O envio dos documentos remanescentes da aplicação dos prazos...

A alternativa correta é D - recolhimento.

Vamos entender melhor o tema abordado na questão.

Em Arquivologia, especificamente na gestão de documentos, os arquivos passam por diferentes fases de acordo com sua utilidade e necessidade de consulta frequente. Essas fases são os arquivos corrente, intermediário e permanente.

Os arquivos correntes são aqueles documentos que ainda estão em uso constante e frequente pelas atividades administrativas. Já os arquivos intermediários são aqueles documentos que não são mais consultados com tanta frequência, mas que ainda precisam ser mantidos por razões administrativas, fiscais ou legais. Finalmente, os arquivos permanentes são os documentos que possuem valor histórico, probatório ou informativo, e que devem ser preservados indefinidamente.

Quando os documentos passam do estágio de uso intermediário para a custódia definitiva em arquivos permanentes, esse processo é conhecido como recolhimento. Assim, o recolhimento é o envio de documentos que passaram pelos prazos estabelecidos na tabela de temporalidade para serem preservados de forma permanente.

Vamos agora justificar as alternativas corretas e incorretas:

D - recolhimento: Como explicado, o recolhimento é o processo de envio dos documentos para custódia definitiva nos arquivos permanentes após terem cumprido os prazos da tabela de temporalidade. Portanto, essa é a alternativa correta.

A - transferência: A transferência refere-se ao movimento de documentos entre arquivos correntes e intermediários, ou seja, documentos que ainda não têm valor histórico e não serão preservados permanentemente. Eles ainda podem ser descartados após o cumprimento de prazos intermediários.

B - aquisição: Aquisição é o termo usado para se referir à obtenção de novos documentos ou coleções que ainda não pertenciam ao arquivo. Esse termo não se aplica ao processo de mover documentos internos através das fases de arquivo.

C - difusão: A difusão trata da divulgação e promoção do conteúdo dos arquivos para o conhecimento público e para incentivar o uso dos documentos. Não está relacionada ao processo de movimentação dos documentos para custódia definitiva.

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A resposta correta para esta questão é D) recolhimento.

A explicação é a seguinte:

No contexto da arquivologia, o recolhimento é o termo usado para se referir ao processo de transferir documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes ou finais. Esta transferência ocorre depois que os documentos cumpriram sua função administrativa, legal ou fiscal na fase corrente e intermediária, e foram avaliados como tendo valor permanente para a organização ou para a sociedade.

Vamos olhar as outras opções:

A) Transferência: Este é o processo de mover documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, não para o arquivo permanente ou final.

B) Aquisição: Este termo é geralmente usado para se referir ao processo de obtenção de novos documentos ou materiais de arquivo, muitas vezes de fontes externas.

C) Difusão: Este termo é geralmente usado para se referir à distribuição ou disseminação de informações ou documentos.

Portanto, a opção D) recolhimento é a mais apropriada para esta questão.

Gabarito: Letra D.

• Recolhimento se dá em dois casos.
• Primeiro caso é passar da idade Corrente para a idade Permanente.
• Segundo caso acontece quando o arquivo passa da idade Intermediária para a idade Permanente. Seguindo todas as fases da teoria das três idades documentais.

Repostamos essa questão comentada pelo Prof. Alexandre Oliveira:

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GABARITO: LETRA D

A movimentação de documentos dentro do ciclo documental (arquivos correntes, intermediários e permanentes) acontece de duas formas: por transferência ou recolhimento.

A transferência acontece quando os documentos passam da fase corrente (primeira idade) para a intermediária (segunda idade).

O recolhimento acontece quando os documentos passam das fases corrente (primeira idade) para a permanente (terceira idade), e da intermediária (segunda idade) para a permanente (terceira idade).

Dica: sempre que um documento tem como destino o arquivo permanente, temos a ação de recolhimento.

Documentos recolhidos para os arquivos permanentes de fato não voltam para o arquivo corrente, pois agora servem à administração a partir do seu valor secundário, e não primário. Entretanto, os arquivos correntes podem consultar a documentação permanente.

FONTE: Serenna Alves, Arquivista do Instituto Federal de Minas Gerais, Formada em Arquivologia pela UnB - Universidade de Brasília e Especialista em Gestão de Documentos, de Arquivologia