Questões de Arquivologia - Armazenamento e Acondicionamento para Concurso

Para os documentos serem guardados nas pastas, dossiês e móveis próprios é preciso organizá-los seguindo as rotinas correspondentes às operações de arquivo, sendo necessário, dentre outros procedimentos:

1- verificar a existência de documentos que tratam do mesmo assunto.

2- verificar a existência de cópias eliminando-as e, caso o original não exista, manter uma cópia.

3- arquivar os documentos nos locais devidos, de fácil acesso, identificando de maneira visível as caixas, gavetas e pastas.

São procedimentos corretos e necessários:

Associe os termos apresentados na primeira coluna  com os conceitos destacados na segunda coluna .

(1) Aditamento

(2) Classificação

(3) Dossiê

(4) Acondicionamento

( ) Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto, entre outros) que constitui uma unidade de arquivamento.

( ) Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e ao seu acesso.

( ) Informação que é acrescentada a um documento para alterá-lo, explicando ou corrigindo seu conteúdo.

A sequência correta é

O instrumento utilizado pelos arquivistas, definido por um esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido, é denominado

Tendo em vista as recomendações para construção de arquivos, considere as afirmativas a seguir.

I→ No que diz respeito à localização do edifício sobre o terreno, deve-se observar a influência que o ambiente externo exercerá sobre o interno, ou seja, o projeto de construção deve considerar o posicionamento da construção em relação à incidência de luz solar, além da localização da vegetação nos arredores, que pode causar riscos de raios, térmitas, danos estruturais pelas raízes, queda de folhas, galhos e frutos e incidência de sombras, que poderão ocasionar acúmulo de umidade nas paredes.

II→ Os espaços projetados devem ser distribuídos pensando em suas funções: depósitos (inclusive para acervos especiais), áreas para o público e áreas de trabalho (gabinetes, recepção, seleção, higienização, restauração, entre outras).

III→ As construções espaçosas, com grandes vãos ou abertas são mais eficientes quanto à manutenção das condições ambientais e de segurança necessárias para a preservação do que espaços menores, fragmentados e compactos.

IV→ O projeto do edifício deverá levar em conta as condições e dimensões do terreno; os regulamentos e tradições locais; as condições climáticas; o fluxo de trabalho e de atendimento ao público; as características físicas e formatos dos documentos; o volume do acervo e a expectativa de crescimento.

Estão corretas

A Portaria nº 1224/2013 do Ministério da Educação institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.

Em relação a esse instrumento normativo, assinale a alternativa INCORRETA.

A autoria e a integridade de um documento podem ser reforçadas pela assinatura digital, já regulamentada no Brasil. Assim, documentos de arquivo que resultem das atividades realizadas pela entidade produtora devem ser compreendidos no contexto orgânico da produção para que sejam mantidas suas características e seus valores de:

Para Valentini (2007), o conjunto de documentos de um arquivo é a conceituação de:

A preocupação com conservação de acervos, e com a memória de uma forma geral, é ainda incipiente em nosso país, dependendo muitas vezes da dedicação isolada de profissionais e instituições. Iniciativas desse tipo devem servir como estímulo não apenas às instituições responsáveis pela guarda da memória nacional, mas a todas as esferas de decisão, no sentido de se preocuparem com a preservação dos bens culturais, sejam eles móveis ou imóveis, entendendo-os como parte fundamental na estruturação da identidade nacional. (MAST, 1995). Algumas medidas que não são dispendiosas e podem ser tomadas diariamente nas instituições são o manuseio correto, o armazenamento e acondicionamento adequado dos documentos. Em relação aos métodos de armazenamento e acondicionamento adequados para materiais de arquivos, analise as afirmativas abaixo. 1. No caso de acervos em papel, apenas objetos do mesmo tamanho e categoria devem ser armazenados juntos. 2. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de fórmica também é recomendada. 3. Os documentos e os manuscritos devem ser desdobrados para a armazenagem, desde que isto possa ser feito sem rachar, quebrar, ou danificá-los. Não estando quebradiços ou frá­geis, os materiais de grande formato podem ser enrolados quando a armazenagem em posição plana se fizer impossível. 4. Uma vez que os materiais tenham sido adequadamente acondicionados em pastas, invó­lucros ou envelopes, devem ser armazenados em posição vertical, em caixas com tampa articulada de qualidade arquivística. Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

“Um arquivo deve oferecer serviços e atividades para o público, possibilitar o trabalho técnico e administrativo e possuir áreas de depósito reservadas, com condições climáticas e de segurança especial.”

(Recomendações para a construção de arquivos. Rio de Janeiro, 2000. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicações_textos/ recomendaes_para_construo_de_arquivos.pdf.)

Referente aos depósitos de arquivo, assinale a alternativa INCORRETA.

A incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando passará a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento, é denominada

Para melhor funcionalidade e segurança das instalações dos arquivos municipais, recomenda-se que sejam destinadas áreas específicas

A guia divisória serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. O que indica se uma guia é primária, secundária subsidiária ou especial é a