Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

Acerca dos tipos de classificação dos documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. As fotografias fazem parte do gênero de documentos iconográficos.
II. Os documentos de natureza ostensiva são aqueles que não possuem restrição de acesso.
III. O formato representa a configuração que assume um documento, de acordo com a atividade que a gerou.


Está correto o que se afirma em

O instrumento de gestão documental responsável por estabelecer os prazos de guarda e a respectiva destinação final de documentos produzidos e recebidos por uma organização, é conhecido como

A atividade de protocolo, representada por uma sequência de operações realizadas com a finalidade de transformar em processo um conjunto de documentos decorrentes de uma ação administrativa, é conhecida como

Ao assumir um cargo em uma empresa pública, Arquimedes, especialista em arquivologia, percebeu que a companhia não possuía qualquer tipo de controle arquivístico, ficando encarregado de implementar do zero essas mudanças.
Diante do apresentado, acerca do ciclo de vida dos documentos, assinale a afirmativa correta.

O arquivista de determinada empresa pública, ao receber os documentos dos novos nomeados em concurso público, depara-se com pastas etiquetadas com as seguintes descrições:

1. Almir Braga Filho. 2. Berenice Ferreira-Santos. 3. Nicolau Monte Verde. 4. Jun Wang Ly. 5. João Paulo de Albuquerque.

Considerando que o arquivista siga as regras de alfabetação na organização dos documentos, cujo principal elemento seja o nome, a ordem correta é 

Trata-se de uma unidade de extrema importância no âmbito das organizações, em especial nas organizações públicas, como o Instituto Federal do Piauí, tendo em vista que responde pelo rigoroso controle de toda documentação recebida, registrada, classificada, distribuída; controla todo o trâmite e expedição de documentos.

A afirmação acima refere-se à (ao):

A gestão documental é uma atividade de grande importância para as organizações, pois tem um poder de atuar desde a produção até a guarda ou eliminação do documento. Nessa perspectiva, o Auxiliar em Administração, ao exercer suas atividades, tem grande responsabilidade em relação aos processos administrativos, no âmbito do Instituto Federal do Piauí. Levando em consideração esse contexto, assinale a afirmativa INCORRETA.

A correspondência oficial representa o conjunto de normas regedoras das comunicações escritas, internas e externas, de repartições públicas (BELTRÃO; BELTRÃO, 2011). Do ponto de vista da natureza e do caráter, ela se classifica, respectivamente, em

Leia o texto e marque, abaixo, (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

No que tange às atividades do processo de gestão de documentos e informações (Moraes; Oliveira, 2015), o profissional de secretariado exerce funções que facilitam a integração entre os agentes organizacionais e a coleta de informações para consecução de objetivos e metas. Quando o profissional atua nessa dimensão, são observáveis resultados que evidenciam o(a)

( ) aumento da eficiência, eficácia e assertividade organizacional.

( ) aperfeiçoamento da gestão de dados, informações e conhecimento.

( ) fortalecimento de práticas produtivas e de cooperação intersetorial.

( ) integração de estratégias, programas, projetos e atividades operacionais.

A sequência correta é

Tendo em vista a aplicação da atividade de arquivo de documento, orientada pelo Conselho Nacional de Arquivos, analise as afirmativas abaixo e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( ) A rotina de arquivamento inicia-se com a atribuição de código correspondente ao assunto de que trata o documento.

( ) A ordenação compreende a reunião de documentos classificados sob um mesmo assunto e objetiva agilidade e redução de erros.

( ) A inspeção consiste no exame de documentos para verificações relativas ao seu destino, à sua classificação e se possuem anexos.

( ) O arquivamento corresponde à leitura de cada documento para verificação do assunto, da classificação e, em seguida, realização da guarda no devido local.

( ) A retirada e o controle representam operação de empréstimos, prestação de informações e efetivação de juntada de processos, dossiês ou outros documentos.

A sequência correta é

“As rotinas de protocolo envolvem várias atividades, desde a entrada de correspondência, documentos e processos – pelas formas descritas a seguir – passando pelo seu manuseio, tratamento, análise, inserção de dados” em sistemas (BRASIL, 2010, p. 25). Considerando as rotinas de protocolo, relacione as atividades às respectivas descrições.

1. Destino

2. Triagem

3. Cadastramento

4. Análise documental

5. Recebimento eletrônico

( ) Consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada, separada e registrada.

( ) Trata-se de órgão ou unidade, interna ou externa, ou usuário para o qual o documento ou processo será enviado.

( ) Compreende a única forma de garantir com segurança que um sistema reflita a localização de documentos e processos.

( ) Contempla atividade de inserção dos dados de um documento em sistema, visando a controlar sua movimentação.

( ) Contempla rotina de verificação, comparação, comprovação, envio para expedição, registro do recebimento, entre outras.

( ) Constitui viabilização de todas as ações e decisões tomadas a partir das informações contidas no documento e inseridas no sistema.

( ) Compreende a extração de informações-chave, tais como tipo, número, origem e data, que permitirão a identificação de documentos.

A sequência correta é

Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo:

Os arquivos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Referente aos arquivos correntes é correto afirmar:

Em relação ao Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio da CONARQ, é incorreto afirmar que

Definindo documento como todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação, pode-se imaginar que por menor que seja um estabelecimento comercial, a quantidade de documentos gerada por ou para este será substancial.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes, logo é essencial que para a efetiva organização de todo o volume documental de um órgão público, os documentos sejam devidamente classificados.

Exclusivamente em relação à classificação destes documentos, assinale a alternativa correta:

Ao registrar a saída de uma carta ou documento, se está desenvolvendo uma etapa do serviço de protocolo chamada de:

Qual é a medida para mensurar o tamanho de um acervo produzido por uma determinada instituição?

O arranjo físico dos documentos nas estantes, de acordo com critérios pré-estabelecidos, é conhecido na arquivística como:

Os documentos arquivísticos, de acordo com a legislação brasileira, possuem uma série de prazos de guarda. Em relação aos documentos comumente encontrados nas residências, qual documento a seguir encontra-se com o prazo de guarda incorreto:

A respeito do ciclo de vida documental, ele é tradicionalmente dividido em quantas fases?