Questões de Concurso Sobre definições / fases da gestão de documentos em arquivologia

A fim de garantir uma gestão eficaz de documentos, instrumentos específicos são utilizados para imprimir maior agilidade e precisão, de forma simples e racional ao processo.

Sobre o enunciado, assinale a ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA que apresenta os principais instrumentos utilizados na Gestão Documental:

“Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.” (Carta Magna, Constituição Federal, Artigo 216, § 2º).

A Gestão Documental é requerida por Lei e prevista na Constituição Federal, visando garantir o fornecimento de evidências, a condução transparente das atividades e o controle de informações.

Observe as sentenças:

I – O pleno exercício da democracia é assegurado através da Gestão Documental que provê acesso a todos os cidadãos, inclusive os naturalizados.

II – A transparência das ações administrativas e o controle dos acessos por parte dos servidores públicos é uma das mais importantes funções da Gestão Documental.

III – A racionalização da produção de documentos, com vistas a uma política sustentável e o auxílio da preservação das reservas naturais do planeta são incentivados pela Gestão Documental.

IV – A criação de procedimentos de avaliação, transferência, guarda, recolhimento e eliminação de documentos é um dos principais objetivos da Gestão Documental.

V – O patrimônio documental de guarda permanente permanece preservado pela Gestão Documental.

Dentre as sentenças apresentadas, assinale a ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA sobre os objetivos da Gestão Documental:

Na gestão de documentos a avaliação é um processo interdisciplinar de análise documental, que consiste em atribuir valores aos documentos. O aspecto da avaliação de documentos que está vinculado ao uso para fins diferentes daqueles que motivaram a criação do documento, referindo-se ao valor decorrente do possível potencial informativo, preservado para pesquisa e memória institucional, é denominado:

As fases da gestão de documentos possuem características próprias, representadas por ações e objetivos específicos. Há uma fase da gestão de documentos que visa prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados, bem como visa intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários e ainda garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos. Trata-se da fase denominada:

Na implantação de programas de gestão de documentos no Brasil, um dos maiores problemas enfrentados pelos arquivistas tem sido

Uma das maiores dificuldades para a adequada gestão de documentos nos arquivos públicos brasileiros deve-se

O Dicionário brasileiro de terminologia arquivística admite, como equivalente de gestão de documentos, a expressão

Ao explicar o conceito de gestão de documentos em seu manual Arquivo: teoria e prática, Marilena Leite Paes afirma que uma das principais contribuições do arquivista no processo de produção documental, seja no âmbito de um órgão público ou de uma entidade privada, é

De acordo com a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Quanto aos conceitos desses níveis, apresentados a seguir, assinale aquele que está incorreto.

Segundo Indolfo (2007, p. 40), a gestão de documentos, que trouxe novas reflexões e práticas para Arquivologia, é conceituada no Brasil como

Assinale a alternativa que apresenta as fases arquivísticas abrangidas pela gestão de documentos.

Sobre Gestão de documentos, considere:

I. Compreende o planejamento e controle das atividades de produção, classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão, proteção e preservação de documentos de arquivo.
II. Quanto ao manuseio, recomenda-se grampear os documentos (especialmente os de guarda permanente).
III. Arquivo Intermediário é o conjunto de documentos indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração, por isso seu acesso deve ser fácil e rápido.
IV. Dossiê é uma unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.

Está correto o que consta APENAS em

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A gestão de documentos é operacionalizada através do planeja mento, da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.”

Considerando o texto apresentado, marque a alternativa que apresenta as três fases da gestão de documentos 

Quais são as três fases principais do processo de documentação?

Certo documento foi substituído por uma versão mais recente, onde algumas especificações foram modificadas. O documento anterior, que foi modificado, deve ser identificado formalmente como:

Certo documento só pode ser consultado por determinados setores de uma empresa. Diz-se formalmente, neste caso, que o documento é de acesso:

Um documento que regulamenta alguns procedimentos pode sofrer uma série de alterações ao longo do tempo, conforme se torne necessário devido a mudanças naturais nas condições de trabalho e no ambiente em que são realizados. Formalmente, essas diferentes versões do documento são chamadas de:

De acordo com Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública (Arquivo Nacional, 2001 p.52), o conceito de _________ se confunde com o de __________, na medida em que ambos os processos se relacionam à depuração da massa documental arquivística, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica. As palavras que completam as lacunas são, respectivamente:

De acordo com o Decreto nº 4073 de 03 de janeiro de 2002, a entidade que tem a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor, é chamada de: