Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 13

Q3319916

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Prefeitura de Serra - ES Prova: IDCAP - 2024 - Prefeitura de Serra - ES - Agente Administrativo |

Q3319916 Arquivologia

Em uma repartição pública, qual é o procedimento adequado para a gestão de documentos recebidos que contêm informações sensíveis?

A

Encaminhar todos os documentos recebidos diretamente aos departamentos sem um registro prévio para economizar tempo.

B

Deixar documentos sensíveis em áreas comuns para acesso fácil e rápido por todos os funcionários.

C

Classificar todos os documentos recebidos como de acesso público para simplificar o processo de gestão documental.

D

Registrar e classificar o documento conforme sua confidencialidade e urgência, e distribuí-lo somente aos destinatários autorizados.

E

Omitir o registro de documentos sensíveis em sistemas eletrônicos para evitar possíveis violações de segurança.

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Q3315113

Ano: 2024 Banca: Fundação CETREDE Órgão: Prefeitura de Pires Ferreira - CE Prova: Fundação CETREDE - 2024 - Prefeitura de Pires Ferreira - CE - Secretário Escolar |

Q3315113 Arquivologia

Observe a imagem a seguir.

Q45.png (332×188)

A gestão de documentos é um processo arquivístico que busca intervir nas fases que compõem o ciclo vital dos documentos determinando o tempo necessário de permanência nas fases de arquivamento (corrente e intermediária) até que seja dada a destinação final. Em relação ao arquivo intermediário ou 2ª idade, marque (V) para as afirmativas VERDADEIRAS e (F) para FALSAS.

( ) integrado por documentos semiativos, que, tendo cessada ou reduzida sua utilidade oferecerem perspectiva de uso eventual.
( ) guarda contratos, atas de reuniões e outros materiais que eventualmente possam ser consultados por algum motivo.
( ) possui valor primário, as informações são constantemente utilizadas, por isso, é importante que fiquem acessíveis.
( ) passível de eliminação por adquirem um valor histórico-cultural que são recolhidos para um tratamento de conservação e guarda definitiva.
( ) apresenta um intervalo de tempo para o seu destino final, podendo ser eliminado ou recolhido permanentemente.
( ) armazena documentos que, mesmo sem consulta muito frequente, precisam ser mantidos por questões técnicas, fiscais ou legais.

Assinale a alternativa que indica a sequência CORRETA.

A

V – V – F – F – F – V.

B

F – V – V – V – V – F.

C

V – F – V – V – F – F.

D

V – V – V – V – V – F.

E

V – F – V – F – V – V.

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Q3313524

Ano: 2024 Banca: OBJETIVA Órgão: Prefeitura de Barão - RS Prova: OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Barão - RS - Agente Administrativo |

Q3313524 Arquivologia

Sobre a avaliação de documentos e os níveis de documentação na organização, relacionar as colunas e assinalar a sequência correspondente.

(1) Documentação de nível operacional.
(2) Documentação de nível tático.
(3) Documentação de nível estratégico.

( ) É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos quanto em termos de gestão da organização. Esses documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização.
( ) Retrata as preocupações de longo prazo e de mais alto nível. Deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência.
( ) É a documentação de nível mais baixo, em que estão as preocupações imediatas, de curto prazo. Ela contém todos os detalhes e as informações técnicas, padrões, especificações, tabelas, entre outros, para a operação segura dos processos de trabalho.

A

1 - 3 - 2.

B

2 - 1 - 3.

C

2 - 3 - 1.

D

3 - 1 - 2.

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Q3310332

Ano: 2024 Banca: OBJETIVA Órgão: Prefeitura de Maripá - PR Provas: OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Maripá - PR - Auxiliar Administrativo | OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Maripá - PR - Telefonista |

Q3310332 Arquivologia

Em uma organização, o ciclo de vida dos documentos geralmente segue a seguinte classificação:

Imagem associada para resolução da questão

Assinalar a alternativa que melhor caracteriza o conjunto de documentos de um arquivo corrente.

