Questões de Concurso Comentadas para secretário

As instituições públicas ou privadas apresentam normalmente uma estrutura formal de seu nível hierárquico. Essa representação gráfica é específica, a qual nomeamos de

Arquivo é o conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmados e conservados sob custódia de uma entidade pública ou privada. Para considerar em arquivamento, numerar ou mesmo nomear em pastas, facilitar sua localização e manter sua organização, utiliza(m)-se:

Carlos é secretário acadêmico em uma universidade e está reavaliando os processos internos da secretaria para aumentar a eficiência e melhorar o atendimento aos alunos e professores. A universidade está passando por uma transformação digital, que inclui a implementação de novas tecnologias para gestão de documentos e comunicação. Carlos precisa garantir que as operações sejam não apenas eficientes, mas também seguras e em conformidade com as regulamentações de privacidade de dados. Qual das seguintes ações é a mais importante para Carlos implementar, com sucesso, a transformação digital na secretaria acadêmica, garantindo a eficiência e a conformidade das operações? 

Analise as afirmativas a seguir sobre a função estratégica do secretário acadêmico.


(__) A função estratégica do secretário acadêmico inclui a gestão eficaz das comunicações entre a administração da instituição e o corpo discente.

(__) Um secretário acadêmico raramente está envolvido na formulação de políticas acadêmicas, sendo essa responsabilidade principalmente dos gestores e do corpo docente.

(__) É essencial que o secretário acadêmico possua uma compreensão profunda dos regulamentos educacionais vigentes para garantir a conformidade institucional.

(__) A função do secretário acadêmico é limitada ao gerenciamento administrativo, sem influência sobre as decisões estratégicas da instituição.

(__) O secretário acadêmico deve desempenhar um papel ativo na revisão e implementação de novos programas educacionais para responder às tendências de mercado e necessidades dos estudantes.


A sequência correta é: 

Renato, secretário acadêmico de um colégio técnico, está em processo de revisão e atualização do calendário escolar, regimento escolar e proposta pedagógica para alinhar com as últimas mudanças legislativas em educação técnica. O objetivo é adaptar o currículo técnico às demandas do mercado de trabalho local e garantir a conformidade com as novas diretrizes federais de educação. Para assegurar que as alterações no calendário escolar, no regimento escolar e na proposta pedagógica estejam em conformidade com as novas diretrizes e respondam às necessidades dos alunos e do mercado de trabalho local, qual deve ser a ação prioritária de Renato?

Márcia é secretária acadêmica em uma escola de ensino fundamental e médio que está passando por um processo de revisão de seu calendário escolar, regimento escolar e proposta pedagógica. Com a introdução de novas diretrizes educacionais nacionais, Márcia precisa garantir que esses três elementos estejam alinhados para atender tanto às necessidades da comunidade escolar quanto aos requisitos legais. Qual ação Márcia deve priorizar para garantir que o calendário escolar, o regimento escolar e a proposta pedagógica da escola estejam efetivamente integrados e alinhados com as novas diretrizes educacionais?

Lucas, secretário acadêmico em uma escola de ensino médio, está revisando os processos de avaliação escolar e estudos de recuperação. A escola busca melhorar esses processos para otimizar o desempenho dos estudantes e garantir uma abordagem justa e eficaz. Lucas precisa assegurar que as políticas de avaliação e os programas de recuperação estejam alinhados com as necessidades dos alunos e com as diretrizes educacionais atuais. Nesse sentido, complete corretamente as lacunas a seguir:


Na escola onde Lucas trabalha, o sistema de avaliação deve ser __________ (1) e os programas de estudos de recuperação devem ser oferecidos __________ (2) para garantir que todos os alunos tenham a oportunidade de melhorar suas competências antes do término do ano letivo.

Patrícia, secretária acadêmica de uma universidade, está revisando os procedimentos relacionados à matrícula, transferência, aproveitamento de estudos, equivalência de estudos e adaptação curricular. A universidade pretende adotar políticas mais flexíveis para facilitar a mobilidade estudantil e reconhecimento de competências adquiridas fora do ambiente universitário, como parte de uma iniciativa para internacionalização e inclusão educacional. Qual dos seguintes procedimentos Patrícia deve priorizar para melhor atender às novas políticas de flexibilidade acadêmica e reconhecimento de estudos externos?

