Questões de Concurso
Comentadas sobre avaliação de documentos em arquivologia
Foram encontradas 1.381 questões
I. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um dos recursos fundamentais utilizados por uma instituição, a fim de garantir a eficiência na gestão de seu acervo documental.
II. Além de ter como principal vantagem a economia de tempo, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) proporciona o aumento da segurança dos documentos, minimiza perdas e facilita o acesso e o compartilhamento das informações.
III. A tabela de temporalidade é um instrumento auxiliar na gestão de documentos, que determina prazos e condições de guarda, de acordo com o que a legislação determina.
IV. A gestão de documentos é dividida em três fases básicas, a saber: produção de documentos; utilização de documentos; e, destinação de documentos.
Está correto o que se afirma em
1. Todos os documentos devem ser analisados antes de serem arquivados. 2. Todos os documentos arquivados devem ser descartados a cada 6 meses com o intuito de evitar a acumulação de documentos e custos desnecessários. 3. É dever do poder público proteger os documentos de seus arquivos. 4. A Administração Pública permitirá consulta aos documentos públicos.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
Considerando as políticas públicas de arquivo, a legislação arquivística e as normas nacionais e internacionais de arquivo, julgue o item.
Um SIGAD deve prever a guarda dos documentos digitais
por todo o tempo estabelecido na tabela de
temporalidade e destinação final, preservando a
autenticidade, a integridade e o acesso, para os quais
são grandes ameaças a degradação do suporte e a
obsolescência tecnológica.
Considerando as políticas públicas de arquivo, a legislação arquivística e as normas nacionais e internacionais de arquivo, julgue o item.
Finalizadas todas as etapas do processo de digitalização,
independentemente de seu valor primário ou
secundário, os documentos originais em suporte papel
poderão ser imediatamente descartados.
Em relação aos conceitos e princípios arquivísticos e a assuntos correlatos, julgue o item.
Na prática arquivística, a descrição documental, cujo
principal produto é o plano de classificação de
documentos, é considerada uma tarefa típica dos
arquivos permanentes, nos quais a guarda dos
documentos se justifica por seu valor secundário, ou
seja, legal, fiscal e administrativo.
Em relação aos conceitos e princípios arquivísticos e a assuntos correlatos, julgue o item.
Todos os documentos de arquivo nascem com valor
secundário permanente; já o valor primário é transitório,
vigente enquanto os documentos estão na fase corrente
ou intermediária do ciclo vital.
Em relação aos conceitos e princípios arquivísticos e a assuntos correlatos, julgue o item.
A avaliação é um processo de análise dos documentos
de arquivo pelo qual são estabelecidos, com base em
suposições arbitrárias de valor, prazos de guarda e
destinação final para cada unidade de arquivamento.
( ) Deve ser realizada no momento da produção do documento. ( ) Consiste em definir valores e prazos de guarda dos documentos. ( ) Contribui para a racionalização dos arquivos e preservação do patrimônio documental. ( ) É um processo específico realizado pelo arquivista para identificar o valor dos documentos. ( ) Os valores imediatos se relacionam ao potencial de uso do documento como prova e fonte de informação.
A sequência está correta em
Considerando os conceitos, as práticas e as legislações arquivísticas, julgue o item.
O processo de avaliação documental visa determinar prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos, os quais são balizados pela atribuição dos valores primário (administrativo, fiscal e informativo) ou secundário (probatório e legal) aos documentos.
Leia o texto a seguir.
“Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos: o _____________________ e a _____________________. O _____________________ é um esquema que orienta a distribuição dos documentos arquivísticos, de forma lógica, coordenada e hierárquica, em classes e subclasses, grupos e subgrupos ou séries e subséries, segundo as funções e atividades a que estão relacionados. Esse instrumento é importante porque facilita a organização, o uso e a localização dos documentos. A _____________________ é um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos da instituição. [...] ela estipula os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou, se for o caso, a preservação em caráter permanente.”
Fonte: Fonte: PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (org.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal. 1. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa, 2017, p. 340.