A

Documentos com valor histórico.

B

Documentos de uso frequente.

C

Documentos sigilosos.

D

Documentos aguardando avaliação.

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Q3309930

Ano: 2024 Banca: FAUEL Órgão: Câmara de Munhoz de Mello - PR Prova: FAUEL - 2024 - Câmara de Munhoz de Mello - PR - Agente de Apoio Legislativo e Administrativo |

Q3309930 Arquivologia

A gestão adequada de arquivos e protocolos é fundamental para garantir a organização, a segurança e o acesso eficiente às informações. Qual das alternativas a seguir descreve CORRETAMENTE uma prática recomendada na gestão de arquivos públicos?

A

Manter todos os documentos em formato físico, evitando o uso de arquivos digitais para garantir a segurança.

B

Utilizar um sistema de classificação padronizado para organizar e localizar documentos de forma eficiente.

C

Destruir documentos após um ano de uso para evitar o acúmulo de papéis.

D

Armazenar documentos importantes em locais de fácil localização para que todos tenham acesso.

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Q3308531

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Prefeitura de Barra do Rocha - BA Prova: IDCAP - 2024 - Prefeitura de Barra do Rocha - BA - Agente Administrativo |

Q3308531 Arquivologia

A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionadas à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, com o objetivo de sua eliminação ou recolhimento para preservação permanente. São objetivos da gestão de documentos, EXCETO:

A

Assegurar, de maneira eficiente, a produção, utilização e destinação final dos documentos.

B

Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária.

C

Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico.

D

Assegurar a eliminação dos documentos com valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.

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Q3308070

Ano: 2024 Banca: IDESG Órgão: Prefeitura de Mantenópolis - ES Prova: IDESG - 2024 - Prefeitura de Mantenópolis - ES - Agente de Apoio Escolar |

Q3308070 Arquivologia

Na gestão de documentos, a tabela de temporalidade é um instrumento que define: I. Os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária. II. A eliminação ou guarda permanente dos documentos de acordo com seu valor. III. A obrigatoriedade de digitalização de todos os documentos ao final de seu prazo de guarda. Das assertivas acima, está correto o que se afirma em:

A

I e II, apenas.

B

I e III, apenas.

C

II e III, apenas.

D

I, II e III.

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Q3308027

Ano: 2024 Banca: IDESG Órgão: Prefeitura de Mantenópolis - ES Prova: IDESG - 2024 - Prefeitura de Mantenópolis - ES - Agente Administrativo |

Q3308027 Arquivologia

No âmbito da gestão de documentos, a arquivologia define procedimentos específicos para organizar e preservar informações. O plano de classificação de documentos é um desses instrumentos e serve para:

A

Definir a prioridade de acesso aos documentos mais recentes.

B

Classificar documentos de acordo com seu conteúdo e função dentro da instituição.

C

Proteger documentos confidenciais contra acesso não autorizado.

D

Digitalizar todos os documentos em arquivos eletrônicos.

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Q3308026

Ano: 2024 Banca: IDESG Órgão: Prefeitura de Mantenópolis - ES Prova: IDESG - 2024 - Prefeitura de Mantenópolis - ES - Agente Administrativo |

Q3308026 Arquivologia

O protocolo é uma atividade importante no âmbito da administração pública e da gestão de documentos. Ele é responsável por:

A

Gerenciar a distribuição de documentos apenas na fase intermediária do arquivo.

B

Proteger documentos confidenciais por meio da aplicação de sigilos.

C

Controlar a entrada, tramitação e saída de documentos em uma instituição.

D

Exclusivamente digitalizar documentos para arquivamento eletrônico.

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Q3306518

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Câmara de São Mateus - ES Prova: IDCAP - 2024 - Câmara de São Mateus - ES - Arquivista |

Q3306518 Arquivologia

Quais atividades constituem os serviços de protocolo em uma instituição?