Roberta é secretária acadêmica em uma escola de ensino médio que está passando por uma auditoria interna para avaliar a eficácia de suas práticas de documentação, expedição e arquivamento. Ela está especialmente focada em aprimorar o sistema para garantir conformidade, eficiência e acessibilidade. A escola lida com uma grande quantidade de documentos tanto de alunos quanto de professores, o que exige uma abordagem meticulosa para manter tudo organizado e facilmente acessível. Qual das seguintes práticas Roberta deveria priorizar para melhorar significativamente a organização e o funcionamento da secretaria da escola no que diz respeito à documentação?

A organização da atualização dos procedimentos de arquivamento da instituição inclui a preparação de materiais acadêmicos, administrativos e artísticos para serem arquivados. Levando em consideração que a complexidade dos materiais pode variar desde documentos textuais até obras artísticas, analise as afirmativas a seguir sobre as melhores práticas de preservação.


I – Todos os documentos devem ser digitalizados antes do arquivamento físico para garantir uma cópia de segurança.

II – Materiais contendo informações confidenciais devem ter suas cópias físicas destruídas após a digitalização.

III – Documentos que contêm clipes metálicos ou grampos devem ser desamassados e os metais removidos antes do arquivamento.

IV – Obras artísticas como esboços e pinturas devem ser arquivadas sem qualquer tratamento especial para preservar sua autenticidade.

V – É necessário realizar um inventário detalhado do conteúdo de cada arquivo, incluindo a data de arquivamento e uma breve descrição.


Estão corretas as afirmativas:

Carla, secretária acadêmica de um instituto tecnológico, está revisando e atualizando os métodos de arquivamento para aprimorar o acesso e a organização dos documentos acadêmicos. Com uma vasta quantidade de registros que incluem documentos de pesquisa, registros de alunos e correspondências administrativas, é fundamental que Carla escolha o método de arquivamento mais eficiente que facilite a recuperação rápida e a longo prazo de documentos. Considerando a diversidade e o volume dos documentos no instituto de Carla, qual método de arquivamento ela deveria implementar para maximizar a eficiência na recuperação de documentos? 

Luiz, secretário acadêmico de uma universidade, está implementando um novo sistema de gestão de arquivos para melhorar a eficiência e a segurança dos documentos acadêmicos. A universidade possui um volume significativo de registros físicos e digitais que precisam ser adequadamente gerenciados para facilitar o acesso, a recuperação e a preservação dos documentos. Qual das seguintes ações é mais crucial para Luiz implementar, com sucesso, um sistema de gestão de arquivos que atenda às necessidades operacionais e regulamentares da universidade?

A correta classificação de documentos é essencial para o manejo eficiente da informação e para atender às normativas de auditoria e compliance. Sendo assim, relacione as categorias de documentos listadas na Coluna A com as descrições correspondentes na Coluna B.


Coluna A:

1 – Documentos Correntes. 2 – Documentos Intermediários. 3 – Documentos Permanentes.


Coluna B:

(__) São aqueles que, tendo cumprido sua vigência e relevância para os processos imediatos, não são mais frequentemente utilizados, mas que ainda não podem ser descartados devido a requisitos legais.

(__) Refere-se aos documentos que possuem valor histórico, cultural ou científico, e que devem ser preservados indefinidamente.

(__) Constituem os documentos em uso constante e que são necessários para a condução das atividades rotineiras e processos operacionais da instituição.


A sequência correta é: 

Fernanda, secretária acadêmica de uma instituição de ensino superior, está implementando um sistema de gestão documental para melhor organizar e preservar os registros acadêmicos. Ela se baseia na teoria das três idades ou ciclo vital dos documentos para estruturar o sistema de arquivamento, garantindo que os documentos sejam acessíveis, conservados ou descartados conforme a necessidade e relevância. Com base na teoria das três idades dos documentos, como Fernanda deve categorizar os seguintes tipos de documentos: registros de matrícula ativa de alunos, documentos de planejamento estratégico da universidade e transcrições de alunos que se formaram há 10 anos?

