Com referência a aspectos a serem observados na elaboração d...

Alternativa correta: D

Vamos entender melhor as alternativas e o porquê de a alternativa D ser a incorreta. A questão aborda a elaboração de um sistema de classificação de documentos, aspecto crucial na gestão documental, especialmente nos arquivos correntes e intermediários. A eficácia de um sistema de classificação influencia diretamente na eficiência de recuperação e no gerenciamento dos documentos.

Agora, vamos analisar cada alternativa:

A - As classes devem ser formadas a posteriori e, não, a priori.

Formar classes a posteriori significa organizar os documentos com base em uma análise posterior à sua produção, o que permite uma adaptação mais fiel às necessidades e realidades específicas dos documentos gerados. Formar classes a priori seria pré-estabelecer categorias antes da produção dos documentos, o que pode não refletir adequadamente a natureza dos documentos. Portanto, essa alternativa está correta.

B - É importante que haja consistência quanto aos sucessivos níveis de subdivisões.

Para um sistema de classificação ser eficiente, é essencial que ele mantenha consistência em todos os níveis de subdivisão. A falta de consistência pode causar confusão e dificultar a recuperação de documentos. Essa alternativa está correta.

C - Os documentos não devem ser ultraclassificados.

Ultraclassificação refere-se ao excesso de categorias e subcategorias, o que pode tornar o sistema de classificação excessivamente complexo e dificultar a gestão dos documentos. Portanto, essa alternativa está correta.

D - As divisões primárias são feitas pelo assunto dos documentos e as secundárias, pela estrutura.

Esta afirmação está incorreta. Na verdade, as divisões primárias do sistema de classificação geralmente são baseadas na estrutura organizacional ou nas funções da entidade que produz os documentos. As subdivisões secundárias, sim, podem ser feitas pelo assunto ou tipo de documento. Portanto, é crucial entender que o foco inicial (divisões primárias) deve estar na estrutura ou funções, e não diretamente no assunto.

Concluindo, a alternativa D é a incorreta, pois inverte os critérios de divisão primária e secundária no sistema de classificação de documentos.

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A opção incorreta é D) As divisões primárias são feitas pelo assunto dos documentos e as secundárias, pela estrutura.

Na elaboração de um sistema de classificação para documentos, as divisões primárias e secundárias geralmente não são determinadas pelo assunto e pela estrutura, respectivamente. Em vez disso, o sistema de classificação deve refletir a estrutura da organização e as funções e atividades que produzem os documentos. Essas funções e atividades, em vez dos assuntos dos documentos, normalmente orientam a formação das divisões primárias e secundárias em um sistema de classificação.

As outras opções são corretas:

A) As classes devem ser formadas a posteriori e, não, a priori - Isso é correto. As classes devem ser baseadas na realidade dos documentos existentes (a posteriori), e não em uma estrutura teórica predefinida (a priori).

B) É importante que haja consistência quanto aos sucessivos níveis de subdivisões - Isso é correto. Consistência nos níveis de subdivisões ajuda a garantir que o sistema de classificação seja lógico e fácil de usar.

C) Os documentos não devem ser ultraclassificados - Isso é correto. A ultraclassificação, ou a divisão de documentos em um número excessivo de categorias, pode tornar o sistema de classificação desnecessariamente complexo e difícil de usar.