A

Gestão e conservação de documentos físicos e digitais.

B

Recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências.?

C

Organização e preservação de documentos históricos.

D

Arquivamento e empréstimo de documentos.

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Q3306516

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Câmara de São Mateus - ES Prova: IDCAP - 2024 - Câmara de São Mateus - ES - Arquivista |

Q3306516 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta a relação entre os serviços de protocolo e os serviços de arquivo:

A

Os serviços de protocolo envolvem apenas a organização de documentos antigos.

B

São atividades completamente distintas e independentes.

C

As atividades de protocolo e arquivo estão interligadas, e muitos setores respondem por ambos os serviços.

D

O protocolo trata apenas do empréstimo de documentos.

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Q3305626

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Câmara de São Mateus - ES Prova: IDCAP - 2024 - Câmara de São Mateus - ES - Assistente Legislativo |

Q3305626 Arquivologia

Qual das alternativas a seguir corretamente define o conceito de protocolo no contexto de documentos administrativos?

A

O protocolo é uma técnica utilizada para garantir a confidencialidade dos documentos tramitados em uma organização.

B

O protocolo é aplicado a documentos finalizados e tem como principal objetivo o armazenamento dos mesmos.

C

Protocolo é o processo de organização e controle da tramitação de documentos correntes, que ainda estão sendo resolvidos, dentro de uma instituição.

D

Protocolo é o processo de tramitação e controle de documentos que já foram resolvidos dentro de uma instituição.

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Q3305622

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Câmara de São Mateus - ES Prova: IDCAP - 2024 - Câmara de São Mateus - ES - Assistente Legislativo |

Q3305622 Arquivologia

Sobre as etapas do protocolo, é correto afirmar que:

A

A autuação é obrigatória para todos os documentos recebidos, independentemente de sua natureza.

B

A distribuição ocorre quando o destinatário do documento pertence à mesma instituição, mesmo que esteja localizado em outra cidade ou estado.

C

O registro de documentos sigilosos é feito normalmente, desde que seja verificada sua origem e assunto.

D

A expedição é o processo de envio de documentos a destinatários internos, dentro da mesma instituição.

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Q3297099

Ano: 2024 Banca: IDCAP Órgão: Prefeitura de Piúma - ES Prova: IDCAP - 2024 - Prefeitura de Piúma - ES - Agente Administrativo |

Q3297099 Arquivologia

Uma empresa pública está reorganizando suas rotinas administrativas para melhorar a eficiência. Durante esse processo, é importante garantir que todas as atividades sejam registradas de forma correta e arquivadas adequadamente. Acerca das atividades abaixo que faz parte das rotinas administrativas, marque a alternativa CORRETA:

A

Atuar diretamente na produção de bens de consumo.

B

Desenvolver software para a empresa.

C

Supervisionar obras de engenharia civil.

D

Realizar o registro e arquivamento de documentos de correspondências recebidas.

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Q3273675

Ano: 2024 Banca: Itame Órgão: Prefeitura de Monte Alegre de Goiás - GO Prova: Itame - 2024 - Prefeitura de Monte Alegre de Goiás - GO - Auxiliar Administrativo |

Q3273675 Arquivologia

Podemos afirmar que a primeira fase da gestão documental visa:

A

intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários.

B

uso efetivo da informação e arquivos correntes.

C

a avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente.

D

a eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente.

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Q3273674

Ano: 2024 Banca: Itame Órgão: Prefeitura de Monte Alegre de Goiás - GO Prova: Itame - 2024 - Prefeitura de Monte Alegre de Goiás - GO - Auxiliar Administrativo |

Q3273674 Arquivologia

Podemos afirmar que o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração, é chamado de:

A

arquivo de segurança.

B

arquivo morto.

C

arquivo corrente.

D

arquivo central.