Ana, a secretária acadêmica de uma instituição de ensino superior, está revisando o protocolo de comunicação da universidade para assegurar que os comunicados sejam eficazes e alcancem todos os membros da comunidade acadêmica. A universidade enfrentou desafios no passado com a dispersão ineficaz de informações importantes, resultando em confusões e reclamações. O objetivo de Ana é melhorar a clareza, o alcance e a prontidão dos comunicados institucionais. Qual das seguintes estratégias Ana deveria priorizar para maximizar a eficácia dos comunicados na universidade? 

Paulo é o secretário acadêmico de uma universidade pública que está revisando o sistema de gerenciamento de documentos para otimizar o acesso e a segurança das informações dos alunos, tanto ativos quanto egressos. O novo sistema deve atender às exigências legais de privacidade e acessibilidade, ao mesmo tempo em que facilita o processo de auditoria e acompanhamento acadêmico. Qual característica do sistema de gerenciamento de documentos é mais crucial para melhorar a eficiência e conformidade nas práticas de registro e arquivamento de documentos de alunos ativos e egressos na universidade de Paulo?

Avalie as seguintes afirmações sobre noções fundamentais para a secretaria acadêmica:


(__) A gestão de documentos é uma função exclusiva do setor de arquivologia da instituição, não envolvendo responsabilidades da secretaria acadêmica.

(__) A comunicação eficaz dentro de uma secretaria acadêmica inclui habilidades interpessoais, além da capacidade de redigir documentos oficiais e correspondências.

(__) A conformidade com normas educacionais e legislações é uma responsabilidade que pertence primariamente à direção da instituição e não ao secretário acadêmico.

(__) Uma parte essencial do trabalho do secretário acadêmico é facilitar a coordenação entre diferentes departamentos e garantir a fluidez na troca de informações.

(__) A inovação tecnológica na secretaria acadêmica deve focar exclusivamente na segurança dos dados, sem a necessidade de melhorar a eficiência operacional.


A sequência correta é:

Luciana é secretária acadêmica em uma universidade federal e foi recentemente promovida devido à sua capacidade de gerenciar eficazmente múltiplas funções. Com a expansão da universidade, Luciana enfrenta agora o desafio de otimizar a comunicação entre os departamentos acadêmicos e administrativos, além de gerenciar uma equipe de assistentes e coordenar a implementação de políticas educacionais. O reitor da universidade enfatiza a importância de Luciana atuar não só como uma facilitadora administrativa, mas também como uma liderança estratégica dentro da instituição. Qual das seguintes habilidades é mais essencial para Luciana desempenhar efetivamente seu papel multifuncional na universidade, de acordo com as expectativas do reitor?

Carlos, secretário acadêmico de uma faculdade privada, enfrenta o desafio de alinhar as operações da secretaria com as metas estratégicas da gestão educacional da instituição. A faculdade está passando por um processo de transformação cujos objetivos são: melhorar a experiência educacional, aumentar a eficiência operacional e adotar práticas sustentáveis. Carlos tem um papel importante na facilitação desse processo, servindo como ponte entre a administração, o corpo docente e os estudantes. Qual das seguintes ações de Carlos, como secretário acadêmico, contribuiria de maneira mais eficaz para a articulação entre a gestão educacional e a secretaria, apoiando o processo de transformação da faculdade? 

Mariana, secretária acadêmica de uma universidade pública, enfrentou o desafio de integrar de maneira eficaz a informação acadêmica e as necessidades administrativas em um novo sistema de gestão universitária. O sistema é fundamental para as decisões estratégicas da universidade, incluindo a alocação de recursos e o desenvolvimento de políticas acadêmicas. Mariana deve garantir que o sistema não só atenda às necessidades atuais, mas também seja capaz de se adaptar às futuras mudanças na legislação educacional e nas tendências acadêmicas. Dado o cenário descrito, quais das seguintes ações seriam mais eficazes para Mariana garantir que o novo sistema de gestão universitária atenda aos requisitos estratégicos de longo prazo da universidade?