Questões de Concurso Sobre avaliação de documentos em arquivologia

Leia o texto a seguir.

“Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos: o _____________________ e a _____________________. O _____________________ é um esquema que orienta a distribuição dos documentos arquivísticos, de forma lógica, coordenada e hierárquica, em classes e subclasses, grupos e subgrupos ou séries e subséries, segundo as funções e atividades a que estão relacionados. Esse instrumento é importante porque facilita a organização, o uso e a localização dos documentos. A _____________________ é um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos da instituição. [...] ela estipula os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou, se for o caso, a preservação em caráter permanente.”

    Fonte: Fonte: PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (org.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal. 1. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa, 2017, p. 340.

Os instrumentos técnicos de gestão de documentos a que se referem os autores no texto acima são:

Leia o texto a seguir.

“Não há dúvida de que as práticas arquivísticas da classificação e avaliação fundamentam as atividades de gestão de documentos.”

    Fonte: Fonte: INDOLFO, Ana Celeste. Avaliação de documentos de arquivo: atividade estratégica para a gestão de documentos. Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, n. 6, 2012, p. 22.

A respeito das práticas de classificação e avaliação no âmbito da gestão de documentos, é CORRETO afirmar: 

Miguel e Helena são os novos arquivistas da ALMG. Na última sexta-feira, eles foram participar de uma ação de cooperação técnica interinstitucional em uma Câmara Municipal no interior de Minas Gerais e encontraram uma massa documental acumulada na seguinte situação:

- Falta espaço físico para a guarda dos documentos devido ao grande volume documental. A guarda dos documentos é feita, de forma amontada, no almoxarifado e na garagem do prédio.

- A transferência dos documentos para o local se dá, principalmente, por questões relacionadas com o espaço físico nos setores de origem e com o encerramento do ano em que os documentos foram produzidos ou recebidos.

- Não existe distinção entre os documentos arquivísticos provenientes da Câmara e os arquivos pessoais de 3 ex-presidentes da instituição, já falecidos, doados pelos familiares.

- Não existe distinção entre os documentos de guarda eventual, temporária e permanente.

- Não existe padronização na organização, porque os servidores não aprenderam a utilizar o instrumento. Quando organizados, os documentos estão por assuntos, por espécies documentais, por gênero ou por ato de recebimento ou expedição.

Considerando o texto acima e a terminologia arquivística, identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.

( ) É preciso aplicar o princípio da proveniência, separando os documentos provenientes da Câmara Municipal e os arquivos pessoais de cada expresidente.

( ) A Câmara Municipal tem 4 fundos, a saber: os documentos arquivísticos da Câmara Municipal compreendem um fundo fechado e os arquivos pessoais dos ex-presidentes compreendem 3 fundos abertos.

( ) É melhor manter os documentos organizados por assuntos, gêneros, espécies e ato de recebimento ou expedição e providenciar a microfilmagem, pois é preciso manter o respeito aos fundos e promover uma política de acesso.

( ) É preciso ensinar sobre a teoria das três idades para os servidores da Câmara Municipal, elaborar uma tabela de temporalidade e destinação de documentos para a instituição e diretrizes para a eliminação, a transferência e o recolhimento dos documentos

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

Leia o texto e observe as figuras a seguir.

Júlio César é arquivista e trabalha no arquivo central da ALMG, responsável pela custódia dos documentos nas fases intermediária e permanentes. No dia 03/02/2023, a Gerente-Geral da Escola do Legislativo encaminhou para o arquivo central os seguintes documentos:

- O planejamento pedagógico e as atas das reuniões preparatórias, originais, do curso Fundamentos do Processo Legislativo, oferecido para o público interno, na modalidade à distância, entre 23/1/2021 e 30/1/2021, acompanhados da listagem descritiva e do termo de recolhimento, devidamente preenchidos e assinados.

