A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de p...

A alternativa correta é: C - certo

A questão aborda a fase de utilização de documentos dentro da gestão de documentos. A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Vamos entender melhor cada fase e atividade mencionada:

Fase de Utilização de Documentos: Esta fase inclui todas as atividades relacionadas ao uso contínuo de documentos enquanto eles são necessários para a administração e operação da organização. Isso envolve:

• Atividades de protocolo: Registro e controle da entrada e saída de documentos.
• Expedição: Envio de documentos para outros setores ou entidades.
• Organização: Classificação e arranjo dos documentos de forma sistemática.
• Arquivamento: Guarda dos documentos em locais apropriados, tanto em fase corrente quanto intermediária.

A fase de utilização é crucial para garantir que os documentos estejam acessíveis e organizados, facilitando a recuperação das informações quando necessário.

Justificativa da Alternativa Correta

A alternativa C - certo está correta porque descreve precisamente as atividades que ocorrem na fase da gestão de documentos conhecida como fase de utilização de documentos. Nesta fase, os documentos ainda estão em uso ativo (corrente) ou são consultados com frequência moderada (intermediária), e as atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento são essenciais.

Alternativas Incorretas

Não há alternativas incorretas para justificar nesta questão específica, pois é um item de julgamento (certo/errado).

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CERTO

De acordo com Marilena Leite Paes, na obra Arquivo: Teoria e Prática:  “a fase de utilização de documentos inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.”

CORRETO, pois a gestão de documentos é utilizada quando está em fase corrente e intermediária !

Lei Federal 8.159- Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação); expedição; organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas).

A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros.

Resumindo, as fases da gestão de documentos são:
P rodução: refere-se à elaboração de documentos;
U tilização: abrange as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária;
A valiação: visa analisar os documentos para se estabelecer seu tempo de guarda;
D estinação: fase em que os arquivos serão eliminados ou receberão arquivamento permanente.
Obs: alguns autores unem as fases de avaliação e destinação em uma só. 

Pra mim está errado, pois a atividade de arquivamento faz parte da fase de DESTINAÇÃO e não na UTILIZAÇÃO.