Questões de Concurso Público CRO - PR 2016 para Secretário (A) Executivo (A)

A administração do tempo é um critério essencial para o trabalho de qualquer profissional. No caso do secretário executivo, ela é imperativa para a preparação e a organização de reuniões e agendamento de compromissos. O avanço da tecnologia popularizou o uso do correio eletrônico (e-mail), que é um instrumento de grande ajuda. No programa MS Outlook, por exemplo, além de permitir a transmissão de mensagens e documentos, há um recurso que identifica as mensagens e as associa a itens relacionados, como anotações, tarefas pendentes, contatos ou eventos de calendário semelhantes. Trata-se de:

Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da descrição dada, pode ser sumário ou analítico.

(http://www.portaldosecretariado.com.br)

Considerando o texto acima indicado, assinale a alternativa que contém o nome do instrumento de pesquisa.

A função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização desses documentos, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos. Acerca das características do arquivo, leia as afirmativas e assinale a incorreta.

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas, e que são bastante úteis para a profissão de secretário executivo. Sobre elas, leia as afirmativas.

I. Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração. Exemplos:

Associação Brasileira de Transplante de Órgãos

Colégio Brasileiro de Odontologia Hospitalar e Intensiva

College of Dental Surgeons of Saskatchewan (The)

Conselho Federal de Odontologia

Yukon Dental Profession Act

II. Nos nomes de eventos, a ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.

Exemplos:

Conferência de Prótese Dentária do Paraná (2º)

Congresso de Odontologia (Segundo)

Encontro de Odontólogos (IV)

Seminário de Profissionais de Odontologia (10º)

III. Títulos que acompanham os nomes devem ser considerados. Mas devem ser colocados no final, entre parênteses. Exemplos:

Cerqueira, Jacinto de Sousa (Coordenador)

Lima, Mariana Aparecida (Gerente)

Álvares, Josimar Silva dos (Presidente)

Castro, Lauro Moreira (Vice-presidente)

Pode-se afirmar que:

O Manual de Redação da Presidência da República uniformiza a diagramação e a estrutura dos documentos oficiais. Uma das partes presentes na estrutura do aviso, do ofício e do memorando é o texto. Sobre como ele deve ser apresentado, analise as afirmativas seguintes.

I. Considerando casos em que não se tratar de mero encaminhamento de documentos, a introdução do expediente, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação, deve ser apresentada da seguinte forma: Ex: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”.

II. Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

III. Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, a estrutura deve seguir, por exemplo, a fórmula: “Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama nº 10, de 20 de junho de 2016, do Presidente do Conselho Regional de Odontologia do Estado do Paraná, a respeito de projeto de reestruturação das clínicas odontológicas em seu respectivo estado.”

Pode-se afirmar que: