tecnologia VolP, permitindo interligar filiais e reduzindo o custo, já que, depois de configurada, ela escolhe a rota de menor curso para ligar, dependendo de cada tipo de chamada. Tal descrição refere-se a qual tipo de PABX?

Leia as seguintes definições referentes aos sistemas de PABX.

I. Todas as ligações internas e a maioria das ligações para fora da empresa são feitas pelos usuários de ramais.

II. Terminais de onde saem e entram as ligações telefônicas.

III. Aparelho que impede a realização de ligações interurbanas.

IV. Só realizam ligações internas.

V. Meio pelo qual se efetuam as ligações entre ramais e linhas-tronco.

As definições correspondem, respectivamente, a:

Considere as definições seguintes.

I. Ética profissional é o conjunto de normas éticas que formam a consciência do profissional e representam imperativos de sua conduta.

II. Ser ético é agir dentro dos padrões convencionais, é proceder bem, é não prejudicar o próximo.

III. Cumprir as ordens dos seus superiores está acima da ética; portanto, o que vale é o desenvolvimento da empresa.

IV. Na ética todo ato deve estar de acordo com a moralidade.

Está correto o que se afirma em:

Sobre os problemas com documentos empresariais mal escritos, Gold aponta seis aspectos de maior impacto. Cinco estão registrados na figura a seguir: 

                      

O problema do retângulo 1 é: 

Em 10 de janeiro de 1996, a Lei n° 9.261, assinada pelo presidente da república Fernando Henrique Cardoso, alterou a redação dos incisos I e II do art. 2º, o caput do art. 3º, o inciso VI do art. 4º e o parágrafo único do art. 6º, em relação à regulamentação anteriormente assinada pelo então presidente da república José Sarney. Em relação ao art. 3º, a definição de 1996 afirma que:

Considerada um “mal” no senso comum, a burocracia continua sendo a abordagem da administração que prevalece na Administração Pública. Weber e seus seguidores, no entanto, acreditavam ser ela o “ideal da racionalidade administrativa”. Assinale a alternativa que apresenta o principal foco dado pela Teoria da Burocracia.

As atividades secretariais vêm sendo modificadas, visando atender as transformações da sociedade, das organizações e do mercado de trabalho. O perfil do secretário, antes restrito a técnicas e operações simplificadas, agora engloba atribuições, competências e responsabilidades em nível gerencial, ampliando as possibilidades de atuação nas diferentes estruturas organizacionais. (TAGLIARI, M.F.C.; DURANTE, D. G. Gestão Secretarial: semelhanças entre competências gerenciais e secretariais. IN Secretariado Executivo em Revist@, v.05, 2009.) Com base no exposto acima, em relação ao histórico e transformações das atividades do profissional de Secretariado Executivo, assinale a afirmativa INCORRETA.

Paulo Roberto é Secretário Executivo da Empresa KLB S.A e recebeu a incumbência do seu Diretor para observar a reunião mensal dos gerentes da empresa de forma a identificar o porquê ela não rendia e todos reclamavam sobre falta de tempo. Paulo Roberto identificou que os participantes possuíam muitas atitudes que propiciam o desperdício do tempo durante a reunião. Assinale a alternativa que apresenta atitudes que favorecem tal desperdício.

O Secretário Executivo deve agir mediante as regras estabelecidas no Código de Ética do Profissional de Secretariado. Acerca dessas regras, assinale a afirmativa correta.