Questões de Concurso Sobre ciclo vital /teoria das três idades em arquivologia

Autuação • classificação • distribuição

Registro • tradução de conteúdo de textos • estocagem de produtos

Distribuição • estocagem de produtos • licitações

Controle financeiro • empenho de despesas • exportação

Licitações • contratação de pessoal • importação

O valor administrativo do documento é um valor intangível, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que dele se possam esperar, para o funcionamento da instituição.

Os documentos classificados como segunda idade ainda possuem uso administrativo e não são abertos ao público em geral.

A classificação do documento como secreto é dada aos assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.

Os documentos de natureza reservados são aqueles de natureza particular e deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

A gestão documental, realizada somente em arquivo de papel, está presente em todas as organizações.

Temporário.

Permanente.

Corrente.

Inativo.

Histórico escolar.

Declaração de frequência escolar.

Portaria disciplinar.

Autorização de entrada.

Atribuições do Protocolo.

Gestão de Documentos.

Enviar Processos para outra Unidade.

Incluir Documentos.

Quando os documentos estão devidamente organizados e protocolados, a rotina é agilizada e ninguém perde tempo procurando os arquivos.

Um protocolo bem estruturado com carimbos, assinaturas e registros válidos legalmente, pode servir como prova jurídica em caso de necessidade.

Ao saber que os documentos estão devidamente arquivados e a uma simples consulta de distância, você permite que o seu cérebro se concentre naquilo que realmente importa. Uma preocupação a menos em meio aos problemas do dia a dia. Mas não é só isso, manter o processo organizado tende a criar uma política de responsabilidade internamente.

Por meio do Sistema de Protocolo, o órgão poderá tramitar os pedidos de solicitação de informações realizados através dos canais de Ouvidoria e eSIC – Sistema Eletrônico de Acesso à Informação. Solicitações recebidas por estes canais, tem por obrigatoriedade um tempo de atendimento para resposta, conforme publicado na Lei de Acesso à Informação e Transparência.

Melhora na organização.

Garantia jurídica.

Procrastina o tempo.

Atender à legislação.

traz características inovadoras de forma que o sucesso de implantação independa da incorporação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

possui um conjunto de procedimentos e operações técnicas focado na descrição arquivística de documentos digitais.

se trata de sistema desenvolvido prioritariamente para otimizar o acesso e a recuperação de documentos arquivísticos.

apresenta ações aplicáveis a documentos convencionais, ao registrar suas referências, incorporando imagens digitalizadas e a documentos digitais.

processa eletronicamente material em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais separadamente em sistemas diferentes.

Elaborar termo de eliminação, eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê e operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento.

Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para a fase, proceder à alteração de suporte, se for o caso, e proceder ao registro dos documentos eliminados.

Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente, organizar os documentos produzidos e recebidos pelo órgão e separar os documentos produzidos.

Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela de temporalidade, elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a próxima fase e proceder à classificação.

Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento, proceder o registro dos documentos produzidos e recebidos, realizar a descrição arquivística.

Ficha de protocolo.

Formulário de procedência.

Formulário de recebimento.

Modelo de fluxo.

Ficha de assunto.

arquivo permanente é um conjunto de documentos com valor informativo e probatório, com uso pouco frequente e que aguarda destinação.

valor secundário é o valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.

valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

arquivo intermediário é um conjunto de documentos em tramitação, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

arquivo corrente consiste no conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor e que também é chamado de arquivo histórico ou geral.

Expedição.

Distribuição.

Movimentação.

Classificação.

Autuação.

Corrente

Conservatória

Intermediária

Permanente

Perpétua

Documentos de extrema importância que são guardados e trancados com correntes.

Documentos que não são consultados e logo serão descartados.

Documentos guardados em lugares distantes e que não têm valor administrativo.

Documentos guardados em lugar de fácil acesso e que são consultados com frequência.

promover a divulgação de informações internas da empresa.

garantir a confidencialidade de documentos sigilosos da empresa.

facilitar o acesso do público externo a documentos da organização.

organizar e controlar o fluxo de entrada e saída de documentos na organização.

priorizar o atendimento de demandas urgentes e emergenciais.

Em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente e que aguarda destinação. Documentos com valor primário, isto é, conservados com as mesmas finalidades para as quais foram criados.

Preservados em caráter definitivo em função de seu valor informativo e probatório. O acesso aos documentos é irrestrito.

Preservados pelo limite de tempo necessário e o qual já pode ser incinerado, não sendo mais obrigatória sua guarda ou preservação.

a corrente, a intermediária e a permanente.

a decorrente, a ternária e a constante.

a equivalente, a intermediária e a permanente.

a diária, a ternária e a constante.

a longeva, a adulta e a permanente.

O arquivo é um recurso opcional para armazenar documentos, não tendo impacto significativo na eficiência operacional.

As técnicas de arquivamento não são necessárias, pois os documentos podem ser facilmente encontrados através de uma busca na internet.

Um sistema de arquivamento eficiente ajuda a organizar e armazenar documentos de forma sistemática, facilitando a recuperação rápida e precisa das informações quando necessário.

O arquivo é uma prática ultrapassada, sendo preferível manter todos os documentos em papel.

As técnicas de arquivamento são importantes apenas para organizações de grande porte, não sendo relevantes para empresas de pequeno porte.