Questões de Concurso Sobre classificação de documentos em arquivologia

Preencha, correta e respectivamente, as lacunas com os significados constantes das duas práticas arquivísticas aplicadas na gestão de documentos, a seguir apresentadas:

“A(O) _______ é a organização _______ do(dos) ______ de um(uns) _____, de acordo com um(uma) ______ É um procedimento que se realiza pela análise e identificação do dossiê ou do conteúdo dos documentos para, em seguida, se atribuir um código correspondente ao assunto identificado. Já a _______ é a organização _________ dos documentos visando à sua recuperação. É complementar à ________.” 

Em relação às rotinas correspondentes às operações de classificação, assinale a afirmativa correta.

A avaliação é uma função relevante no processo de classificação de documentos. A respeito dessa temática, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) Consiste basicamente na análise e identificação dos valores dos documentos para a definição de seus prazos de guarda e destinação. ( ) A análise é feita com base nos usos administrativos e na relação orgânica com os demais documentos a que pertence. ( ) A classificação e avaliação representam atividades significativas para o perfeito arquivamento dos documentos. ( ) Sem a classificação e avaliação, é impossível pensar na implantação efetiva de uma gestão documental integrada, com base na teoria das três idades.
Assinale a sequência correta.

Sobre a classificação, no contexto da Arquivologia, é incorreto afirmar que:

Leia atentamente as sentenças abaixo:
I. _______ é a sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. II. _______ é o elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção. III. _______ trata-se da disposição dos documentos de uma série, a partir de elemento convencionado para sua recuperação. IV. _______ é a passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente. V. _______ diz respeito à passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Os cinco termos que se enquadram nos espaços em branco das sentenças acima, em rigorosa ordem, são:

Os documentos de arquivo passam por fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida. Essas fases são estabelecidas de acordo com a vigência administrativa, a frequência de consulta e outros critérios determinados pela organização. Sendo assim, assinale a alternativa que apresenta todas as fases do ciclo de vida dos documentos.

O instrumento técnico de organização de documentos, elaborado a partir da análise das funções e das atividades da instituição que o gerou, é

Das atividades a seguir relacionadas, aquela que se apresenta necessária para a compreensão, bem como o estabelecimento do ciclo de vida dos documentos é a

Recomenda-se, de forma majoritária, que a classificação de documentos de arquivo seja baseada fundamentalmente

Os sistemas de informação das organizações não podem prescindir de instrumentos de busca para auxiliar a recuperação da informação. Nos arquivos correntes, estes instrumentos são os seguintes:

O ato de classificar e arquivar de maneira correta tornou-se ponto primordial no cuidado da documentação. Em relação à classificação de documentos, é CORRETO afirmar:

Ao atuar na gestão documental, quais são os instrumentos de gestão que podem ser utilizados?

Leia o texto abaixo. 

Hamilton é arquivista e trabalha no arquivo intermediário de uma Universidade Federal em Minas Gerais. Em dezembro de 2015, Hamilton recebeu no arquivo intermediário os seguintes documentos:  

- O projeto de pesquisa, original, proposto por um professor do Departamento de Sociologia e Antropologia, produzido em março de 2013, com o seguinte despacho: “O projeto foi executado entre 10/03/2013 e encerrado em 27/11/2015”.

- Uma pasta contendo os resultados e as avaliações parciais, originais, dos projetos de pesquisa do Departamento de Letras Vernáculas, referentes ao ano letivo de 2014, com a seguinte despacho: “Informações incluídas no relatório final”.

- As folhas de ponto, originais, dos bolsistas de iniciação científica de um projeto de pesquisa do Departamento de Fotografia, cinema e teatro, referentes ao ano letivo de 2010.

- As fichas de cadastramento de bolsistas de iniciação científica, do Núcleo de Apoio à Pesquisa (NAPq) do Instituto de Ciências Exatas, originais, produzidas no segundo semestre de 2015.

Considerando-se essas informações, a terminologia arquivística e o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) apresentado abaixo.

Analise os quatro procedimentos a seguir.

I. Hamilton deve efetuar a transferência do projeto de pesquisa do professor do Departamento de Sociologia e Antropologia ao arquivo intermediário, onde irá permanecer até novembro de 2018, quando, então, deverá ser recolhido ao arquivo permanente.

II. Hamilton deve devolver a pasta contendo os resultados e as avaliações parciais dos projetos de pesquisa do Departamento de Letras Vernáculas ao arquivo corrente da unidade, onde deverá permanecer até 2019, quando, então, deverá ser transferida ao arquivo intermediário.

III. Hamilton não deve efetuar a transferência das folhas de ponto dos bolsistas de iniciação científica do projeto de pesquisa do Departamento de Fotografia, cinema e teatro, pois elas devem ser mantidas no arquivo corrente da unidade até 2062, quando, então, poderão ser eliminadas.

IV. Hamilton não deve efetivar a transferência das fichas de cadastramento de bolsistas de iniciação científica do Núcleo de Apoio à Pesquisa (NAPq) do Instituto de Ciências Exatas, pois elas devem ser mantidas no arquivo corrente da unidade até o segundo semestre de 2020, quando poderão ser eliminadas.

Está(ão) CORRETO(S):

Antes do arquivamento dos documentos, eles são classificados. Considere as seguintes rotinas de classificação dos documentos, e assinale a alternativa que contém a resposta correta: I) Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo;

II) Anotar o código correspondente ao assunto de que trata o documento na última folha do documento;

III) Quando o documento possuir anexos, estes não necessitarão receber a anotação dos códigos correspondentes, apenas no documento principal;