Questões de Concurso Sobre organização de arquivos / métodos de arquivamento em arquivologia

Um aluno do quinto período do curso de arquivologia chega mais cedo à aula e encontra, no quadro de giz, resquício da aula anterior com o seguinte esquema:

O aluno imediatamente identifica que essa estrutura corresponde ao método

Analise os nomes a seguir.

1. Robson Santos LTDA.

2. Maria Nélida González de Gómez.

3. Luciano Santa Cruz.

4. Fernanda Monte Verde.

5. José Vieira Ribeiro Filho.

De acordo com as regras arquivísticas, assinale a opção que indica a sequência numérica correta para a ordenação dos nomes acima.

Um tipo de arquivamento alternativo ao alfabético é o numérico simples. Em relação método numérico simples, assinale a V para a afirmativa e F para a falsa.

( ) Todos os documentos que entram para o arquivo são numerados em ordem crescente por ordem de chegada.

( ) É um método indireto que exige a consulta a um arquivo de fichas ou um índice para se localizar o número correspondente ao assunto em questão.

( ) Uma de suas vantagens é que facilita a localização e o manuseio de documentos, principalmente nas grandes empresas.

As afirmativas são, respectivamente,

Usando o método alfabético nominal usual, serão criadas pastas em nome de Francisco Duarte Diniz e de Maria Cláudia Gusmão Monte Alto.

Elas serão arquivadas, respectivamente, como

Correlacione as colunas, tomando por base as definições dos métodos de arquivamento:

1. Alfabético nominal

2. Alfabético Geográfico

3. Alfabético Específico

4. Numérico Simples

5. Variadex

( ) Assuntos dos documentos.

( ) Numerados conforme a sua chegada.

( ) Cidades ou Estados.

( ) Dá cores a um tipo de letra, facilitando sua localização.

( ) Nomes de pessoas ou empresas

A sequência correta de cima para baixo é:

O Método do Sistema Alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo. Sobre o Método Alfabético, analise as afirmativas:

I. Também conhecido pelo nome de método numérico, dispõe em sequência numérica crescente, todas as pastas e documentos de um arquivo.

II. O índice é indispensável, pois, com o crescimento do arquivo, tornase impossível localizar todos os documentos.

III. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários estados, cidades e países, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e de mercadorias.

IV. Este método é o mais simples de todos e é muito utilizado. Tem como elemento principal o nome constante do documento ou material que será registrado.

Está (ão) correta(s):

O método numérico dígito-terminal de arquivamento tem como elemento principal de identificação o número. Os documentos são numerados sequencialmente, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. Se considerarmos o número 193228 teremos:

Segundo Mazulo e Liendo (2010), dentre os métodos de arquivamento existentes, o mais utilizado é o alfabético nominal, que consiste em abrir pastas com o nome correspondente ou o nome da empresa. Nesse sentido, com base nessas autoras, assinale a alternativa correta para o ordenamento alfabético, em um arquivo de correspondências em pastas, para os seguintes nomes:

• Suzana Castelo Dourado.

• Manoel Santo Expedito.

• José Francisco Gomes Júnior.

No arquivamento de nomes devemos observar pequenas regras, conhecidas como regras de alfabetação. Assim assinale a alternativa em que a regra esteja INCORRETA

Na escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos ao serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Assim quando ao número do documento vier associado à data, o método é o:

É muito importante organizar o arquivamento de documentos para facilitar o acesso do usuário. Assim, com um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão público deverá decidir sobre o método de arquivamento a ser usado: alfabético; numérico; alfanumérico. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Marque o dado que não faz parte do método alfabético.

Arquivo é a designação de um conjunto de documentos acumulados e conservados por pessoas ou instituições para fins de prova ou informação. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Para organizar um arquivo priorizando “nomes” deve-se seguir:

No arquivamento de nomes, de acordo com as regras de ordenação alfabética de documentos de arquivo, pode-se afirmar que:

De acordo com as regras de alfabetação, utilizadas em índices onomásticos,

Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

COMUNICAÇÕES

Correios

Internet

Rádio

Telex

MATERIAL

Aquisição

Baixa

ORÇAMENTO

Despesa

Receita

PESSOAL

Admissão

Dispensa

Férias

Gratificações

Licenças

Trata-se do método

A implantação de programas para transferência e recolhimento sistemáticos de documentos supõe, como ferramenta prévia, a elaboração de

Relacione os sistemas de equipamento usados para arquivamento às respectivas definições.

1. Sistema horizontal.

2. Sistema vertical.

3. Sistema rotativo.

( ) Muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informações rápidas.

( ) Nesse sistema, os documentos permanecem no interior do móvel arquivador. Possui dois tipos: frontal e lateral.

( ) Os documentos ficam uns sobre os outros dentro do móvel arquivador. É um sistema antigo, mas que ainda é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram e colocam os documentos em pacotes. As mapotecas pertencem a esse sistema.

A sequência está correta em

“Um dos métodos mais difíceis de arquivamento, já que se propõe a organizar as pastas por assunto. A grande dificuldade consiste em escolher a melhor palavra para definir o assunto.” A definição anterior se refere a qual método de arquivamento?

A ordenação de documentação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo documental em questão), os elementos informativos mais comumente tomados como referência para a ordenação são:

I - Número do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor)

II - Data

III - Local de procedência

IV - Nome do emissor ou do destinatário

V - Objeto ou tema específico do documento Estão corretos:

Observe os itens:

I 84.212

II 36-25-50

III 101/2012

Os exemplos acima são usados, respectivamente, nos seguintes métodos numéricos de arquivamento: