No âmago da gestão documental está a Teoria das Três Idades, segundo a qual os
documentos inicialmente devem ser organizados e mantidos ativamente por seus criadores. Após o
período de uso ativo devem ser armazenados por um período adicional de uso não frequente.
Quando a utilidade administrativa se encerra por completo realiza-se o recolhimento para um
arquivo constante ou eliminação. Segundo essa teoria, os documentos em final de vigência, com
prazos longos de prescrição e ocasionalmente consultados ou que aguardam a destinação final,
fazem parte de qual período?
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas. O método de arquivamento por assunto comparte-se em dois métodos: alfabético e
numérico, em que o primeiro (numérico) pode ser enciclopédico ou dicionário e o segundo
(numérico) pode ser duplex, decimal e unitermo, sendo chamado de: