Questões de Arquivologia - Procedimentos Administrativos para Concurso

O processo administrativo nasce com a instauração, vive durante toda a instrução, defesa, relatório, decisão e recursos e morre quando já cumpriu sua finalidade. Assim, cumprida esta, o processo administrativo só tem valor como prova, ou como dado histórico do fato determinante de sua instauração. Todas as razões que levaram à sua instauração, nessa altura, já produziram seus efeitos. A infração foi apurada, e seu autor, punido; a proposta mais vantajosa foi escolhida, e o contrato foi celebrado com o seu autor; o pedido do administrado foi atendido; a solicitação do contribuinte foi indeferida; a padronização de certo bem foi oficializada; os servidores aprovados em concurso foram nomeados; a disciplina que se fazia necessária está consignada em lei. Nada mais justifica sua tramitação pelos órgãos públicos ou a sua permanência em determinado setor da Administração Pública. Em sendo assim, o processo administrativo deve ser arquivado, isto é, guardado em local especialmente destinado a esse fim e comumente denominado arquivo morto. Diante do exposto, assinale a alternativa incorreta quanto os critérios do “arquivo morto”. 

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o termo apensação significa:

A ata é um documento que registra todas as ideias, decisões e discussões debatidas por um coletivo de pessoas, seja durante um congresso, conferência, assembleia ou outro tipo de reunião. Na organização da ata de uma associação, a estrutura a ser seguida deve contemplar os seguintes aspectos:

I. o uso de abreviaturas, parágrafos, elogios e adjetivos ao presidente da associação, sempre que necessário.

II. o registro da ausência do presidente de forma correta e por extenso.

III. a abertura do termo de início de reunião, com data, local, nome do presidente da associação e o de quem está escrevendo.

IV. a assinatura do responsável, acompanhada por nome completo, cargo e nome da associação.

É CORRETO o que se afirma em:

Os documentos oficiais geralmente são enviados entre órgãos públicos, sendo que muitas vezes é necessário direcioná-los a uma autoridade específica. Desse modo, é importante ter o conhecimento sobre como se dirigir a pessoas ocupantes de determinados cargos. Quais os três momentos onde se faz necessário a utilização dos pronomes de tratamento nos documentos oficiais:  

Declaração que tem por objetivo comprovar ato ou registro de processo, livro ou documento existente em repartições públicas. Quando autenticadas, têm o mesmo valor do documento original.

Por meio dessa ferramenta, dirigentes de órgãos e entidades da Administração Direta, Indireta e Fundacional declaram um fato ou uma situação com base na lei. 

Relato fiel de fatos ocorridos e decisões tomadas durante reuniões e assembleias, segundo pauta previamente estabelecida, garantindo a posterior execução dos acordos ali tratados. É geralmente registrada em livro próprio e, ao final da reunião, costuma ser assinada pelos participantes.

Assinale a alternativa cujos termos preenchem CORRETAMENTE as lacunas sobre as seguintes definições:

√  ___________ é o instrumento, que determina os princípios institucionais de uma coletividade, entidade pública ou privada.

√  ____________ é o instrumento, pelo qual autoridades expedem atos de sua competência, tais como instrução de serviço e nomeação de pessoas.

√  ___________ é o instrumento, pelo qual autarquias, órgãos colegiados ou grupos representativos emanam atos de sua competência. 

As correspondências oficiais, quanto à natureza do assunto, são classificadas em: 

O termo "Autuação" é aquele que caracteriza:

Sobre correspondências oficiais, a figura acima é um modelo de:

Documento redigido para dar sequência a algum assunto que foi encaminhado para apreciação da autoridade. Pode comunicar uma decisão, ordem ou recomendar o prosseguimento de um processo. Sobre correspondências oficiais, o texto acima se refere a:

A correspondência é o conjunto de normas das comunicações escritas entre pessoas ou entidades, e pode ser de três tipos. Dentre eles, qual é o tipo que pode ser social, respeitosa, íntima ou familiar?

Assinale a alternativa que indica corretamente a comunicação escrita, dirigida a um receptor externo à organização, que as autoridades fazem entre si em caráter oficial.

Sobre o encerramento de correspondências oficiais, é correto afirmar:

Analise o texto abaixo:
A capacidade de ........................ é importante para garantir a apresentação de uma mensagem de forma clara, objetiva e sem adjetivação desnecessária.


Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do texto.

Atualmente o e-mail é muito utilizado para a comunicação, não só no âmbito privado, mas também na administração pública. Tendo como base a utilização do e-mail nos órgãos públicos, assinale a opção INCORRETA:

Os documentos oficiais podem ser identificados de acordo com algumas possíveis variações, julgue os itens a seguir e assinale a alternativa que apresenta qual(is) está(ão) CORRETO(S):
I. Quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. A sigla no título será apenas do órgão remetente.
II. Quando mais de um órgão envia, de modo conjunto, o mesmo expediente para um único órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes constarão no título.
III. Quando mais de um órgão envia, de modo conjunto, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes constarão no título.
IV. Nos expedientes circulares, por existir mais de um receptor, o órgão remetente poderá inserir no rodapé as siglas ou nomes dos órgãos que receberão o expediente.

Em relação às operações e ações no processo de gestão de documentos e arquivo, relacione as colunas 1 e 2 abaixo.

Coluna 1 Operação/ação

1. Arranjo

2. Apensação

3. Descrição

4. Suporte

5. Tramitação

Coluna 2 Definição

( ) Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.

( ) Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se de diferentes métodos.

( ) Material sobre o qual são registradas as informações.

( ) Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.