Questões de Concurso

“Qualidade começa com Educação e termina com Educação” (Kaoru Ishikawa). Acerca do tema qualidade total nas funções secretariais, considere as seguintes afirmativas:

1. O movimento relacionado à qualidade total nas empresas não envolve fornecedores, parceiros, distribuidores e terceirizados, apenas os colaboradores.

2. Qualidade total é a adesão, o comprometimento e a consciência de todo o time de uma empresa para a qualidade. Somente através da educação ela acontece. É um processo gradativo de mobilização das pessoas.

3. Em um processo de credenciamento de ISO, a participação do secretário não é necessária, visto que toda a organização e acesso a informações do negócio são feitas diretamente pelos gestores.

4. Empresas que conseguiram sucesso nos seus programas de qualidade souberam conscientizar cada colaborador de que só existem produtos e serviços de qualidade se forem feitos por pessoas de qualidade.

5. Tarefas de inspeção são extremamente necessárias e indispensáveis, mesmo que a equipe apresente alto senso de responsabilidade.

Assinale a alternativa correta.

Ao utilizar o computador, o Secretário Executivo lida com muitas janelas abertas ao mesmo tempo. Para que não haja perda de produtividade e tempo para migrar de uma janela a outra, utiliza-se o atalho:

A tecnologia de workflow refere-se à sucessão de tarefas necessárias para processar documentos durante sua transmissão, por meio da organização, por combinação do processamento eletrônico de imagens de documentos. Isso permite às organizações constituírem fluxos de trabalho automatizados, com o objetivo de diminuir o tempo de processamento das transações empresariais” (Portela; Schumacher. 2013, p. 237).

Considerando o trecho acima, assinale a alternativa INCORRETA.

Considere os documentos abaixo:

I. Relatório de Diretoria.

II. Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho.

III. Prestação de Despesas de Viagem.

IV. Atas de Assembleias.

V. Correspondências.

Considerando a temporalidade desses documentos, o tempo de guarda no arquivo inativo será, respectivamente, de:

Em relação ao método alfabético de arquivamento, é correto afirmar que ele possui:

Quanto ao grau de frequência de uso dos documentos, os arquivos são classificados em:

Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelo Secretário Executivo, a fim de facilitar sua rotina de trabalho no que diz respeito ao arquivamento. Sobre o tema, considere as seguintes afirmativas:

1. Acervo é o conjunto de documentos de um arquivo.

2. Arquivamento é um conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.

3. Classificação, na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado.

4. Dossiê é a unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto específico ou a uma determinada pessoa.

5. Unidade de arquivamento é um documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes.

Assinale a alternativa correta.

Considerando a classificação dos documentos quanto à natureza do assunto, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas:

( ) Os documentos cuja divulgação não prejudica a administração são considerados ostensivos.

( ) Documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito, requerendo, portanto, medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

( ) Documentos ultrassecretos são aqueles que requerem excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

( ) Documentos confidenciais são aqueles que requerem altíssimo grau de segurança e só podem ter acesso a eles pessoas autorizadas.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Em relação às atividades relacionadas aos arquivos correntes, assinale a alternativa correta quanto à ordem dos fluxos.

Pode-se considerar que a gestão de conflitos é “a capacidade de prever tensões, identificar as fontes, impedir o crescimento dos desacordos e encontrar soluções satisfatórias para todas as partes envolvidas, visando uma gestão eficaz” (Portela; Schumacher. 2013, p. 329).

A respeito do assunto, assinale a alternativa correta.

A correspondência oficial representa o conjunto de normas regedoras das comunicações escritas, internas e externas, de repartições públicas (BELTRÃO; BELTRÃO, 2011). Do ponto de vista da natureza e do caráter, ela se classifica, respectivamente, em

Leia o texto e marque, abaixo, (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

No que tange às atividades do processo de gestão de documentos e informações (Moraes; Oliveira, 2015), o profissional de secretariado exerce funções que facilitam a integração entre os agentes organizacionais e a coleta de informações para consecução de objetivos e metas. Quando o profissional atua nessa dimensão, são observáveis resultados que evidenciam o(a)

( ) aumento da eficiência, eficácia e assertividade organizacional.

( ) aperfeiçoamento da gestão de dados, informações e conhecimento.

( ) fortalecimento de práticas produtivas e de cooperação intersetorial.

( ) integração de estratégias, programas, projetos e atividades operacionais.

