Questões de Concurso Sobre protocolo em arquivologia

A organização e administração de arquivos compreende 4 etapas, sendo elas de forma sequencial:

O protocolo é a área encarregada por diversas atividades referentes aos documentos. Todas as alternativas abaixo são atividades do protocolo, EXCETO UMA, assinale-a.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), em relação à organização de documentos, o protocolo é o serviço encarregado:

I. Do recebimento e do registro.

II. Da classificação e da distribuição.

III. Do controle da tramitação.

IV. Da expedição.

Quais estão corretas?

A Portaria Interministerial Nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Conforme esta Portaria, consideram-se atividades de protocolo:

Analise as afirmativas abaixo e, em seguida, assinale a alternativa correta:

I. Protocolo é a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos.

II. A maior preocupação de quem faz arquivos é apenas arquivar os documentos.

III. O sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo.

IV. A consulta do arquivo é direta quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado.

Está correto o que se afirma APENAS em:

Assinale a opção que indica o setor responsável pelo recebimento, registro, autuação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos do órgão.

A gestão de documentos que tramitam na Administração Pública é realizada observando-se os procedimentos de protocolo que devem registrar a abertura e o término dos processos. Assinale a alternativa que indica a ordem específica nas atividades de protocolo.

O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo de documentos dentro da organização.

São consideradas atividades de protocolo:

O Agente Administrativo tem como atribuição, entre outras, arquivar/registrar documentos e cuidar de sua tramitação. A gestão de documentos é operacionalizada por meio de planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, e possui três fases básicas: produção, utilização e destinação. Na fase da utilização, estão incluídas quais atividades?

I. De protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária.

II. A elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e a recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

III. A elaboração padronizada de tipos/séries documentais e a implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.

Pode-se afirmar que:

Leia o texto a seguir e marque a alternativa correta.

A Unidade do Arquivo Público do Estado, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, é a responsável pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão de documentos, a que se refere o artigo 2º, inciso II do Decreto nº 58.052/2012, e deverá propor normas, procedimentos e requisitos técnicos complementares, visando o tratamento da informação. Integram a política estadual de arquivos e gestão de documentos:

I. os serviços de protocolo e arquivo dos órgãos e entidades;

II. as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, a que se refere o artigo 11 deste decreto;

III. o Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc;

IV. os Serviços de Informações ao Cidadão – SIC;

V. o Sistema Estadual de Controladoria - SEC.

Com relação a protocolo de documentos, considere as seguintes funções:

1. Recebimento.

2. Triagem.

3. Registro.

4. Distribuição.

São funções do protocolo:

Um serviço essencial é o registro de entrada e de saída de documentos na escola. Para isso, é necessário o uso diário de um livro de registros, pois somos seres humanos e a nossa memória costuma falhar. Com registros escritos, podemos esclarecer dúvidas, atestar a expedição e recebimento de documentos.

SOUSA, R. M. Técnicas de redação e arquivo. Brasília: Universidade de Brasília, 2007. p. 48.

O texto refere-se ao livro de

Analise as afirmações sobre Protocolo de documentos e assinale a alternativa correta.

I. Classificar o documento de acordo com o seu assunto, buscando identificar o destinatário, é uma tarefa de Protocolo.

II. Encaminhar os documentos aos respectivos destinatários internos ou externos, é uma tarefa de Protocolo.

Estão corretas as afirmativas:

A gestão do protocolo é normalmente confiada a uma repartição determinada, que recebe o material documentário do sujeito que o produz em saída e em entrada e os anota num registro (atualmente em programas informáticos), atribuindo-lhe um número e também uma posição de arquivo de acordo com suas características. Acerca do protocolo, é necessário

I. Número progressivo.

II. Data de recebimento ou de saída.

III. Remetente ou destinatário.

IV. Resumo do conteúdo.

Está CORRETO o que se afirma em

Todas as alternativas a seguir apresentam procedimentos corretos em relação a processos, de acordo com a Portaria Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002, do MPOG, que dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, EXCETO:

No cerne da gestão de documentos e arquivos, é interessante estar atento a algumas questões fundamentais.

Quanto à gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos na medida em que seu uso serve para controle e pesquisa para tomadas de decisões. As atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente devem funcionar de forma integrada. Assim, os arquivos correntes poderão ser distribuídos em cinco setores distintos. Assinale a opção que não faz parte dos setores correlacionados com os arquivos correntes.