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Nas correspondências oficiais, a informação deve ser prestada com clareza e concisão, utilizando-se o padrão culto da linguagem.
Admite-se o uso de expressões de cunho pessoal na identificação nominal do signatário e do destinatário de correspondências oficiais.
Como medida de proteção aos servidores da administração pública, a identificação do signatário é facultativa nos expedientes oficiais.
1) Atender ao nível formal da linguagem, inclusive, à norma padrão da língua.
2) Ter cuidado com o uso de palavras que indiquem um envolvimento pessoal e ou subjetivo.
3) Necessariamente fazer o emprego de palavras que enfatizem a erudição, e sejam pouco usuais, para evitar ambiguidades ou duplicidade de sentido, preservando a linguagem culta e a coloquial.
4) Dar especial atenção à clareza e precisão das informações e dados em questão.
5) considerar de baixa importância os critérios de apresentação meramente gráfica do texto, pois o importante é o sentido da comunicação e a introspecção do receptor da mensagem.
Estão corretas, apenas: