Questões de Concurso Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

Na gestão documental de uma organização, é essencial categorizar os arquivos de maneira adequada para facilitar o acesso e a consulta. Dentre os tipos de arquivos utilizados, aquele que está sujeito a consultas periódicas é denominado

Para otimizar a eficiente gestão de documentos no Instituto V., a equipe reconhece a importância de localizar registros com base na sequência temporal. Diante dessa necessidade, qual técnica de arquivamento é utilizada para facilitar a rápida identificação e recuperação de documentos?

Couture (1999) define a avaliação documental como sendo o ato de julgar os valores do material de arquivo, entre valor primário e secundário, e decidir a temporalidade que se aplica ao material, em conformidade com o seu contexto. Com base nessa função arquivística, analise as afirmações abaixo:

1. Couture (1999) compreende a avaliação documental como sendo uma tarefa multidisciplinar na identificação dos valores que os documentos possuem, sejam mediatos ou não, objetivando o estabelecimento de prazos para a guarda ou eliminação.
2. De acordo com Eastwood (1993), a microavaliação consiste em avaliar sob a ótica da tipologia documental e as relações orgânicas inerentes aos documentos, permitindo, dessa forma, fornecer elementos essenciais à identificação do usuário potencial.
3. Terry Cook define a macroavaliação como sendo aquela em que se avalia o valor social, considerando o contexto funcional e estrutural, assim como a cultura do local de trabalho em que os documentos foram produzidos.
4. Segundo Duranti (1994), a avaliação documental é realizada a partir do contexto social, levando em consideração a realidade da sociedade e os valores inerentes ao período de produção documental.
5. Booms (1987) descreve que o objetivo primário da avaliação é identificar os documentos a serem preservados de forma contínua, e sua identificação pode ter como alvo tanto os documentos dentro de um arquivo quanto os arquivos entre arquivos. 

O resultado da somatória dos números correspondentes às afirmações corretas é:  

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes.

(PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. P/61.)

Sobre os sistemas e métodos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir.

I. O método variadex é um método básico numérico.

II. O método soundex é classificado como método de arquivamento padronizado.

III. O método dígito-terminal é classificado como método de arquivamento numérico básico.

IV. O sistema direto de arquivamento requer o auxílio de um instrumento de busca para a localização do documento.

Está correto o que se afirma apenas em

Em relação à destinação final dos documentos do Poder Judiciário, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Os documentos permanentes devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação.

( ) A amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação é de guarda permanente.

( ) No Poder Judiciário, os documentos processuais de guarda permanente são distintos dos documentos históricos da instituição.

( ) Documentos recolhidos ao arquivo permanente podem ser objeto de nova solução de destinação, uma vez que já constituem acervo histórico.

A sequência está correta em

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos são instrumentos básicos da gestão científica de documentos de arquivos.

(Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. Conselho Nacional de Justiça. Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) – Brasília: CNJ, 2021. P/45.)

A respeito da classificação de documentos, assinale a afirmativa INCORRETA.

Nascida assim, muito imbricada à Paleografia e ao Direito Eclesiástico, a Diplomática tem evoluído em direção ao Direito, à Heurística e à Arquivística.

(Bellotto, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. Heloísa Liberalli Bellotto. São Paulo: arquivo do estado, imprensa oficial, 2002. P/16.)

Referente à Diplomática, analise as afirmativas a seguir.

I. A estrutura formal do documento é o objeto da Diplomática.

II. Os elementos intrínsecos do documento têm a ver com o seu conteúdo.

III. Os elementos extrínsecos do documento têm a ver com a sua estrutura física e forma de apresentação.

IV. O documento diplomático é o registro legitimado do ato administrativo, consequência de um fato administrativo ou jurídico.

A quantidade de afirmativas corretas é 

Assinale a afirmativa correta sobre a gestão de documentos arquivísticos e suas fases. 

Sobre os elementos característicos dos documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Forma: é o estágio de preparação e de transmissão de documentos. Exemplos: original, cópia, minuta e rascunho.

( ) Tipo: é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: boletim, certidão, declaração e relatório.

( ) Gênero: é a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: documentação audiovisual e documentação fonográfica.

( ) Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplos: boletim de ocorrência, certidão de nascimento e declaração de bens.

A sequência está correta em 

Podemos afirmar que, no método numérico cronológico de arquivamento,

Para melhorar a eficiência na gestão de documentos na prefeitura, a digitalização dos arquivos é uma prática recomendada. Qual é a principal vantagem da digitalização de documentos públicos?

Anexar a segunda via da ficha de protocolo ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após as anotações pertinentes nas respectivas fichas, insere-se na rotina de:

Na expedição de documentos, pode-se verificar a atividade pertinente de:

A elaboração do resumo do assunto tratado no documento em um setor de protocolo é precedida da seguinte atividade:

Em uma rotina de protocolo, na atividade de recebimento e classificação, a ação que ocorre posteriormente, após a distribuição da correspondência particular, é a:

Dentre os métodos padronizados, temos o Variadex, que tem como característica:

O método de arquivamento que apresenta como desvantagens a leitura não convencional dos números e a disposição dos documentos de acordo com o sistema utilizado de leitura é o:

A respeito dos sistemas de acesso aos documentos de arquivo, aquele que se caracteriza por utilizar um índice alfabético remissivo é conhecido como:

A respeito do arquivamento horizontal, afirma-se que:

É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).Todas as etapas devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o documento. Refere-se a etapa de: