Questões de Concurso
Sobre definições / fases da gestão de documentos em arquivologia
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A fase de utilização envolve atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda de documentos.
O nível mínimo ampliado inclui os requisitos do nível mínimo e a adoção de programas de elaboração e gestão de formulários e correspondências.
A respeito das fases e dos níveis de aplicação empregados em um programa de gestão de documentos, julgue o item que se segue, conforme as normas nacionais e internacionais de arquivo.
A produção e a utilização de documentos são as duas fases básicas da gestão de documentos.
O nível máximo inclui as atividades dos níveis anteriores, complementadas pela gestão de diretrizes administrativas e de telecomunicações e pelo uso de recursos da automação.
A partir dessa situação hipotética, julgue o item a seguir, relativos a programas de gestão de documentos.
A aplicação dos dois instrumentos mencionados permitirá à organização delimitar as idades corrente, intermediária e permanente dos documentos.
A partir dessa situação hipotética, julgue o item a seguir, relativos a programas de gestão de documentos.
Os referidos instrumentos só são necessários para a avaliação do conjunto arquivístico se os documentos que o integram forem de suporte físico, não sendo aplicáveis a documentos em suporte digital.
Em relação à gestão de documentos, julgue o próximo item.
A gestão de documentos envolve um conjunto de procedimentos e operações técnicas que inclui as atividades referentes à tramitação dos documentos.
Em relação à gestão de documentos, julgue o próximo item.
Para cumprir com seus objetivos, um programa de gestão de documentos deve ser gerenciado por uma autoridade administrativa central, que preferencialmente ocupe uma alta posição na hierarquia da instituição.
Em relação à gestão de documentos, julgue o próximo item.
A implantação de programas efetivos de gestão de documentos garante que os documentos permanentes sejam produzidos em suportes de qualidade, de modo a permitir uma durabilidade condizente com sua temporalidade.
Acerca dos princípios e conceitos da arquivística, julgue o item subsequente.
A gestão de documentos visa eliminação de documentos ou ao seu recolhimento para guarda permanente, e não contempla a fase intermediária.
(__)A padronização de práticas de gestão de documentos contribui para a criação de sistemas de classificação, mas não interfere nos procedimentos de eliminação de documentos, que são definidos exclusivamente por legislação específica.
(__)A avaliação documental é uma etapa primordial na gestão de documentos, pois permite a análise do valor administrativo, fiscal, legal e histórico de cada documento, determinando o tempo de guarda e a fase a que pertence no ciclo de vida documental.
(__)A política de acesso e segurança da gestão de documentos deve ser homologada às leis de proteção de dados, exigindo a adoção de medidas de controle de acesso, rastreabilidade das consultas e proteção contra acessos não autorizados.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:
I.A avaliação de documentos deve ser realizada apenas no momento de sua criação, pois uma vez arquivados, seus valores são fixos e não revisões de revisões posteriores.
II.O destino de documentos pode incluir a eliminação, a transferência para arquivos permanentes ou a preservação digital, dependendo do valor e da necessidade de uso contínuo dos documentos na organização.
III.A elaboração e atualização de tabelas de temporalidade são processos que devem envolver tanto arquivistas quanto gestores das áreas responsáveis pela produção de documentos, assegurando que a avaliação dos documentos atenda às necessidades e objetivos organizacionais.
Diante das afirmações apresentadas, assinale a alternativa correta:
A atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo se realiza pela análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção da categoria de assuntos, e esta inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Acervo Nacional de 2019. [Adaptado].
A atividade à qual o texto se refere é a
Quanto ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue o item a seguir.
Considera‑se que o documento possui valor secundário quando ele é arquivado a fim de que o uso seja realizado para fins diversos ao qual ele foi criado.
(__) O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos.
(__) O protocolo observa a padronização e a uniformidade dos procedimentos, que tornam a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando retrabalho e garantindo a agilidade no processamento das informações.
(__) O protocolo representa o início das atividades da gestão de documentos. Essa etapa garante a eficácia das atividades arquivísticas, levando em conta que os procedimentos padronizados serão seguidos com fidelidade pelos seus usuários.
(__) As rotinas de protocolo abrangem desde a entrada ou produção de processos e documentos, passando por seu controle, tratamento, análise e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos.
Analisados os itens é CORRETO afirmar que:
Fase que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
O enunciado refere-se à(ao):
Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida: fase corrente; fase intermediária; e fase permanente. Considerando as características da fase intermediária, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.
I. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
II. É composto pelos documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso.
III. Os documentos devem ser avaliados, determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente.
IV. Aguardam o cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no Arquivo destinado a guarda temporária.
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