A gestão de documentos quando implantada desde a primeira f...

Gabarito: A - diminuição do volume documental acumulado;

A gestão adequada de documentos desde a fase corrente, que é o período em que os documentos estão em curso ou em uso frequente pelos responsáveis, apresenta benefícios substanciais para a organização. Uma das vantagens mais relevantes é a diminuição do volume documental acumulado. Isso ocorre porque, ao gerir documentos de maneira eficiente, aplicam-se critérios de avaliação e classificação que identificam prontamente a importância e o período de retenção necessários para cada tipo de documento.

Com a adoção de técnicas como a eliminação de duplicatas, a identificação de documentos sem valor arquivístico permanente e a prática do descarte programado, a organização pode reduzir o volume de documentos que precisa manter em arquivo, liberando espaço físico e recursos que poderiam ser utilizados de forma mais eficiente. Além disso, a organização e o fácil acesso aos documentos que realmente importam otimizam os processos internos e contribuem para a agilidade na recuperação da informação.

Portanto, ao implementar uma gestão de documentos eficaz desde a fase corrente, as organizações não só previnem o acúmulo desnecessário de documentos como também promovem a melhor utilização de seus recursos, o que, consequentemente, reduz custos e melhora o desempenho geral.

A) 2. Gestão de documentos
2.1. Definição
De acordo com o art. 3o da Lei no 8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todas as atividades (rotinas) inerentes às idades “corrente e intermediária”.
São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação, destinação, eliminação, entre outras.
Atenção: A descrição é atividade de um arquivo permanente, e não de uma gestão de documentos (como veremos no próximo capítulo).
Importante frisar que a gestão envolve documentos nos mais variados suportes.