Questões de Concurso Comentadas sobre ciclo vital /teoria das três idades em arquivologia

De acordo com Bellotto são documentos considerados como de guarda permanente para o Arquivo Nacional brasileiro, exceto:

Leia o texto a seguir.

“Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, enquanto outros devem ser conservados por um período mais longo por razões legais ou administrativas. Esses documentos devem ser transferidos para um depósito de arquivamento intermediário [...].”

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (BRASIL). Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2014, p. 73.

Considerando as atividades, os procedimentos, as vantagens e as condições da construção e dos equipamentos dos depósitos de arquivamento intermediário, também denominados arquivos intermediários, analise as afirmativas abaixo.

I. Os responsáveis pelo depósito de arquivamento intermediário devem atender às consultas dos órgãos depositantes.

II. Os documentos devem ser transferidos do arquivo corrente para arquivamento intermediário com as datas de eliminação e de recolhimento para guarda permanente definidas.

III. Uma das vantagens dos arquivos intermediários é economia de espaço, pessoal, equipamento e tempo.

IV. A construção e os equipamentos dos depósitos de arquivamento intermediário podem ser simples. No entanto, devem permitir a conservação adequada do acervo documental.

Está(ão) CORRETA(S):

Em relação à classificação de documentos, analise: I - Arquivo Corrente: Formado por documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes; II - Arquivo Intermediário: Formado por documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razão de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente; III - Arquivo Permanente: Formado por documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Dos itens acima:

Observe as tabelas abaixo e relacione as fases da gestão documental com suas definições:

TABELA I

A	Primeira fase: produção - “ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.”
B	Segundo fase: Utilização de documentos - “refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim com sua guarda após cessar seu trâmite.”
C	Terceira fase: Destinação de documentos - “envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos...”

TABELA II

()	A fase engloba a gestão dos arquivos correntes e intermediários; nela também são desenvolvidos os sistemas de arquivos, assim como os mecanismos de recuperação da informação.
()	Nesta fase o objetivo é o controle da produção de documentos, garantido uma melhor gestão dos recursos e diminuindo a produção de documentos desnecessários.
()	É o final do ciclo de intervenção. É a última fase, mas não menos importante. É nela que se irá avaliar se os documentos serão eliminados, ou, devidos ao valor permanente, se serão recolhidos ao arquivo.

A sequência correta obtida no sentido de cima para baixo é

Sobre o ciclo vital, considere as afirmativas abaixo:

I. Já se demonstrou que os documentos não caminham necessariamente pelos três arquivos.

II. Há que se ressaltar que os documentos de caráter intermediário podem ser reativados e que, dessa forma, regressam, por razões diversas, à condição de corrente.

Assinale a alternativa que relaciona corretamente as afirmativas acima.

"A partir da segunda metade do século XX, o ciclo de vida dos documentos passa a incorporar a teoria das três idades. Essa teoria estabelece períodos distintos para os documentos produzidos e acumulados nas instituições. Documentos percorrem um trajeto na instituição ao longo do tempo, passando por três períodos: a fase corrente, a fase intermediária e a fase permanente. No âmbito da dessas três etapas do ciclo de vida dos documentos, o valor do documento é definido identificando-se os valores entre primário ou secundário." (AGANETTE, E. C.; TEIXEIRA, L. M.D.; ALMEIDA, M. B. A prática arquivística e a gestão do conteúdo organizacional: relato de experiência em empresa do setor energético. In. Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação , v.8, n.1, jan./jun. 2015, p. 87-88).
A partir da leitura do trecho acima, julgue os excertos abaixo:
I. O valor primário refere-se à qualidade de um documento tendo como base o seu uso imediato e administrativo,
O QUE
II. Estaria ligado à razão de ser do documento.

Quanto à teoria das três idades, uma das mais difundidas e fundamentais da gestão arquivística, avalie as afirmativas a seguir e atribua “V” para as que forem verdadeiras e F para as que forem falsas:
( ) A primeira idade, ou arquivos correntes, é aquela que reúne os documentos de uso frequente e que precisam estar a fácil acesso a quem deles precisar. ( ) Essa teoria propõe três estágios para os documentos em um arquivo, onde a classificação dos documentos, em cada um desses estágios, depende da recorrência de sua utilização e do seu valor (primário ou secundário). ( ) Na segunda idade, ou arquivo intermediário, o documento não é mais de uso frequente, mas, como ainda possui valor secundário, ainda é possível que ele seja consultado. ( ) A terceira fase, ou arquivo permanente, reúne os documentos que, muito embora tenham perdido seu valor administrativo, devem ser mantidos, pois ainda possuem valor histórico (informativo) ou legal (probatório). ( ) Os documentos classificados como de primeira idade possuem valor primário, enquanto os documentos de segunda e terceira idade possuem valor secundário.
Assinale a alternativa que contém a sequência correta, no sentido de cima para baixo.

Considerando-se que os arquivos são uma ferramenta imprescindível ao gerenciamento de documentos, tem-se a Teoria das Três Idades. Isso posto, associe a segunda coluna de acordo com a primeira:
Primeira coluna: 1- Arquivo de primeira idade 2- Arquivo de segunda idade 3- Arquivo de terceira idade
Segunda coluna: ( ) Constituído de documentos que perderam o valor de natureza administrativa. ( ) Constituído de documentos em curso. ( ) Constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados.
Assinale a alternativa com a sequência correta:

Os procedimentos de arquivo e protocolo, tanto físicos quanto digitais, são particulares para cada empresa privada ou pública. Não existe um padrão para todas as organizações, de forma que cada empresa adota o que considera mais adequado, estabelecendo seu próprio padrão. Porém o que é comum são os estágios de evolução dos arquivos. De acordo com as alternativas a seguir marque a opção correta sobre a evolução dos arquivos.

Os arquivos são instrumentos extremamente importantes no cotidiano da Instituição. Os documentos que compõe os arquivos passam por fases ou estágios de evolução.
Neste sentido, marque a alternativa CORRETA.

Segundo a Lei n o 8.159/1991, “considera-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgão públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”. Como um dos principais objetivos do arquivo é permitir a consulta dos documentos de forma fácil e rápida, são usados vários tipos de classificação que facilitam esta tarefa. Sobre a classificação das idades dos arquivos, analise as afirmativas abaixo e identifique as corretas:

I- Os arquivos de primeira idade são os considerados de guarda permanente.

II- Os arquivos de segunda idade são os considerados de guarda por tempo intermediário.

III- Os arquivos de primeira idade são os considerados arquivos correntes.

IV- Os arquivos de terceira idade abrigam arquivos de uso funcional, administrativo ou jurídico.

V- Os arquivos de terceira idade são os arquivos que perderam o uso administrativo.

É correto o que se afirma em:

São vantagens de um sistema centralizado de arquivos, EXCETO:

O Dicionário de Terminologia Arquivística adota a seguinte definição para arquivo: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. O conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividadesmeio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados recebe a denominação de:

Aponte a alternativa que indica a teoria das três fases do arquivamento de documentos.

Com relação às técnicas de arquivamento, definimos arranjo como:

O conjunto de documentos que possuem valor primário (administrativo, fiscal ou legal) e são consultados, frequentemente, são denominados como:

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística é um instrumento de fundamental importância para a normalização conceitual das atividades inerentes ao fazer arquivístico. Dele, extraem-se os seguintes conceitos para a palavra “arquivo”: conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, uma pessoa ou uma família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte; instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso aos documentos; instalações onde funcionam arquivos; e móvel destinado à guarda de documentos.
O conjunto de documentos preservados, em caráter definitivo, em função de seu valor recebe a denominação de arquivo