Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 14

Q3098555

Ano: 2024 Banca: OBJETIVA Órgão: CIRC - RS Prova: OBJETIVA - 2024 - CIRC - RS - Oficial Administrativo |

Q3098555 Arquivologia

Protocolo de entrega de documentos é o conjunto de normas e procedimentos que orientam o processo de envio, recebimento e arquivamento de documentos dentro de uma organização ou entre partes externas. Sobre a importância dos protocolos de entrega, analisar os itens.

I. Garantia de segurança e confidencialidade. II. Otimização de processos e aumento da eficiência. III. Melhoria na comunicação externa e interna.

Está CORRETO o que se afirma:

A

Apenas no item I.

B

Apenas no item II.

C

Apenas nos itens I e III.

D

Em nenhum dos itens.

E

Em todos os itens.

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Q3098506

Ano: 2024 Banca: Ibest Órgão: CRF-ES Prova: Ibest - 2024 - CRF-ES - Assistente Administrativo Financeiro I |

Q3098506 Arquivologia

Um Arquivo Intermediário

A

é frequentemente utilizado pela administração para consultas diárias.

B

contém documentos que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final.

C

é permanentemente armazenado, devido à sua importância histórica.

D

é utilizado exclusivamente para documentos confidenciais e sigilosos.

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Q3098505

Ano: 2024 Banca: Ibest Órgão: CRF-ES Prova: Ibest - 2024 - CRF-ES - Assistente Administrativo Financeiro I |

Q3098505 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta o conceito de arquivo corrente ou de gestão.

A

Conjuntos de documentos raramente utilizados pela administração e que não estão mais em vigência.

B

Conjuntos de documentos armazenados em locais externos e que não são mais necessários para os objetivos imediatos da administração.

C

Conjuntos de documentos utilizados apenas para fins históricos e que não possuem mais valor administrativo.

D

Conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso.

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Q3098353

Ano: 2024 Banca: Quadrix Órgão: Conselho Federal de Nutricionistas Prova: Quadrix - 2024 - Conselho Federal de Nutricionistas - Profissional de Suporte Técnico (PST) |

Q3098353 Arquivologia

Quanto à arquivologia, julgue o item seguinte.

Os documentos de arquivos correntes passam para os arquivos intermediários por meio de transferência.

Certo

Errado

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Q3097728

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Arquivista |

Q3097728 Arquivologia

A gestão de documentos é um processo essencial nas organizações. Em relação a essa prática, considere as afirmações a seguir. Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)A padronização de práticas de gestão de documentos contribui para a criação de sistemas de classificação, mas não interfere nos procedimentos de eliminação de documentos, que são definidos exclusivamente por legislação específica.
(__)A avaliação documental é uma etapa primordial na gestão de documentos, pois permite a análise do valor administrativo, fiscal, legal e histórico de cada documento, determinando o tempo de guarda e a fase a que pertence no ciclo de vida documental.
(__)A política de acesso e segurança da gestão de documentos deve ser homologada às leis de proteção de dados, exigindo a adoção de medidas de controle de acesso, rastreabilidade das consultas e proteção contra acessos não autorizados.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

A

F − F − V.

B

F − V − V.

C

V − F − F.

D

F − V − F.

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Q3097725

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Arquivista |

Q3097725 Arquivologia

A avaliação e destinação de documentos são etapas fundamentais na gestão documental, garantindo que os documentos sejam mantidos, eliminados ou preservados de acordo com seu valor administrativo, legal e histórico. Analise as afirmações a seguir:

I.A avaliação de documentos deve ser realizada apenas no momento de sua criação, pois uma vez arquivados, seus valores são fixos e não revisões de revisões posteriores.
II.O destino de documentos pode incluir a eliminação, a transferência para arquivos permanentes ou a preservação digital, dependendo do valor e da necessidade de uso contínuo dos documentos na organização.
III.A elaboração e atualização de tabelas de temporalidade são processos que devem envolver tanto arquivistas quanto gestores das áreas responsáveis pela produção de documentos, assegurando que a avaliação dos documentos atenda às necessidades e objetivos organizacionais.

Diante das afirmações apresentadas, assinale a alternativa correta:

A

Somente a afirmação III está correta.

B

As afirmações II e III estão corretas.

C

Somente a afirmação II está correta.

D

As afirmações I e II estão corretas.

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Q3097721

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Arquivista |

Q3097721 Arquivologia

Leia as asserções a seguir e responda:

I.A categorização de documentos em diferentes fases do ciclo de vida permite que uma organização otimize o uso do espaço e dos recursos, garantindo que documentos correntes, dispensáveis e permanentes sejam armazenados em locais protegidos.
PORTANTO,
II.Isso ocorre porque cada fase do ciclo de vida (corrente, dispensável e permanente) possui características específicas de uso e necessidade de acesso, o que exige que os documentos sejam organizados de maneira que os itens mais consultados estejam em locais de fácil acesso, enquanto documentos de consulta rara ou de valor histórico devem ser preservados em locais mais seguros e adequados.

