Questões de Arquivologia para Concurso

Em relação a algumas vantagens e benefícios da organização de documentos e arquivos, analisar os itens abaixo:

I - Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.

II - Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos.

III - Aumento de custos com a administração e manutenção do acervo.

Estão CORRETOS:

Com referência aos métodos de arquivamentos , julgue os itens como certos ( C ) ou errados ( E ).

( ) O método alfabético faz parte do sistema indireto de arquivamento.

( ) O método geográfico faz parte do sistema direto de arquivamento.

( ) No método geográfico, quando se organiza o arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas por último.

( ) Os métodos de arquivamento são universais e independem da natureza dos documentos que serão arquivados ou das atividades ou estrutura da instituição.

( ) O método alfabético de arquivamento não depende do índice para ser consultado.

A sequência correta é:

Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. Com relação a esta temática foram feitas as seguintes afirmações:

I. A atividade de recebimento e classificação consiste em efetuar a separação dos documentos recebidos, em oficial, sigiloso ou particular.

II. Controle da Tramitação/Movimentação é a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.

III. O setor de protocolo responsabiliza-se, institucionalmente, pela autuação de documentos.

IV. A expedição e movimentação de documentos constituem rotinas do setor de protocolo.

V. Com relação as atividades de protocolo, os documentos apensados passam a fazer parte do processo original.

É correto o que se afirmar em:

No armazenamento de arquivos digitais, como ofícios digitalizados no MS-Word ou planilhas do MS-Excel, é importante fazer cópias de segurança. Esse procedimento é conhecido como:

A manutenção dos fichários e listas de telefones de interesse da Câmara, para uso frequente, deve ser feita em arquivo que armazena as fichas adequadamente. Esse tipo de arquivo é denominado

Sobre organização de arquivo e métodos de acesso, avalie as assertivas:

I. Os arquivos correntes ou de primeira idade são aqueles documentos que deixam de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que o receberam e os produziram ainda podem solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

II. Os arquivos permanentes são constituídos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer 0 passado e sua evolução.

III. Os arquivos intermediários são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências de fácil acesso.

IV. Quanto ao gênero podem ser classificados como escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micrográficos, informáticos.

V. Quanto ao gênero podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos.

Assinale a alternativa CORRETA:

Sobre os tipos de arquivamento, assinale a alternativa INCORRETA:

Sobre o estudo de arranjo físico (layout), marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) As unidades organizacionais que possuem funções similares e correlacionadas devem ser colocadas distantes umas das outras.

( ) Devem-se destinar salas ou compartimentos isolados para funcionários cujo trabalho exija grande concentração ou tratamento de assuntos sigilosos.

( ) Dentro de cada unidade organizacional, o trabalho deve seguir um fluxo contínuo.

( ) Os padrões de espaço devem ser adequados às necessidades de trânsito, correspondendo ao tamanho para um funcionário de porte médio caminhar.

( ) Deve-se evitar o recobrimento de tampos com material refletor de luz em mesas utilizadas para trabalhos em que se escreve permanentemente.

Assinale a sequência correta.

Sobre método de arquivamento, assinale a afirmativa INCORRETA.

Sobre a atividade de conservação da guarda documental, analise as afirmativas.

I - A atividade de conservação documental compreende cuidados prestados aos documentos, desconsiderando o local de sua guarda.

II - Poeira e gases devem ser evitados, pois são elementos que contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis.

III - A grande quantidade de ar seco é importante para fortalecimento e durabilidade do papel.

IV - A incidência de luz solar sobre os documentos deve ser evitada na área de armazenamento, porque acelera o desaparecimento das tintas e enfraquece o papel.

Estão corretas as afirmativas

Constitui-se de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomadas de decisões da administração. Trata-se do arquivo

Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser:

I - Ostensivos;

II - Especiais;

III - Sigilosos.

Qual alternativa apresenta somente as informações verdadeiras?

Os arquivos denominados especiais ou especializados estão contidos no grupo classificado quanto:

O Decreto nº 6.932/09, que dispõe sobre a simplificação do atendimento público prestado ao cidadão, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma em documentos produzidos no Brasil, institui a "Carta de Serviços ao Cidadão" e dá outras providências, estabelece, em seu art. 11, que os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal que prestam serviços diretamente ao cidadão deverão elaborar e divulgar “Carta de Serviços ao Cidadão", no âmbito de sua esfera de competência. A carta de serviços ao Cidadão deverá trazer informações claras e precisas em relação a cada um dos serviços prestados e deverá detalhar os padrões de qualidade do atendimento relativos a determinados aspectos. Julgue as afirmativas relativas aos padrões de qualidade do atendimento.

I. Condições mínimas a serem observadas pelas unidades de atendimento, em especial no que se refere a acessibilidade, limpeza e conforto.

II. Fornecimento de informações acerca das etapas, presentes e futuras, esperadas para a realização dos serviços, inclusive estimativas de prazos.

III. Prioridades de atendimento.

IV. Procedimentos para receber, atender, gerir e responder às sugestões e reclamações.

É correto o que se afirma em:

Entre os métodos de arquivamento básico de documentos, o método alfabético é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetação. Assinale a alternativa que contraria as regras de alfabetação.

Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a se considerarem são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais frequente procurado, em cada caso, podem-se organizar fichários ou arquivos em ordem, exceto:

Arquivo é um conjunto de documentos, produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir critérios para eliminação, transferência, microfilmagem ou digitalização, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade. De acordo com essa tabela, o arquivo que é definido como “conjunto de documentos consultados frequentemente, em tramitação ou não, indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas, devendo ser de fácil acesso fisicamente ou digitalizados” é denominado de:

O Decreto nº 1.799/96 (que regulamenta a Lei nº 5.433/68, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências) estabelece, em seu art. 1º, que a microfilmagem, em todo o território nacional, autorizada pela Lei nº 5.433/68, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Analise as seguintes afirmativas.

I. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

II. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.

III. O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente de seu filme cópia.

É correto o que se afirma em:

Aquisição é uma função que inclui as atividades dos processos de compra, doação e permuta de documentos. Essa função exige inúmeras tomadas de decisão, que são, exceto:

Indexar é o ato de incluir um registro de um documento num índice, ou repositório de informações que formam o catálogo de uma biiblioteca. Os registros são compostos por informações que descrevem o documento objetivando sua localização no acervo. A indexação, ou linguagem de indexação, possui sinônimos como linguagem documentária, de informação etc. “Os termos e símbolos utilizados durante a descrição de um documento para descrever seu assunto, autor..., que formam a linguagem de indexação composta pelo vocabulário e pela sintaxe”, são denominados de: