Questões de Arquivologia - Definições / Fases da Gestão de Documentos para Concurso

De acordo com Indolfo et al (1993, p. 15-16), a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis: mínimo, mínimo ampliado, intermediário e máximo. Diante do exposto, é correto afirmar que um órgão que pretende aplicar um programa de gestão de documentos no nível mínimo deve

Assinale a alternativa que apresenta um procedimento do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais.

Considerando a gestão de documentos e suas fases básicas, assinale a alternativa correta.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), uma das atividades do processo de gestão de documentos, que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações, é a

“A diversidade de modelos existentes, em termos internacionais, levou a UNESCO, por intermédio do RAMP2, a apresentar uma definição do conceito de gestão de documentos [...]. Por intermédio desse Programa, a comunidade arquivística teve contato com o trabalho de James Rhoads (1983) sobre 'a função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação', na qual o autor descreve as fases e os elementos que compõem um programa de gestão de documentos, que devem conduzir com economia e eficácia o ciclo vital dos documentos, bem como formular os níveis de implantação desse programa." (Indolfo, 2007.)
De acordo com o trecho anterior, marque V para as afirmativas verdadeiras e F paras as falsas.
( ) As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, classificação e descrição.
( ) A aplicação de um programa de gestão de documentos pode se desenvolver em quatro níveis: mínimo, mínimo ampliado, intermediário e máximo.
( ) No nível mínimo de aplicação de um programa de gestão de documentos, as instituições devem contar com, no mínimo, um arquivo corrente e um arquivo intermediário.
( ) No nível mínimo ampliado de aplicação de um programa de gestão de documentos, as instituições devem contar com programas de retenção e eliminação de documentos, estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública os documentos de valor permanente e possuir um ou mais centros de arquivamento intermediário.

A sequência está correta em

De acordo com as Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo, publicadas pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos em 2012, captura é definida como

Rondinelli (2002) apresenta quatro características que compõem o potencial probatório que advém do documento arquivístico.

Associe essas características aos seus respectivos significados.

CARACTERÍSTICAS

1- Autenticidade

2- Naturalidade

3- Inter-relacionamento

4- Unicidade

SIGNIFICADOS

( ) ligada ao processo de criação, manutenção e custódia do documento.

( ) ligada ao fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura do grupo ao qual pertence.

( ) ligada ao fato de os registros arquivísticos não serem coletados artificialmente, mas acumulados de modo natural nas administrações, em função dos seus objetivos práticos.

( ) ligada ao fato de os documentos estabelecerem relações no decorrer do andamento das transações para os quais foram criados.

( ) ligada ao fato de que os documentos são produto de rotinas processuais, visando ao cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma atividade, e necessitam de ser criados e conservados, conforme procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas.

A sequência correta encontrada é

Considere as seguintes afirmações de Rondinelli (2002) que descrevem as condições propícias ao surgimento do conceito de gestão de documentos, suas características, e consequências de suas aplicações.

I- O aumento de volume de documentos produzidos pelas instituições públicas deve ser racionalizado, para viabilizar a capacidade gerencial e decisória da empresa.

II- A gestão de documentos consiste no conjunto de procedimentos que garantem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas, para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

III- O conceito de ciclo vital provocou uma cisão profissional, nos países anglo-saxões, visto que paralelamente à figura do arquivista foi criado o cargo de administrador de documentos.

IV- A arquivologia iniciou um longo processo de revisão dos seus princípios e métodos, a partir da década de 1980, quando os documentos eletrônicos passaram a ser amplamente utilizados pelas instituições públicas.

V- A gestão de documentos engloba tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho worflow, processamento de formulários, indexação, dentre outras atividades.

Estão corretas apenas as afirmativas

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, na Gestão de Documentos são desenvolvidas as seguintes operações técnicas:

Segundo o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos e–ARQ Brasil, o planejamento de um programa de gestão de documentos compreende: