Questões de Concurso
Sobre organização de arquivos / métodos de arquivamento em arquivologia
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Um conjunto documental de uma empresa é acumulado por meio da sua atividade prática, administrativa, jurídica, entre outras.
O arquivista representa o contexto de produção e a organicidade entre o arquivo e o seu produtor, por meio da seguinte função:
A descrição dos conjuntos documentais deve ser realizada com relação à sua substância e estrutura.
Considerando-se a substância, indicam-se unidade de organização, funções, atividades, operações e
A descrição de documentos é o processo de
Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, do gerenciamento da informação, da gestão de documentos e do diagnóstico, julgue o item.
O metro cúbico é a medida principal de
quantificação dos documentos em suporte papel.
I. Armários de Aço: são móveis com portas, usados para a guarda de classificadores A/Z, volumes encadernados ou documentação sigilosa. II. Arquivo Frontal: é um armário de aço, no qual os documentos são dispostos uns atrás dos outros, com a frente voltada para quem os consulta. III. Arquivo de Fichas: são pequenas caixas de madeira, aço ou acrílico, onde são colocadas em ordem todas as fichas de um determinado item. IV. Arquivo por Pastas Suspensas: Este método é muito utilizado, serve para arquivamento em armário de aço frontal. V. Arquivo por Pasta Sanfonada: é a pasta com divisões internas de cartolina e dotada de vincos na parte inferior, comportando grande número de documentos, sem se deformarem.
( 1 ) Gestão documental. ( 2 ) Documento de arquivo. ( 3 ) Função do arquivo. ( 4 ) Documento público. ( 5 ) Correspondência.
( ) Conservar, preservar e disponibilizar as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. O acervo arquivístico é constituído por documentos produzidos organicamente e em qualquer formato no âmbito deste Instituto. ( ) É toda espécie de comunicação escrita que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. A correspondência classifica-se em oficial e particular, interna e externa, recebida e expedida ( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos visando a sua eliminação ou sua guarda permanente. ( ) São todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. São também documentos públicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos. ( ) É o documento que, independentemente da natureza ou do suporte, é produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituindo elemento de prova ou de informação.
Observe abaixo um esquema de método de arquivamento:
1 COMUNICAÇÃO
1-1 Internet
1-2 Telefonia
2 FINANCEIRO
2-1 Contas a pagar
2-2 Contas a receber
3 PESSOAL
3-1 Admissão de funcionários
3-2 Demissão de funcionários
3-3 Férias
3-4 Salário
Podemos afirmar que se trata do método:
Os diversos métodos de arquivamento que, através dos anos, foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais. Assim, o método em que o documento classificado recebe um número, conforme a ordem de chegada e é transcrito em uma guia que, colocada na pasta, ocupará lugar correspondente no arquivo, denomina-se:
A salva-guarda de documentos é uma atividade de extrema importância para as organizações e requer do secretário conhecimentos acerca da classificação dos arquivos quanto ao estágio de evolução, bem como os métodos de arquivamento.
Com relação à gestão de documentos, relacione a coluna da esquerda com a da direita.
(I) Método Alfabético.
(II) Arquivo Permanente.
(III) Arquivo Intermediário.
(IV) Arquivo Corrente.
(A) Abriga os documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo.
(B) Dispõe dos documentos que apresentam interesse e são objetos de consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados. São os arquivos temporários.
(C) Trata dos documentos que circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta.
(D) Permite consulta direta, sem necessidade de recorrer a um índice.
Assinale a alternativa que contém a associação correta.
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