Questões de Concurso Comentadas para ibram-df

Visando garantir a preservação, recomenda-se que todos os documentos públicos sejam produzidos em papéis alcalinos e em formatos padronizados, de acordo com as normas vigentes.

As recomendações da câmara técnica de conservação de documentos do CONARQ, para assegurar a preservação dos diferentes documentos durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinação, determinam que devem ser adotadas medidas de conservação já nas fases de produção e tramitação dos documentos, estendendo-se os procedimentos específicos aos processos de organização documental e acesso.

O resultado da avaliação é um instrumento conhecido como tabela de temporalidade. Segundo o CONARQ, é indispensável que a estrutura da tabela contenha um campo para o assunto, onde devem aparecer os conjuntos documentais relativos a um mesmo tema, um campo para registrar os prazos de guarda em cada fase do ciclo vital e um campo para palavras-chave, que permite agilizar a localização dos elementos na tabela.

Segundo o CONARQ, a comissão de avaliação deve ser composta de um arquivista, para orientar quanto aos princípios da arquivologia; um bibliotecário, para realizar a identificação do assunto principal e dos assuntos secundários contidos nos documentos; e um advogado, para determinar a vigência jurídica dos referidos documentos.

O processo de avaliação considera os valores atribuídos ao documento, de acordo com os assuntos nele contidos. O valor primário refere-se aos documentos dotados de capacidade probatória com relação à existência e ao funcionamento da instituição, que são os de teor estritamente jurídico ou fiscal. O valor secundário refere-se aos documentos de conteúdo informativo, portanto, sem valor jurídico, que interessam apenas para fins culturais, como o estudo histórico ou a pesquisa científica.