Questões de Concurso Sobre atribuições em secretariado

Qual das alternativas a seguir representa uma das principais funções do(a) secretário(a) escolar?

Qual das alternativas abaixo descreve corretamente a atuação do(a) secretário(a) escolar em reuniões colegiadas?

Ao receber uma correspondência, qual a primeira ação a ser tomada pelo recepcionista?

Qual a principal função de um recepcionista ao receber um visitante?

Constituem atribuições básicas do Secretário Escolar/Chefe de Secretaria legalmente habilitado, além daquelas estabelecidas no Regimento Escolar:

I. Analisar documentos para efetivação de matrícula, submetendo-os à apreciação da direção e da coordenação pedagógica, independentemente da equipe gestora.

II. Assistir à direção da escola em serviços técnico-administrativos, especialmente os que se referem à vida escolar e pessoal dos alunos.

III. Planejar, coordenar, controlar e supervisionar as atividades da secretaria escolar, de forma profissional e humana.

IV. Encaminhar para a análise do órgão competente documentação escolar sempre que necessitar de parecer técnico.

Assinale: 

O recepcionista é um prestador de serviço que exerce papel estratégico dentro da empresa. Reconhecer sua importância e responsabilidade no processo possibilita demonstrar ao cliente a qualidade e a excelência da empresa. A atuação deste profissional requer qualidades e habilidades. Assinale a alternativa que NÃO corresponde às responsabilidades desse profissional:

Qual é a principal razão para usar a posição correta dos dedos ao digitar?

Sobre as atividades desenvolvidas pelo recepcionista, analise as alternativas abaixo e marque a alternativa correta.

I. Responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responderem. II. Enviar e receber correspondências ou produtos. - Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir aos destinatários. - Executar arquivamento de documentos. III. Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefônicas. IV. Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os funcionários não é atribuição de um recepcionista, mas sim do auxiliar administrativo. V. Executar trabalhos de digitação, organizar viagens e marcar reuniões fica a cargo de cada funcionário de forma individual.

A respeito das informações que devem ser registradas nos diários de classe, avaliar se as afirmativas são certas (C) ou erradas (E) e assinalar a sequência correspondente.

( ) Frequência dos alunos. ( ) Carga horária das disciplinas. ( ) Avaliações e conceitos ou menções.

Considerando-se os procedimentos de registros escolares, assinalar a alternativa que preenche as lacunas abaixo CORRETAMENTE.

A _____________ refere-se à circulação dos alunos entre _____________ nos sistemas de ensino.

A secretaria escolar é muito importante na dinâmica de uma escola. Verifica-se, por meio do correto lançamento e da efetivação dos chamados registros escolares:

O profissional de secretariado tem sob sua responsabilidade a logística da organização de reuniões em seu departamento. As reuniões são mais produtivas quando os aspectos básicos são levados em conta quando da sua organização. Considera(m)-se aspecto(s) básico(s) na organização de uma reunião:

Um secretário executivo de uma empresa precisa organizar a cerimônia de inauguração de um laboratório de pesquisa. Estarão presentes nessa solenidade autoridades do poder público. Assim, haverá um momento para o Hino Nacional. Para isso, bandeiras deverão ser ordenadas, no recinto, de acordo com a Ordem de Precedência.

Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, a ordem das bandeiras.

Leia a definição a seguir.

O evento é uma estratégia de comunicação que atinge o público de interesse, divulga a marca de uma empresa, promove seus produtos, potencializa suas vendas e contribui para a expansão comercial e conquista de novos mercados.

(FORTES, W. G.; SILVA, M. B. R. Eventos: estratégias de planejamento e execução. São Paulo: Summus, 2011, p.34.)

Nesse contexto, o secretário executivo desempenha o papel de agente facilitador e, para tal, precisa desenvolver certas habilidades.

Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, essas habilidades.

A partir da década de 1970, o perfil do profissional de secretariado executivo passou por inúmeras transformações, haja vista o advento dos primeiros cursos de graduação na área nessa época. Com o passar dos anos, o secretário executivo passou a fazer parte do processo de tomada de decisões e tornou-se um agente multifuncional das corporações; deixou de ser um profissional meramente tecnicista e se transformou em um assessor executivo.

Em relação a essa evolução do perfil profissiográfico, atribua V (verdadeiro) ou F (falso) às afirmativas a seguir.

( ) O secretário da atualidade possui uma visão holística da organização para a qual trabalha, conhece seus produtos, seus concorrentes, os departamentos, o cenário econômico no qual a empresa está inserida.

( ) O secretário moderno procura informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos que poderão facilitar o desempenho de suas atividades.

( ) O perfil do secretário atual é centralizador. Em virtude de ser um agente multifuncional, acaba desempenhando várias atividades sem delegar tarefas, porque detém conhecimento suficiente para isso.

( ) O secretário da atualidade é mantenedor de dados e informações em arquivos, inclusive eletrônicos. Sabe gerenciar as informações: recebe, filtra e divulga. Facilita as comunicações e o relacionamento interpessoal, além de gerenciar rotinas e serviços de suporte.

( ) O advento das novas tecnologias, computadores modernos, softwares de gestão, substituiu por completo o trabalho do secretário executivo da atualidade.

Assinale a alternativa que contém, de cima para baixo, a sequência correta.

Leia o texto a seguir.

A secretária como geradora de resultados deve ter a consciência de que pertence à linha de frente da empresa e, portanto, representa um elo importante nas relações internas e externas (entre o executivo e a equipe de trabalho; entre a empresa e o consumidor). Tendo em vista que o cliente é o principal foco de toda empresa, a concorrência só pode ser vencida pela qualidade de atendimento.

(MAZULO, R.; LIENDO, S. Secretária: rotina gerencial, habilidades e comportamentais e plano de carreira. São Paulo: Editora Senac, 2012. p.51.)

Com relação ao atendimento prestado pelo secretário executivo, considere as afirmativas a seguir.

I. Para desempenhar um bom atendimento telefônico, basta ter uma boa voz e falar pausadamente.

II. É importante agendar com os visitantes o melhor horário para atendê-los na empresa.

III. É importante ter sempre papel e caneta para anotar os recados e checar as informações antes do interlocutor encerrar a ligação.

IV. Elegância e postura são fundamentais não só nas atitudes, mas também no tom de voz, no sorriso, na vestimenta e nas linguagens verbal e não verbal.

Assinale a alternativa correta.

Ao iniciar o seu trabalho, Rita verifica a sua agenda para estabelecer as prioridades do dia. Para não desperdiçar tempo, diferencia as tarefas em ordem de prioridade. Sabe que o pagamento de uma conta, por exemplo, é uma atividade

Assinale a rotina administrativa e de escritório considerada como uma das atividades fundamentais em empresas públicas e privadas.

Diz-se que uma organização utiliza o princípio da unidade de comando quando: