Questões de Concurso Comentadas sobre ciclo vital /teoria das três idades em arquivologia

Em relação à entrada e saída de materiais, analisar a sentença abaixo:

O registro das entradas e saídas de materiais é imprescindível para que se tenha o controle das necessidades e demandas da empresa/instituição (1ª parte). Dada a grande diversidade de materiais abrigados em uma empresa, para fazer o acompanhamento do deslocamento deles, é necessário que eles estejam previamente classificados, de forma padronizada, facilitando sua identificação e, consequentemente, seu controle (2ª parte).

A sentença está:

A manutenção dos fichários e listas de telefones de interesse da Câmara, para uso frequente, deve ser feita em arquivo que armazena as fichas adequadamente. Esse tipo de arquivo é denominado

Sobre organização de arquivo e métodos de acesso, avalie as assertivas:

I. Os arquivos correntes ou de primeira idade são aqueles documentos que deixam de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que o receberam e os produziram ainda podem solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

II. Os arquivos permanentes são constituídos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer 0 passado e sua evolução.

III. Os arquivos intermediários são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências de fácil acesso.

IV. Quanto ao gênero podem ser classificados como escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micrográficos, informáticos.

V. Quanto ao gênero podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos.

Assinale a alternativa CORRETA:

Constitui-se de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomadas de decisões da administração. Trata-se do arquivo

Arquivo é um conjunto de documentos, produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir critérios para eliminação, transferência, microfilmagem ou digitalização, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade. De acordo com essa tabela, o arquivo que é definido como “conjunto de documentos consultados frequentemente, em tramitação ou não, indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas, devendo ser de fácil acesso fisicamente ou digitalizados” é denominado de:

Dadas as afirmativas sobre as atividades dos protocolos,

I. Registro é a reprodução dos dados do documento, feito em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas caraterísticas fundamentais aos interessados.

II. Desapensação é a decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação que pode ser favorável ou desfavorável à pretensão pelo administrador.

III. Distribuição é a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nela tratada.

IV. Tramitação é a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Atualmente, as organizações utilizam sistemas informatizados nos serviços de Protocolo. Esse recurso pode melhorar o controle do trâmite e consequentemente diminuir o tempo de localização dos documentos. Entretanto, uma falha de registro na movimentação dos documentos aumenta muito o risco de não o localizar. Quais procedimentos o Arquivista responsável pelo Protocolo deve adotar para garantir o perfeito registro dos movimentos dos documentos no sistema informatizado?

Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: à administração e à história. Julgue as afirmativas seguintes.

I. Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.

II. Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).

III. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.

Pode-se afirmar que:

A respeito dos arquivos públicos é CORRETO afirmar que:

Dentre as alternativas abaixo, todas descrevem atividades de controle de protocolo, exceto:

São atividades de protocolo, EXCETO:

A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de arquivamento, conforme Medeiros e Hernandes (2010). Nas instituições públicas, predomina um modelo de organização de arquivos em que o documento é controlado desde sua produção e, de acordo com os autores, são distinguidos em:

I. Permanentes: os documentos passam a ter valor cultural e científico.

II. Correntes: os documentos apresentam interesse são objetos de consulta.

III. Temporários: os documentos circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta.

Quais estão corretas?

De acordo com as Diretrizes para Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes definições:

( ) Comunicação assíncrona: comunicação que não ocorre ao mesmo tempo, não simultânea.

( ) Cópia autoritária: manifestação de um documento arquivístico considerado pelo produtor como sendo o documento arquivístico oficial.

( ) Aplicativo: sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores.

( ) Acessibilidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento ou adulteração.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Aparecida é secretária de um escritório de contabilidade e, além de outras atribuições, é responsável pela gestão dos arquivos da empresa. Considere que Aparecida tem duas pilhas de documentos que devem ser arquivados de acordo com o ciclo de vida documental. Uma das pilhas trata-se de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente; a outra pilha trata-se de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio, sendo frequentemente utilizados para consulta. Assim, considerando a teoria das três idades, o arquivamento será feito na seguinte classificação, respectivamente:

Os documentos de arquivo passam por três fases distintas, designadas pela Arquivologia como Arquivos Correntes, Arquivos Intermediários e Arquivos Permanentes. Sobre a última fase é CORRETO afirmar:

Sobre os Arquivos Permanentes e as atividades que nesta fase devem ser executadas é INCORRETO afirmar:

A gestão da qualidade é composta por critérios que orientamuma eficaz gestão de documentos. Esses critérios estão relacionados ao controle dos documentos que envolvem processos como elaboração; recebimento e verificação; registro e validação. Entre esses critérios, temos:

A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida dos documentos em três fases ou idades. A fase da segunda idade ou intermediária diz respeito:

Especificamente, os arquivos de instituições públicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judiciárias ou legislativas, são classificados em três espécies:

Sobre o material a ser arquivado e a teoria das três Idades, assinale a opção INCORRETA.