Questões de Concurso
Comentadas sobre definições / fases da gestão de documentos em arquivologia
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Relacione as fases da gestão de documentos às atividades desenvolvidas em cada uma delas.
1. Produção
2. Utilização
3. Destinação
( ) Implantação de sistemas de recuperação da informação.
( ) Atividades de análise e fixação de prazos de guarda.
( ) Métodos de controle relacionados às atividades de protocolo.
( ) Utilização de processadores de palavras.
Assinale a opção que indica a relação correta, segundo a ordem apresentada.
Julgue o seguinte item, acerca da gestão de documentos.
A forma como os documentos são colocados nas unidades de
classificação é chamada de ordenação, que é dependente da
maneira como os usuários buscam os documentos.
I. de utilização constante para a administração.
II. pouco utilizados nos arquivos correntes.
III. aguarda a eliminação ou recolhimento.
IV. que são submetidos à tabela de temporalidade.
V. preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
É correto o que se afirma em:
I. A gestão de documentos é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.
II. A gestão de documentos se relaciona internamente com a área de conservação, pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação, que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação, o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos.
Assinale a alternativa correta.
Acerca de aspectos da arquivologia, julgue o item que se segue.
A gestão de documentos ocupa-se prioritariamente dos
arquivos permanentes, desenvolvendo instrumentos de
difusão para o público externo.
Os primeiros conceitos sobre gestão de documentos, segundo Holanda (2007), foram elaborados nos Estados Unidos, por volta dos anos de 1940, iniciando-se a partir de uma ótica nitidamente administrativa e econômica, do que arquivística, pois tratava-se de otimizar o funcionamento da administração. Com base nessa temática, analise as assertivas abaixo:
I. A gestão de documentos de arquivo é compreendida como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, catalogação, difusão e acesso de documentos arquivísticos, independente da natureza e o formato dos documentos.
II. Dentro da etimologia das palavras Records Management, no âmbito dos EUA, Inglaterra, Canadá e Austrália, o objeto da gestão documental, segundo observa Jardim (2013), destacam-se as atividades de produção, manutenção, uso e destinação de documentos.
III. A gestão de documentos de arquivos no Brasil passa a ser parte de uma política nacional de arquivos públicos e privados a partir da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, quando se torna um dever do Poder Público, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
IV. A gestão documental, tal como observa Rodrigues (2013), tem relação direta com o controle do ciclo de vida dos documentos, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e na segunda idade.
Quais estão corretas?
A respeito das noções de arquivologia, julgue o item.
A gestão documental, realizada somente em arquivo de
papel, está presente em todas as organizações.
Verifique os três exemplos de documentos a seguir:
• Diagnóstico estratégia nacional do Poder Judiciário;
• Controle de correspondências;
• Pedido de progressão funcional.
Quanto à destinação, esses documentos devem ser, respectivamente:
Acerca da gestão de documentos, julgue o item.
A organização de documentos é atingida pelo
planejamento, pela organização, pelo controle e pela
coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e
dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e
simplificar o ciclo documental.
Com relação às noções de arquivologia, julgue o item.
A gestão documental é o ramo do arquivo documental
responsável pela administração de documentos nas
fases corrente e intermediária.
Com relação às noções de arquivologia, julgue o item.
A gestão documental, seja eletrônica ou em arquivo de
papel, está presente em todas as organizações.
A respeito das noções de arquivamento, julgue o item.
Para neutralizar possíveis resistências às mudanças que
se pretende implementar quando da organização do
arquivo, é recomendado que a fase de implementação
seja precedida de uma campanha de sensibilização que
atinja todos os níveis hierárquicos envolvidos.
Na etapa de planejamento da administração e da organização de arquivos, deve ser realizado um plano arquivístico para a solução dos problemas encontrados na etapa de análise dos dados coletados.
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