Questões de Concurso
Sobre ciclo vital /teoria das três idades em arquivologia
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De acordo com as Diretrizes para Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes definições:
( ) Comunicação assíncrona: comunicação que não ocorre ao mesmo tempo, não simultânea.
( ) Cópia autoritária: manifestação de um documento arquivístico considerado pelo produtor como sendo o documento arquivístico oficial.
( ) Aplicativo: sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores.
( ) Acessibilidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento ou adulteração.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.
Aparecida é secretária de um escritório de contabilidade e, além de outras atribuições, é responsável pela gestão dos arquivos da empresa. Considere que Aparecida tem duas pilhas de documentos que devem ser arquivados de acordo com o ciclo de vida documental. Uma das pilhas trata-se de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente; a outra pilha trata-se de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio, sendo frequentemente utilizados para consulta. Assim, considerando a teoria das três idades, o arquivamento será feito na seguinte classificação, respectivamente:
Os documentos de arquivo passam por três fases distintas, designadas pela Arquivologia como Arquivos Correntes, Arquivos Intermediários e Arquivos Permanentes. Sobre a última fase é CORRETO afirmar:
Sobre os Arquivos Permanentes e as atividades que nesta fase devem ser executadas é INCORRETO afirmar:
A gestão da qualidade é composta por critérios que orientamuma eficaz gestão de documentos. Esses critérios estão relacionados ao controle dos documentos que envolvem processos como elaboração; recebimento e verificação; registro e validação. Entre esses critérios, temos:
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida dos documentos em três fases ou idades. A fase da segunda idade ou intermediária diz respeito:
Especificamente, os arquivos de instituições públicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judiciárias ou legislativas, são classificados em três espécies:
Sobre o material a ser arquivado e a teoria das três Idades, assinale a opção INCORRETA.
Sobre arquivo, analise as afirmativas a seguir e marque (V) para as VERDADEIRAS e (F) para as FALSAS.
( ) O arquivo permanente é constituído essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor histórico.
( ) O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto.
( ) A classificação de documentos de arquivo é realizada a partir de um instrumento específico para essa tarefa denominada Tabela de Temporalidade.
Assinale a opção que apresenta a sequência CORRETA.
Assinale a alternativa que corresponda com as atividades realizadas pelo Setor de Protocolo.
Os arquivos permanentes:
Levando-se em consideração o material a ser arquivado e a teoria das três idades, assinale a alternativa INCORRETA.
Em arquivologia, as cópias de segurança de arquivos são necessárias para:
Protocolo é a denominação geralmente atribuída ao setor de uma organização encarregado do:
Nos arquivos correntes, as atividades desempenhadas podem ser classificadas em cinco setores distintos: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta e destinação.
O serviço de protocolo de um órgão e/ou entidade compreende as seguintes atividades:
1. A atualização da Tabela de equivalência e remissivas.
2. O recebimento e a classificação de documentos.
3. A elaboração de instrumentos de pesquisa.
4. O registro e a movimentação de documentos.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
A gestão de documentos prevê a organização dos documentos considerando o ciclo de vida dos mesmos, que se referem aos objetivos mediatos ou imediatos para os quais o documento foi produzido e/ou recebido no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio.
Quanto aos estágios de sua evolução, os arquivos classificam-se em:
Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, é indispensável que os documentos estejam organizados de forma a atender às necessidades da instituição e dos usuários desses documentos, com foco na precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada para a organização de um arquivo deve respeitar a Teoria das Três Idades ou ciclo de vida dos documentos.
Analise as afirmativas abaixo em relação a essa teoria.
1. O arquivo de primeira idade ou corrente é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, mas que possuem valor secundário e por isso devem ser guardados para sempre.
2. O arquivo de segunda idade ou intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados pelos órgãos que os receberam ou produziram.
3. O arquivo de terceira idade ou permanente é constituído de documentos que perderam o valor de natureza administrativa, mas que precisam ser conservados pelo seu valor histórico ou documental.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
Analise as frases a seguir relacionadas à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.
■ Documentos ....................... são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.
■ Documentos ...................... são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
■ Documentos .................... referem-se aos conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente as lacunas do texto.
Relacione as colunas 1 e 2 abaixo em relação à classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades da Administração Pública.
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Coluna 1
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1. Tabela de temporalidade
2. Teoria das três idades
3. Trâmite
4. Termo de eliminação
5. Protocolo
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Coluna 2
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( ) Determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.
( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
( ) Define princípios e parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo
( ) Reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido, foram eliminados.
( ) Encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
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Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
Assinale a alternativa correta no tocante à gestão de arquivos no setor público.
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