De acordo com Marilena Paes, em Arquivos Modernos: teoria e prática, de 2011, a Gestão de Documentos, que tem por objetivo controlar o ciclo de vida dos documentos, envolve as seguintes fases, além da produção, utilização:
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De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional, 2005, a definição que se aplica ao termo instrumento de pesquisa é:
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De acordo com Schellenberg, em Arquivos Modernos: princípios e práticas, 2006, para controlar a produção excessiva de documentos, é necessário que uma organização simplifique os seguintes aspectos:
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Na publicação Como fazer avaliação de documentos de Ieda Bernardes (2000), para realizar a avaliação dos documentos, é necessário julgar o seu valor, isto é, se possuem valor secundário ou somente valor primário. Os documentos que são julgados de valor secundário são:
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O Decreto nº 4073, de 3 de janeiro de 2002, Art. 18, prevê o estabelecimento de Comissões Permanentes de Avaliação, que devem orientar e realizar o processo de:
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A publicação Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, publicada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos, afirma que os documentos de arquivo devem ser classificados. Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado de acordo com as seguintes operações:
Segundo Heloisa Bellotto em Arquivos Permanentes: tratamento documental, 2009, a organização dos arquivos permanentes deve ser feita por fundos. Um dos fatores que norteia a constituição de um fundo é o órgão produtor e, portanto, os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam entre si uma relação:
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A publicação Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública, publicada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos, define que a estrutura básica de uma tabela de temporalidade deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais:
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De acordo com o Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regula a microfilmagem dos documentos oficiais, a eliminação só deverá ocorrer após a microfilmagem se os documentos forem de guarda:
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Schellenberg, em Arquivos Modernos: princípios e técnicas, 2006, ao tratar dos modernos sistemas de arquivamento, afirma que os sistemas classificados diferem dos sistemas numéricos e alfabéticos porque reúnem os documentos numa ordem específica. A ordem a que se refere o autor é:
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De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, organizado por Ana Camargo [et al.], 2010, entende-se jurisdição arquivística como a competência:
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Segundo Schellenberg, em Arquivos modernos: princípios e técnicas, 2006, “Os documentos públicos, na sua maioria, são produto de uma ação e subdividem-se naturalmente em grupos que se referem a ações”. Para este autor, uma ação pode ser tratada em termos de:
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De acordo com a publicação de Norma Cassares, Como fazer conservação preventiva em bibliotecas e Arquivos, 2000, as intervenções inadequadas nos acervos são aquelas ações que, tendo por objetivo evitar a degradação dos documentos, resultam em danos muitas vezes irreversíveis. Uma das intervenções nos documentos que os preservadores consideram inadequada é:
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A Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso às informações produzidas por órgãos públicos, estabelece no Art. 11, que qualquer interessado pode obter acesso à informação disponível num prazo máximo de:
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Segundo o Manual de Preservação de Documentos, publicado pelo Arquivo Nacional em 1991, os documentos sofrem danos em virtude de inúmeros fatores ligados a causas de ordem física, físico-mecânica, química e biológica. São exemplos de agentes físico-mecânicos:
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O Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, organiza sob a forma de sistema – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) – as atividades de gestão de documentos dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. De acordo com o Art. 3 deste decreto, o órgão central do SIGA é:
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