A respeito dessas asserções, assinale a opção correta:

A

As asserções I e II são proposições falsas.

B

A asserção I é uma proposição falsa e a II é uma proposição verdadeira.

C

As asserções I e II são proposições verdadeiras e a II é uma justificativa correta da I.

D

As asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa correta da I.

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Q3097720

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Arquivista |

Q3097720 Arquivologia

Os Fundamentos de Arquivologia são os princípios, normas e teorias que orientam a gestão, organização e preservação de documentos e informações em arquivos. Esses fundamentos são essenciais para a prática arquivística e garantir que os documentos sejam gerenciados de maneira eficiente, permitindo o acesso, a recuperação e a proteção das informações ao longo do tempo. Todas as alternativas a seguir são corretas, EXCETO:

A

O ciclo de vida dos documentos descreve as fases que um documento atravessa, desde a sua criação até a sua eliminação ou preservação.

B

O princípio da unicidade estabelece que um documento deve ser mantido em uma única versão ou formato dentro do arquivo, o que significa que cópias e duplicatas não devem ser mantidas.

C

O princípio da organicidade afirma que a estrutura e a organização dos documentos arquivísticos devem refletir as funções e as atividades da instituição que os geraram.

D

O princípio da proveniência estabelece que os documentos devem ser organizados de acordo com a sua origem e o contexto em que foram produzidos.

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Q3097717

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Arquivista |

Q3097717 Arquivologia

Sobre os princípios de segurança e sigilo na gestão de documentos, é correto afirmar que:

A

A segurança na gestão de documentos é restrita apenas ao armazenamento, não sendo necessária a adoção de mecanismos de auditoria e rastreamento das atividades dos usuários.

B

A criptografia de documentos digitais é uma medida de segurança fundamental para proteger as informações sensíveis contra acessos não autorizados.

C

O descarte de documentos sensíveis pode ser feito de qualquer maneira, desde que o documento seja obsoleto, sem a necessidade de procedimentos específicos de segurança.

D

O controle de acesso é irrelevante quando os documentos são arquivados em formato físico, já que não apresentam riscos de acesso não autorizado.

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Q3097715

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Arquivista |

Q3097715 Arquivologia

A Teoria das Três Idades é um conceito importante na gestão documental, que classifica os documentos de acordo com seu ciclo de vida. Com base nessa teoria, associe corretamente cada um dos seguintes documentos à fase correspondente:

1.Atas de reuniões realizadas na semana passada.
2.Relatórios financeiros de cinco anos atrás, mantidos por disposições legais.
3.Registros históricos de fundação da empresa, datados de 1950.

Assine a alternativa que represente a correspondência correta entre os documentos e suas respectivas fases:

A

1 − Corrente, 2 − Permanente e 3 − Intermediária.

B

1 − Intermediária, 2 − Corrente e 3 − Permanente.

C

1 − Corrente, 2 − Intermediária e 3 − Permanente.

D

1 − Permanente, 2 − Corrente e 3 − Intermediária.

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Q3097714

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Arquivista |

Q3097714 Arquivologia

A elaboração e aplicação de códigos ou planos de classificação são etapas essenciais no processo de gestão de documentos arquivísticos. Pautado neste contexto, elaboração e aplicação de códigos de classificação de documentos, assinale a alternativa correta:

A

A elaboração de códigos de classificação envolve a criação de sistemas alfanuméricos ou numéricos que indicam a localização dos documentos, mas não leva em consideração a função ou o contexto em que os documentos são gerados.

B

A criação e aplicação de códigos de classificação são tarefas exclusivas de arquivos públicos, não sendo permitida em ambientes corporativos privados ou comerciais.

C

Os códigos de classificação devem ser aplicados de forma fixa e imutável, sem possibilidade de revisão, uma vez que as funções da organização não mudam com o tempo.

D

Os códigos de classificação devem ser simples e flexíveis, permitindo a fácil alteração, caso a organização altere suas funções ou adote novos documentos ou sistemas.

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Q3097505

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: Câmara de Ouro Preto do Oeste - RO Prova: IBADE - 2024 - Câmara de Ouro Preto do Oeste - RO - Agente Administrativo |

Q3097505 Arquivologia

A correta classificação de documentos e correspondências é fundamental para a organização e eficiência administrativa. Qual das alternativas abaixo descreve adequadamente um critério de classificação de documentos?

A

Classificação apenas por data de recebimento.

B

Classificação com base na cor dos documentos.

C

Classificação apenas por ordem alfabética.

D

Classificação baseada na urgência e relevância dos documentos.

E

Classificação aleatória, sem critérios definidos.

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Q3096580

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Ouvidor |

Q3096580 Arquivologia

Qual é a função do livro de protocolo no processo de expedição de correspondência?

A

Organizar a entrega dos documentos para o setor de arquivamento.

B

Controlar a distribuição interna de documentos.

C

Registar a autenticação da entrega de documentos ou evidenciar fatos ou decisões.

D

Realizar o controle de recebimento de documentos.