Os instrumentos técnicos de gestão de documentos a que se referem os autores no texto acima são:
Leia o texto a seguir.
“Não há dúvida de que as práticas arquivísticas da classificação e avaliação fundamentam as atividades de gestão de documentos.”
Fonte: Fonte: INDOLFO, Ana Celeste. Avaliação de documentos de arquivo: atividade estratégica para a gestão de documentos. Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, n. 6, 2012, p. 22.
A respeito das práticas de classificação e avaliação no âmbito da gestão de documentos, é CORRETO afirmar:
Miguel e Helena são os novos arquivistas da ALMG. Na última sexta-feira, eles foram participar de uma ação de cooperação técnica interinstitucional em uma Câmara Municipal no interior de Minas Gerais e encontraram uma massa documental acumulada na seguinte situação:
- Falta espaço físico para a guarda dos documentos devido ao grande volume documental. A guarda dos documentos é feita, de forma amontada, no almoxarifado e na garagem do prédio.
- A transferência dos documentos para o local se dá, principalmente, por questões relacionadas com o espaço físico nos setores de origem e com o encerramento do ano em que os documentos foram produzidos ou recebidos.
- Não existe distinção entre os documentos arquivísticos provenientes da Câmara e os arquivos pessoais de 3 ex-presidentes da instituição, já falecidos, doados pelos familiares.
- Não existe distinção entre os documentos de guarda eventual, temporária e permanente.
- Não existe padronização na organização, porque os servidores não aprenderam a utilizar o instrumento. Quando organizados, os documentos estão por assuntos, por espécies documentais, por gênero ou por ato de recebimento ou expedição.
Considerando o texto acima e a terminologia arquivística, identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.
( ) É preciso aplicar o princípio da proveniência, separando os documentos provenientes da Câmara Municipal e os arquivos pessoais de cada expresidente.
( ) A Câmara Municipal tem 4 fundos, a saber: os documentos arquivísticos da Câmara Municipal compreendem um fundo fechado e os arquivos pessoais dos ex-presidentes compreendem 3 fundos abertos.
( ) É melhor manter os documentos organizados por assuntos, gêneros, espécies e ato de recebimento ou expedição e providenciar a microfilmagem, pois é preciso manter o respeito aos fundos e promover uma política de acesso.
( ) É preciso ensinar sobre a teoria das três idades para os servidores da Câmara Municipal, elaborar uma tabela de temporalidade e destinação de documentos para a instituição e diretrizes para a eliminação, a transferência e o recolhimento dos documentos
A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:
Leia o texto e observe as figuras a seguir.
Júlio César é arquivista e trabalha no arquivo central da ALMG, responsável pela custódia dos documentos nas fases intermediária e permanentes. No dia 03/02/2023, a Gerente-Geral da Escola do Legislativo encaminhou para o arquivo central os seguintes documentos:
- O planejamento pedagógico e as atas das reuniões preparatórias, originais, do curso Fundamentos do Processo Legislativo, oferecido para o público interno, na modalidade à distância, entre 23/1/2021 e 30/1/2021, acompanhados da listagem descritiva e do termo de recolhimento, devidamente preenchidos e assinados.
- O diário de classe, os formulários de avaliação das atividades dos alunos e da professora e a lista dos certificados de participação emitidos, originais, referente ao curso de Poder Legislativo na contemporaneidade - Turma 2, oferecido na modalidade presencial, para o público interno, entre 04/08/2020 a 08/09/2020, acompanhados, apenas, da listagem descritiva, devidamente preenchida e assinada.
- Acompanhados do termo de transferência, devidamente preenchido e assinado, documentos, originais, de contratação do professor do curso de Legislação Eleitoral, oferecido na modalidade presencial, para os servidores dos gabinetes, entre 12/12/2017 e 19/12/2017, com a seguinte despacho: “Arquive-se. Prestação de contas realizada em: 20/12/2018.”