A sequência correta é

Tendo em vista a aplicação da atividade de arquivo de documento, orientada pelo Conselho Nacional de Arquivos, analise as afirmativas abaixo e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( ) A rotina de arquivamento inicia-se com a atribuição de código correspondente ao assunto de que trata o documento.

( ) A ordenação compreende a reunião de documentos classificados sob um mesmo assunto e objetiva agilidade e redução de erros.

( ) A inspeção consiste no exame de documentos para verificações relativas ao seu destino, à sua classificação e se possuem anexos.

( ) O arquivamento corresponde à leitura de cada documento para verificação do assunto, da classificação e, em seguida, realização da guarda no devido local.

( ) A retirada e o controle representam operação de empréstimos, prestação de informações e efetivação de juntada de processos, dossiês ou outros documentos.

A sequência correta é

“As rotinas de protocolo envolvem várias atividades, desde a entrada de correspondência, documentos e processos – pelas formas descritas a seguir – passando pelo seu manuseio, tratamento, análise, inserção de dados” em sistemas (BRASIL, 2010, p. 25). Considerando as rotinas de protocolo, relacione as atividades às respectivas descrições.

1. Destino

2. Triagem

3. Cadastramento

4. Análise documental

5. Recebimento eletrônico

( ) Consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada, separada e registrada.

( ) Trata-se de órgão ou unidade, interna ou externa, ou usuário para o qual o documento ou processo será enviado.

( ) Compreende a única forma de garantir com segurança que um sistema reflita a localização de documentos e processos.

( ) Contempla atividade de inserção dos dados de um documento em sistema, visando a controlar sua movimentação.

( ) Contempla rotina de verificação, comparação, comprovação, envio para expedição, registro do recebimento, entre outras.

( ) Constitui viabilização de todas as ações e decisões tomadas a partir das informações contidas no documento e inseridas no sistema.

( ) Compreende a extração de informações-chave, tais como tipo, número, origem e data, que permitirão a identificação de documentos.

A sequência correta é

A gestão e preservação de documentos é de responsabilidade do arquivista, que necessita para sua rotina de trabalho, diferenciar conceitos inerentes ao tema. Entre esses, o conceito de suporte na área de arquivos é:

Existem vários tipos de liderança, entre elas a autocrática, que possui algumas características bem definidas, entre elas:

I. A divisão das tarefas fica a critério do grupo, ficando os membros livres para a escolha dos grupos de trabalho.

II. As diretrizes são debatidas pelo grupo.

III. O líder não participa dos processos.

IV. O líder procura ser um membro normal do grupo.

Sobre a liderança autocrática é correto afirmar:

Analise as afirmativas abaixo sobre os operadores aritméticos do Microsoft Excel e identifique a resposta correta.

I. O “*” (asterisco) representa a multiplicação.

II. A “/” (barra) representa a divisão.

III. O “^“ (acento circunflexo) representa a exponenciação.

O planejamento, organização e coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas é pertinente ao Secretário Executivo. Para tal, se torna altamente valoroso que o profissional do secretariado executivo domine o conceito de avaliação de desempenho.

Em 2007, pela Lei n.º 66-B, foi regulamentado o Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública (SIADAP), que “visa contribuir para a melhoria do desempenho e qualidade de serviço da Administração Pública, para a coerência e harmonia da ação dos serviços, dirigentes e demais trabalhadores”.

Alguns conceitos e métodos de avaliação de desempenho se destacam, dentre eles o conceito de avaliação a 360 graus, que, tal qual o SIADAP, visa avaliação de funcionários de todos os níveis hierárquicos indiscriminadamente.

Assinale a alternativa correta sobre a Avaliação a 360 graus.

Para muitos autores, a capacidade de comunicação representa uma das qualidades mais importantes do secretário executivo, uma vez que o bom desempenho deste profissional está profundamente relacionado com o uso correto da comunicação, que deve ser pautada no processamento adequado e eficiente da informação.

O mundo moderno facilitou este processo por facilitar a comunicação remota e principalmente pela abundância de informação. Porém é essencial que haja a correta gestão e processamento dessas informações, para propiciar a adequada comunicação.

Fazendo atenção a estas considerações, dentre as seguintes alternativas, assinale aquela que contém ao menos um item incapaz de auxiliar o Secretário Executivo na transmissão, gestão e processamento de informação:

Em relação ao Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio da CONARQ, é incorreto afirmar que