Questões de Arquivologia - Definições / Fases da Gestão de Documentos para Concurso
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Quanto ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.
Considera‑se que o documento possui valor secundário quando ele é arquivado a fim de que o uso seja realizado para fins diversos ao qual ele foi criado.
(__) O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos.
(__) O protocolo observa a padronização e a uniformidade dos procedimentos, que tornam a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando retrabalho e garantindo a agilidade no processamento das informações.
(__) O protocolo representa o início das atividades da gestão de documentos. Essa etapa garante a eficácia das atividades arquivísticas, levando em conta que os procedimentos padronizados serão seguidos com fidelidade pelos seus usuários.
(__) As rotinas de protocolo abrangem desde a entrada ou produção de processos e documentos, passando por seu controle, tratamento, análise e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos.
Analisados os itens é CORRETO afirmar que:
Fase que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
O enunciado refere-se à(ao):
Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida: fase corrente; fase intermediária; e fase permanente. Considerando as características da fase intermediária, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.
I. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
II. É composto pelos documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso.
III. Os documentos devem ser avaliados, determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente.
IV. Aguardam o cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no Arquivo destinado a guarda temporária.