Questões de Concurso
Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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( ) São frequentemente consultados e cumprem as finalidades que motivaram sua criação. ( ) Devem ser conservados junto aos órgãos produtores em função de sua utilização. ( ) Cumpriram suas finalidades administrativas e se conservam em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo.
As afirmativas são, na ordem apresentada, respectivamente,
Os documentos de caráter confidencial, particulares ou sigilosos, só devem ser abertos por seus destinatários.
A expedição é a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário interno na instituição.
O protocolo é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos internos.
O protocolo deve ser considerado o portal de entrada e de saída dos documentos de uma organização.
O protocolo visa ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização.
A etapa do recebimento dos documentos também é conhecida como protocolização.
Na fase de registro e autuação, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens.
O protocolo executa, sinteticamente, as ações de recebimento, separação, identificação e encaminhamento da correspondência ao destinatário, que pode ser um indivíduo ou um órgão.
A atividade do protocolo é típica da fase intermediária, pois é nessa fase que os documentos tramitam bastante.
Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna.
A organização dos arquivos em um escritório é feita por meio de um sistema de numeração no qual, para cada assunto, criam-se exatamente os mesmos critérios de classificação.
Esta característica de uniformidade e similaridade na numeração é denominada de
Observe o trecho abaixo, extraído do Plano de Classificação Documental (PCD) de uma empresa.
Função: 01: Gestão de Recursos Humanos
Subfunção: 01.01. Política de recursos humanos
Atividade: 01.01.01. Previsão e controle de Quadro
Atividade: 01.01.02. Procedimentos de conduta
Atividade: 01.01.03. Relacionamento com outras empresas
Subfunção: 01.02. Processo admissional
Atividade: 01.02.01. Realização de entrevistas
Atividade: 01.02.02. Avaliação de candidatos
Atividade: 01.02.03. Procedimentos para admissão
Função: 02: Gestão da Qualidade
Subfunção: 02.01. Política de controle de qualidade
Atividade: 02.01.01. Benchmark com outras empresas
Atividade: 02.01.02. Normas regulamentadoras oficiais
Subfunção: 02.02. Critérios de análise da qualidade
Atividade: 02.02.01. Critérios quantitativos de avaliação
Atividade: 02.02.02. Critérios qualitativos de avaliação
A recepcionista deve protocolar um documento referente ao exame médico de um profissional que ingressará na empresa. A numeração desse documento deve iniciar com
Julgue o seguinte item, acerca da gestão de documentos.
O instrumento para a classificação de documentos é
denominado plano de destinação ou quadro de destinação.
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