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Q3096579

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Ouvidor |

Q3096579 Arquivologia

O protocolo é um processo essencial para garantir a segurança e o controle da movimentação dos documentos dentro de uma instituição, assegurando que nenhum documento se perca. Sobre o assunto, julgue as seguintes afirmações como verdadeiras (V) ou falsas (F):

(__) O protocolo não faz distinção entre documentos oficiais e particulares, tratando ambos da mesma maneira.
(__) O protocolo executa atividades como o recebimento, registro, autuação e movimentação dos documentos dentro da instituição.
(__) A expedição e a distribuição dos documentos são a mesma coisa, ambas se referindo à entrega de documentos dentro da instituição.

Assinale a alternativa cuja respectiva ordem de julgamento está correta:

A

F − F − V.

B

V − F − F.

C

F − F − F.

D

F − V − F.

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Q3096566

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Ouvidor |

Q3096566 Arquivologia

A classificação e o registro dos documentos recebidos pelo protocolo são fundamentais para a organização e recuperação eficaz das informações na instituição. Assim, avalie as proposições:

I. Os documentos de natureza sigilosa e particular devem ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem passar por análise.
II. O controle da tramitação dos documentos pode ser feito tanto por cadernos de protocolo quanto por sistemas eletrônicos, oferecendo maior segurança e agilidade.
III. Após o registro, os documentos não precisam ser numerados, sendo simplesmente armazenados em ordem alfabética.

Assinale a alternativa correta:

A

Apenas as proposições I e II estão corretas.

B

Apenas a proposição III está correta.

C

Apenas as proposições II e III estão corretas.

D

Apenas a proposição II está correta.

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Q3096556

Ano: 2024 Banca: IGEDUC Órgão: Câmara de São José do Belmonte - PE Prova: IGEDUC - 2024 - Câmara de São José do Belmonte - PE - Ouvidor |

Q3096556 Arquivologia

Qual é a etapa do processo de expedição de correspondência que envolve o envio de documentos aos destinatários, por meio dos Correios, malotes ou entrega pessoal?

A

Expedição.

B

Recebimento.

C

Classificação.

D

Registro.

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Q3095082

Ano: 2024 Banca: FUNDATEC Órgão: IF-AP Prova: FUNDATEC - 2024 - IF-AP - Assistente em Administração |

Q3095082 Arquivologia

Marilena Leite Paes, em sua obra "Arquivo: Teoria e Prática" (2008), destaca a importância da gestão documental para a organização e preservação dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. A autora classifica o ciclo de vida dos documentos em três fases: corrente, intermediária e permanente. Com base nessa classificação, assinale a alternativa que corretamente descreve a fase intermediária do ciclo de vida dos documentos.

A

Refere-se à fase em que os documentos são de uso frequente e necessário para as atividades administrativas diárias da organização.

B

Refere-se à fase em que os documentos perderam completamente seu valor de uso e são descartados, sem a necessidade de qualquer avaliação.

C

É a fase em que os documentos são armazenados permanentemente, pois têm valor histórico ou cultural, sendo preservados indefinidamente.

D

Refere-se ao armazenamento digital de documentos após o descarte dos documentos físicos.

E

Trata-se da fase em que os documentos têm uso eventual, mas ainda têm valor administrativo, legal ou fiscal e aguardam a decisão sobre sua destinação final.

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Q3093202

Ano: 2024 Banca: IV - UFG Órgão: Prefeitura de Carmo do Rio Verde - GO Prova: IV - UFG - 2024 - Prefeitura de Carmo do Rio Verde - GO - Assistente Administrativo |

Q3093202 Arquivologia

Para otimizar a gestão dos documentos na Prefeitura de Carmo do Rio Verde e torná-la mais eficiente, a equipe identificou a importância de organizar os registros de acordo com a sequência temporal para facilitar a identificação e recuperação. Qual técnica de arquivamento deve ser utilizada para alcançar essa organização?

A

Arquivamento por ordem alfabética.

B

Arquivamento por localização física.

C

Arquivamento por assunto.

D

Arquivamento cronológico.

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Q3093156

Ano: 2024 Banca: IV - UFG Órgão: Prefeitura de Padre Bernardo - GO Prova: IV - UFG - 2024 - Prefeitura de Padre Bernardo - GO - Agente Administrativo |

Q3093156 Arquivologia

Leia o texto a seguir.

A atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo se realiza pela análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção da categoria de assuntos, e esta inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Acervo Nacional de 2019. [Adaptado].

A atividade à qual o texto se refere é a

A

produção.

B

destinação.

C

avaliação.

D

classificação.

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Q3092079

Ano: 2024 Banca: CESPE / CEBRASPE Órgão: TC-DF Prova: CESPE / CEBRASPE - 2024 - TC-DF - Auditor de Controle Externo - Área Especializada - Especialidade: Arquivologia |

Q3092079 Arquivologia

No que concerne à indexação de documentos, julgue o item subsequente.

Define-se indexação como o processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

Certo

Errado

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Questões de Concurso Sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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