A incorporação é considerada uma das fases mais importantes ...

A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção, a utilização e a destinação.

A fase de produção é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do documento, etc.

A fase de utilização é a onde os documentos são utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primário).

A fase de destinação é onde os documentos sofrem o fim que lhes é determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o  ?recolhimento? para o arquivo permanente.

Gabarito errado

GESTÃO DE DOCUMENTOS Consideramos Gestão de Documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eli-minação ou recolhimento para a guarda permanente, com base na Lei n 8.159, de 08/01/1991.
Desta conceituação podemos destacar as quatro fases básicas da gestão de documentos: Produção – Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Utilização – Esta fase inclui as atividades de produtos (recebimentos, classificação, registro, distribuição e tramitação); de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediá-ria . Incluem também a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à re-cuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou ci-entíficas das instituições. Avaliação – É talvez a mais complexa das três fases de gestão de documentos, desenvolvida mediante aná-lise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por te-rem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. Destinação de documentos – Imediatamente após a conferência da documentação transferida, deve ser providenciada a sua limpeza e, se necessário, a sua desinfestação. Os documentos transferidos aos arqui-vos intermediários conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. A transferência e o recolhimento são feitos em razão da frequência de uso e objetivam racionalizar os trabalhos, facilitando o arquivamento e localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos materiais.

Em suma, o erro da questão é afirma que tem a fase incorporação

Macete: PUAD - Produção, Utilização, Avaliação e Destinação!

Fonte: Arquivologia Facilitada (para Concursos).