Questões de Concurso Para secretário

A correta classificação de documentos é essencial para o manejo eficiente da informação e para atender às normativas de auditoria e compliance. Sendo assim, relacione as categorias de documentos listadas na Coluna A com as descrições correspondentes na Coluna B.


Coluna A:

1 – Documentos Correntes. 2 – Documentos Intermediários. 3 – Documentos Permanentes.


Coluna B:

(__) São aqueles que, tendo cumprido sua vigência e relevância para os processos imediatos, não são mais frequentemente utilizados, mas que ainda não podem ser descartados devido a requisitos legais.

(__) Refere-se aos documentos que possuem valor histórico, cultural ou científico, e que devem ser preservados indefinidamente.

(__) Constituem os documentos em uso constante e que são necessários para a condução das atividades rotineiras e processos operacionais da instituição.


A sequência correta é: 

Fernanda, secretária acadêmica de uma instituição de ensino superior, está implementando um sistema de gestão documental para melhor organizar e preservar os registros acadêmicos. Ela se baseia na teoria das três idades ou ciclo vital dos documentos para estruturar o sistema de arquivamento, garantindo que os documentos sejam acessíveis, conservados ou descartados conforme a necessidade e relevância. Com base na teoria das três idades dos documentos, como Fernanda deve categorizar os seguintes tipos de documentos: registros de matrícula ativa de alunos, documentos de planejamento estratégico da universidade e transcrições de alunos que se formaram há 10 anos?

Complete corretamente as lacunas a seguir:

No contexto da gestão acadêmica, __________ (1) é fundamental para a solicitação formal de serviços ou informações dentro da universidade, enquanto __________ (2) é utilizado/o para a apresentação oficial e justificativa de decisões ou políticas institucionais.

Ana, a secretária acadêmica de uma instituição de ensino superior, está revisando o protocolo de comunicação da universidade para assegurar que os comunicados sejam eficazes e alcancem todos os membros da comunidade acadêmica. A universidade enfrentou desafios no passado com a dispersão ineficaz de informações importantes, resultando em confusões e reclamações. O objetivo de Ana é melhorar a clareza, o alcance e a prontidão dos comunicados institucionais. Qual das seguintes estratégias Ana deveria priorizar para maximizar a eficácia dos comunicados na universidade? 

Paulo é o secretário acadêmico de uma universidade pública que está revisando o sistema de gerenciamento de documentos para otimizar o acesso e a segurança das informações dos alunos, tanto ativos quanto egressos. O novo sistema deve atender às exigências legais de privacidade e acessibilidade, ao mesmo tempo em que facilita o processo de auditoria e acompanhamento acadêmico. Qual característica do sistema de gerenciamento de documentos é mais crucial para melhorar a eficiência e conformidade nas práticas de registro e arquivamento de documentos de alunos ativos e egressos na universidade de Paulo?