Questões de Concurso Comentadas sobre ciclo vital /teoria das três idades em arquivologia

O valor do documento é determinado em função de todas as suas possíveis finalidades e, também, do tempo de vigência dessas finalidades. Em relação ao seu valor, quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento, este é classificado como:

A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos, e deve ser elaborada com base no levantamento da produção de documentos, dos prazos de guarda e da destinação. Sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos nos arquivos, além de definir critérios para eliminação, transferência, microfilmagem ou digitalização, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade. De acordo com a sua evolução, o arquivo constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram, indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas, de fácil acesso fisicamente ou digitalizados, é o arquivo:

São identificados como documentos intermediários segundo a Lei nº 8.159 de 1991 que regulamenta a política nacional de arquivos:

O conjunto de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos em todos os âmbitos são denominados Arquivos Públicos. Esses documentos são identificados como:

“Armazena documentos com pouca frequência de uso. Uma boa opção para esse tipo de arquivo, quando há grande quantidade de documentos, é a microfilmagem, cujo processo de reprodução fotográfica reduzida atinge 95% do tamanho original do documento.”
(Disponível em:http://portal.mec.gov.br/seb/arquivos.)

A definição anterior refere-se ao arquivo:

“Na maior parte dos organismos acumuladores/produtores de arquivos, é pouco frequente que a organização dos documentos esteja a cargo de um profissional que conheça e aplique ao seu trabalho os princípios técnicos arquivísticos. Assim, é muito raro encontrar, nestes organismos, documentos classificados de acordo com a estrutura ou com as funções que os geraram. Mais comumente, a organização dos documentos de arquivo costuma ser resumida à sua ordenação – após serem separados por tipo ou espécie, são ordenados cronologicamente, alfabeticamente ou numericamente. No entanto, tal organização não é suficiente para informar sobre os vínculos da documentação com o seu organismo produtor.”

(Gonçalves, 1998.)

Através de qual ferramenta a natureza desses vínculos fica verdadeiramente clara?

Os responsáveis pelo depósito de arquivamento intermediário, também denominados arquivos intermediários, devem desenvolver as seguintes atividades básicas, EXCETO:

O conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação, denomina-se:

Leia o texto a seguir. “James Rhoads (1989) divide a gestão de documentos em três fases, quais sejam, produção, utilização e destinação.”
CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. ed. rev. e atual. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro; n.3), p. 20. Disponível em:<http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/modules/ gestao_documentos/> .
Considerando as três fases da gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir.
I. Um dos objetivos da 1ª fase, produção de documentos, é prevenir a criação de documentos não essenciais e, assim, reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados. II. A 2ª fase, utilização dos documentos, envolve o controle, o uso e o armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização. III. A 3ª fase, destinação dos documentos, envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente e por quanto tempo os documentos destinados à eliminação devem ser retidos por razões administrativas ou legais.
Após análise, conclui-se que estão corretas as afirmativas:

O arquivamento de documentos segue a teoria das três fases como princípio arquivístico, que identifica o ciclo de vida dos documentos e envolve

Analise a afirmativa a seguir.

Entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional.

A afirmativa diz respeito a:

Leia o texto a seguir.

“A contribuição de Schellenberg para a teoria contemporânea de avaliação está centrada, portanto, na ideia de que ‘os valores inerentes aos documentos públicos modernos são de duas modalidades: valores primários [...] e valores secundários [...]’.”

TRACE, Ciaran B. Dentro ou fora do documento? Noções de

valor arquivístico. In: EASTWOOD. Terry; MACNEIL, Heather

(Org.). Correntes atuais do pensamento arquivístico.

Belo Horizonte: Editora UFMG, 2016. p. 82. (grifo nosso).

A respeito dos valores primários e secundários citados no texto, assinale a alternativa correta.

Ciente de que um arquivo também passa por evoluções e adequações e de que a formulação do planejamento do arquivo envolve muitas decisões e atribuições, analise as afirmativas seguintes.

I. Na elaboração do plano arquivístico, um ponto importante é a definição quanto à centralização ou à descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. A descentralização se aplica somente à fase corrente dos arquivos.

II. Pelo sistema centralizado, entende-se não apenas a reunião dos documentos em um único lugar, mas também a concentração de todas as atividades de controle desses documentos em um único órgão da estrutura organizacional, designado protocolo e arquivo ou comunicações e arquivo, ou outra denominação parelha.

III. Para os sistemas descentralizados, faz-se a necessidade da criação de uma coordenação central, tecnicamente concebida para exercer funções normativas, orientadoras e de controle.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)

Analise a afirmativa a seguir. Na fase permanente ou terceira idade, os documentos já cumpriram as finalidades de sua criação, porém devem ser preservados em virtude do seu valor _________ e __________. Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas anteriores.

A fase ou idade em que os documentos têm o seu potencial de uso reduzido e são guardados em depósitos de armazenamento temporário corresponde à:

Leia o trecho a seguir. “[…] define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes de acordo com a frequência de uso pelos órgãos ou entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário.”
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. p. 18.
Esse texto refere-se à(ao):

Relacione a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, associando os termos básicos de arquivologia às suas respectivas definições.

COLUNA I

1. Arquivo

2. Arquivo corrente

3. Arquivo intermediário

4. Arquivo permanente

COLUNA II

( ) Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

( ) Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

( ) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

( ) Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Assinale a sequência CORRETA.