- Acompanhados do termo de recolhimento e da listagem descritiva de documentos, preenchidos e assinados, a solicitação de transporte e hospedagem e os recibos de pagamento, originais, do professor do curso de curso de Políticas públicas e a distribuição de proposições em Plenário e em Comissões, oferecido na modalidade presencial, para o público interno, entre 07/01/2007 e 09/01/2007, com as seguintes anotações no bifólio: “Prestação de contas em: 10/12/2007. Aprovação das contas do Governador referente ao exercício de 2007 aprovada pela ALMG através da Resolução 5440, de 24/10/2013. Decisão final do TCE-MG: “Parecer pela extinção do processo, em 04/12/2014”.
Considerando o texto e as figuras acima, a terminologia arquivística e a Deliberação nº 2663/2017 da ALMG, analise os quatro procedimentos a seguir:
I. Júlio César deve efetuar o recolhimento do planejamento pedagógico e das atas das reuniões preparatórias do curso Fundamentos do Processo Legislativo ao arquivo intermediário, onde eles irão permanecer até 2028, quando, então, deverão ser transferidos ao arquivo permanente.
II. Quanto ao diário de classe, aos formulários de avaliação das atividades dos alunos e da professora e à lista dos certificados de participação emitidos, referentes ao curso de Poder Legislativo na contemporaneidade - Turma 2, Júlio César deve solicitar à Escola do Legislativo a elaboração do termo de transferência para, então, efetivar a transferência ao arquivo intermediário, onde eles irão permanecer até 2027, quando, então, poderão ser eliminados.
III. Em relação aos documentos de contratação do professor do curso de Legislação Eleitoral, Júlio César deve devolvê-los à Escola do Legislativo, pois o prazo de guarda na fase corrente será até dezembro de 2023.
IV. Quanto à solicitação de transporte e hospedagem e aos recibos de pagamento do professor do curso de Políticas públicas e à distribuição de proposições em Plenário e em Comissões, Júlio César deve explicar à Gerente-Geral da Escola do Legislativo que os prazos de guarda desses documentos, nas fases corrente e intermediária, expiraram; que a destinação final dos mesmos é a eliminação; e que a Secretária-Geral da Mesa deverá encaminhar uma comunicação formal ao Arquivo Público Mineiro contendo a manifestação do interesse em eliminar a documentação.
Está(ão) CORRETO(S):
Leia o texto a seguir.
“A investigação preliminar é o alicerce para a elaboração do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos. O órgão precisa investir tempo e pessoal nesta etapa para fornecer uma base sólida para as atividades subsequentes.”
Fonte: CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2. ed. rev. e atual. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro; n. 3), p. 35.
A respeito da investigação preliminar, também conhecida como diagnóstico, analise as afirmativas abaixo:
I. Um dos objetivos é identificar fatores que afetam as práticas de arquivamento.
II. Para ter um conhecimento profundo das atividades, da regulamentação e do contexto sociopolítico no qual a instituição opera, é preciso pesquisar para além das fronteiras da instituição.
III. Antes de começar, é importante verificar se o órgão participou recentemente de projetos que envolveram análise corporativa, como reengenharia de processos, planejamento estratégico e análise de riscos.
Estão CORRETAS as afirmativas:
Acerca da gestão da informação e de documentos, julgue o item subsecutivo
Quando os documentos de arquivo chegam à instituição, a
primeira ação deve ser tramitá-los para o setor destinatário
do assunto
I. São conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou ainda por pessoas. II. São divididos em duas categorias: públicos e privados. III. Têm como função classificar, organizar e preservar a documentação.
Está(ão) CORRETO(S):
A tabela de temporalidade é um instrumento essencial à gestão de documentos, pois define os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos na escola. Ao elaborar a tabela de temporalidade, é necessário inserir:
I. o ciclo de vida, divide os documentos em três idades.
II. a importância fiscal, administrativa e jurídica do documento.
III. a frequência de uso do documento, baixa, média ou alta.
IV. o período de armazenamento e destinação final dos documentos.
É CORRETO o que se afirma em:
Conheça nossos planos