- O diário de classe, os formulários de avaliação das atividades dos alunos e da professora e a lista dos certificados de participação emitidos, originais, referente ao curso de Poder Legislativo na contemporaneidade - Turma 2, oferecido na modalidade presencial, para o público interno, entre 04/08/2020 a 08/09/2020, acompanhados, apenas, da listagem descritiva, devidamente preenchida e assinada.

- Acompanhados do termo de transferência, devidamente preenchido e assinado, documentos, originais, de contratação do professor do curso de Legislação Eleitoral, oferecido na modalidade presencial, para os servidores dos gabinetes, entre 12/12/2017 e 19/12/2017, com a seguinte despacho: “Arquive-se. Prestação de contas realizada em: 20/12/2018.”

- Acompanhados do termo de recolhimento e da listagem descritiva de documentos, preenchidos e assinados, a solicitação de transporte e hospedagem e os recibos de pagamento, originais, do professor do curso de curso de Políticas públicas e a distribuição de proposições em Plenário e em Comissões, oferecido na modalidade presencial, para o público interno, entre 07/01/2007 e 09/01/2007, com as seguintes anotações no bifólio: “Prestação de contas em: 10/12/2007. Aprovação das contas do Governador referente ao exercício de 2007 aprovada pela ALMG através da Resolução 5440, de 24/10/2013. Decisão final do TCE-MG: “Parecer pela extinção do processo, em 04/12/2014”.

Considerando o texto e as figuras acima, a terminologia arquivística e a Deliberação nº 2663/2017 da ALMG, analise os quatro procedimentos a seguir:

I. Júlio César deve efetuar o recolhimento do planejamento pedagógico e das atas das reuniões preparatórias do curso Fundamentos do Processo Legislativo ao arquivo intermediário, onde eles irão permanecer até 2028, quando, então, deverão ser transferidos ao arquivo permanente.

II. Quanto ao diário de classe, aos formulários de avaliação das atividades dos alunos e da professora e à lista dos certificados de participação emitidos, referentes ao curso de Poder Legislativo na contemporaneidade - Turma 2, Júlio César deve solicitar à Escola do Legislativo a elaboração do termo de transferência para, então, efetivar a transferência ao arquivo intermediário, onde eles irão permanecer até 2027, quando, então, poderão ser eliminados.

III. Em relação aos documentos de contratação do professor do curso de Legislação Eleitoral, Júlio César deve devolvê-los à Escola do Legislativo, pois o prazo de guarda na fase corrente será até dezembro de 2023.

IV. Quanto à solicitação de transporte e hospedagem e aos recibos de pagamento do professor do curso de Políticas públicas e à distribuição de proposições em Plenário e em Comissões, Júlio César deve explicar à Gerente-Geral da Escola do Legislativo que os prazos de guarda desses documentos, nas fases corrente e intermediária, expiraram; que a destinação final dos mesmos é a eliminação; e que a Secretária-Geral da Mesa deverá encaminhar uma comunicação formal ao Arquivo Público Mineiro contendo a manifestação do interesse em eliminar a documentação.

Está(ão) CORRETO(S):

Leia o texto a seguir.

“A investigação preliminar é o alicerce para a elaboração do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. O órgão precisa investir tempo e pessoal nesta etapa para fornecer uma base sólida para as atividades subsequentes.”

    Fonte: CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2. ed. rev. e atual. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro; n. 3), p. 35.

A respeito da investigação preliminar, também conhecida como diagnóstico, analise as afirmativas abaixo:

I. Um dos objetivos é identificar fatores que afetam as práticas de arquivamento.

II. Para ter um conhecimento profundo das atividades, da regulamentação e do contexto sociopolítico no qual a instituição opera, é preciso pesquisar para além das fronteiras da instituição.

III. Antes de começar, é importante verificar se o órgão participou recentemente de projetos que envolveram análise corporativa, como reengenharia de processos, planejamento estratégico e análise de riscos.

