Quando os documentos recebem números sequenciais à medida q...

Alternativa correta: A - índice alfabético remissivo.

Vamos entender o contexto da questão: ela trata da organização de documentos em um arquivo, mais especificamente do método de arquivamento numérico simples. Nesse método, os documentos são ordenados conforme a sequência numérica atribuída no momento de sua entrada no arquivo. Essa sequência é única e consecutiva, o que pode dificultar o acesso aos documentos quando não se conhece o número específico atribuído a cada um deles.

Para facilitar o acesso e a recuperação dos documentos organizados dessa maneira, é essencial contar com instrumentos de pesquisa que permitem identificar e localizar o documento desejado. Dentre as opções apresentadas, o índice alfabético remissivo é o instrumento que cumpre essa função.

Um índice alfabético remissivo é uma lista de palavras-chave, termos ou nomes ordenados alfabeticamente, que remete aos números de registro ou aos números de ordem dos documentos associados a esses termos. Por exemplo, se um documento com o número 123 trata de "Licitações", ao consultar o índice pelo termo "Licitações", encontrará a referência ao número 123, facilitando assim o acesso ao documento desejado.

As outras alternativas não correspondem ao instrumento adequado para a recuperação de documentos em um arquivo organizado numericamente:

• A tabela de equivalência é usada quando há mudanças no plano de classificação, para relacionar os códigos antigos e novos.
• O guia-fora é um marcador colocado no local de um documento retirado do arquivo, para indicar essa retirada e garantir a correta devolução ao seu local original.
• A relação de transferência é um documento que acompanha os arquivos deslocados do arquivo corrente para o arquivo intermediário, detalhando os itens transferidos.
• A relação de recolhimento é utilizada para a transferência de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Portanto, a alternativa correta é a A, porque o índice alfabético remissivo é o instrumento que permite o acesso a documentos ordenados numericamente, sem a necessidade de conhecer previamente o número específico atribuído a cada documento.

O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente - onde é obedecida a ordem de entrada, sem preocupação com a ordem alfabética.

Além do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, é indispensável o índice alfabético-remissivo, em fichas, sem o qual é impossível localizar os documentos.