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Q3272285

Ano: 2024 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Volta Grande - MG Prova: Instituto Access - 2024 - Prefeitura de Volta Grande - MG - Escriturário Digitador |

Q3272285 Arquivologia

A correta gestão documental dentro de uma organização pública é essencial para garantir a integridade, acessibilidade e rastreabilidade dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Qual das opções a seguir melhor descreve uma prática correta dentro do processo de tramitação e arquivamento de documentos?

A

A expedição de documentos oficiais pode ser feita sem a necessidade de registro formal, desde que seja realizada por um setor autorizado da organização.

B

O arquivamento de documentos temporários pode ser feito de maneira informal, sem a necessidade de controle rigoroso, já que não serão armazenados permanentemente.

C

A tramitação de documentos em formato digital elimina a necessidade de qualquer tipo de controle protocolar, já que todos os arquivos podem ser acessados diretamente no sistema sem rastreamento.

D

O arquivamento de documentos deve seguir uma estrutura padronizada, onde os documentos são classificados e organizados de acordo com sua natureza e prazo de guarda, visando facilitar sua localização e preservação ao longo do tempo.

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Q3272144

Ano: 2024 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Volta Grande - MG Prova: Instituto Access - 2024 - Prefeitura de Volta Grande - MG - Auxiliar Administrativo |

Q3272144 Arquivologia

No contexto das rotinas administrativas, as técnicas de arquivo e protocolo desempenham um papel fundamental para a organização e controle dos documentos. Com base nessas práticas, qual das alternativas a seguir está correta em relação ao uso dessas técnicas?

A

Os documentos arquivados devem ser descartados após um curto período de tempo, independentemente da sua classificação ou valor legal.

B

O protocolo serve apenas para registrar documentos internos e não é necessário para documentos que entram ou saem da organização.

C

O protocolo tem a função de registrar o recebimento e envio de documentos, garantindo o controle e a rastreabilidade de suas movimentações dentro e fora da organização.

D

O arquivamento pode ser realizado de maneira informal, sem seguir uma padronização, desde que os documentos sejam armazenados de forma acessível.

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Q3271942

Ano: 2024 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Volta Grande - MG Prova: Instituto Access - 2024 - Prefeitura de Volta Grande - MG - Atendente |

Q3271942 Arquivologia

O controle eficiente do fluxo de entrada e saída de documentos é essencial para a organização de qualquer instituição, garantindo a correta tramitação, arquivamento e recuperação de informações. Considerando as boas práticas de gestão documental, avalie as alternativas a seguir sobre o controle desse fluxo. Marque V, para verdadeiro, e F, para falso:

(__)Registrar todos os documentos recebidos, atribuindo número de protocolo e data de entrada para facilitar o acompanhamento de sua tramitação.

(__)Monitorar periodicamente o status dos documentos em tramitação, garantindo que nenhum fique parado em setores por longos períodos sem justificativa.

(__)Manter os documentos de entrada armazenados provisoriamente em locais de fácil acesso sem necessidade de controle formal, para otimizar o tempo de consulta.

Assinale a alternativa a seguir com a sequência correta:

A

V, V, V.

B

V, V, F.

C

F, V, F.

D

V, F, F.

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Q3271938

Ano: 2024 Banca: Instituto Access Órgão: Prefeitura de Volta Grande - MG Prova: Instituto Access - 2024 - Prefeitura de Volta Grande - MG - Atendente |

Q3271938 Arquivologia

Os arquivos podem ser classificados de acordo com a sua natureza e função dentro de uma instituição, facilitando assim sua organização e a recuperação das informações. Com base nessa classificação, assinale a alternativa que corresponde corretamente aos tipos de arquivos:

A

Arquivo temporário, arquivo reciclável e arquivo digital.

B

Arquivo básico, arquivo técnico e arquivo revisado.

C

Arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente.

D

Arquivo imediato, arquivo armazenado e arquivo de descarte.

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Questões de Concurso Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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