Estão CORRETAS as afirmativas:

Segundo SOUSA, em relação aos arquivos, analisar os itens abaixo:
I. São conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou ainda por pessoas. II. São divididos em duas categorias: públicos e privados. III. Têm como função classificar, organizar e preservar a documentação.
Está(ão) CORRETO(S):

A tabela de temporalidade é um instrumento essencial à gestão de documentos, pois define os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos na escola. Ao elaborar a tabela de temporalidade, é necessário inserir:

I. o ciclo de vida, divide os documentos em três idades.

II. a importância fiscal, administrativa e jurídica do documento.

III. a frequência de uso do documento, baixa, média ou alta.

IV. o período de armazenamento e destinação final dos documentos.

É CORRETO o que se afirma em: 

Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: à administração e à história. Julgue as afirmativas seguintes.

I. Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.
II. Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
III. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.


Pode-se afirmar que: 

Em conformidade com MEDEIROS e HERNANDES, em relação à documentação, analisar os itens abaixo:
I - Documentação é um conjunto de técnicas cujo único objetivo é a produção de documentos. II - A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às informações e conhecimentos especializados e ser útil em todos os setores da atividade profissional. III - A documentação envolve todas as técnicas de controle de informações, análise da produção bibliográfica, mecanização das informações, reprodução de documentos, publicações, divulgação de informações entre outros.
Está(ão) CORRETO(S):

É importante entender que depois da classificação é necessário fazer ________________, que tem como foco descartar o que não é importante para as atividades das empresas, embora alguns jamais possam ser descartados.  

O quê os procedimentos da gestão documental visam: 

O instrumento arquivístico que indica as séries documentais produzidas em cada unidade municipal, os prazos de vigência para os documentos públicos municipais, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais, estabelece a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua eliminação, transferência e recolhimento dos documentos públicos municipais é chamado: 

Referente às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CADS), é INCORRETO afirmar que

É correto afirmar que

Informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma sobre o plano de classificação de documentos.
( ) Garante o correto fluxo dos documentos, independente do suporte.
( ) Representa de maneira lógica a estrutura e o funcionamento de uma organização pública.
( ) Estabelece o prazo de guarda dos documentos nos arquivos correntes e intermediários.
( ) Define as classes abstratas que correspondem às funções e atividades de um órgão ou entidade.
( ) Determina a destinação final adequada aos registros produzidos e recebidos no exercício das funções dos órgãos.
( ) Norteia a organização física dos documentos, constituindo-se como referencial básico para sua recuperação.

De acordo com as afirmações, a sequência correta é

Quanto às características dos documentos de arquivos correntes, é correto afirmar que

Em relação à avaliação documental, assinale a alternativa INCORRETA.

Acerca da gestão de documentos no âmbito dos arquivos, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) A gestão de documentos é compreendida, a partir da Lei nº 8.159/1991, como sendo parte do dever do Poder Público, bem como a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico. ( ) De acordo com Duranti (1989), a gestão de documentos e a diplomática estão intrinsecamente ligados, pois ambas contribuem para a criação de regras capazes de regerem a gênese documental. ( ) A classificação e a avaliação não são funções que permeiam o processo de gestão documental, como observa-se na definição estabelecida pela Lei nº 8.159/1991. ( ) O controle do ciclo de vida dos documentos é um dos principais objetivos da gestão de documentos, compreendendo um conjunto de operações técnicas que são desenvolvidas desde a produção até a destinação dos documentos de arquivo.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

A charge em questão, satiriza o processo de arquivamento de documentos. No entanto, esse é um processo fundamental para empresas, sejam elas públicas ou privadas. Partindo dessa premissa, analise os termos e conceitos ligados à organização e arquivamento de documentos:
I Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou a privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes.
II Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte.
III Documento de arquivo: É um documento produzido, recebido e mantido a fim de provar e/ou informar por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades.
IV Avaliação de documentos: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos
É CORRETO o que se afirma: