Questões de Arquivologia para Concurso

A gestão documental é uma atividade de grande importância para as organizações, pois tem um poder de atuar desde a produção até a guarda ou eliminação do documento. Nessa perspectiva, o Auxiliar em Administração, ao exercer suas atividades, tem grande responsabilidade em relação aos processos administrativos, no âmbito do Instituto Federal do Piauí. Levando em consideração esse contexto, assinale a afirmativa INCORRETA.

Considerando o que consta na política nacional de arquivos públicos e privados (Lei nº 8.159/1991), julgue os itens a seguir:

I - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

II - Consideram-se arquivos o conjunto de documentos produzidos e recebidos especificamente por órgãos públicos, em decorrência do exercício de atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

III - Consideram-se arquivos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

IV - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos, de instituições de caráter público e de entidades privadas, informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

São FALSAS apenas as assertivas constantes nos itens:

A correspondência oficial representa o conjunto de normas regedoras das comunicações escritas, internas e externas, de repartições públicas (BELTRÃO; BELTRÃO, 2011). Do ponto de vista da natureza e do caráter, ela se classifica, respectivamente, em

Leia o texto e marque, abaixo, (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

No que tange às atividades do processo de gestão de documentos e informações (Moraes; Oliveira, 2015), o profissional de secretariado exerce funções que facilitam a integração entre os agentes organizacionais e a coleta de informações para consecução de objetivos e metas. Quando o profissional atua nessa dimensão, são observáveis resultados que evidenciam o(a)

( ) aumento da eficiência, eficácia e assertividade organizacional.

( ) aperfeiçoamento da gestão de dados, informações e conhecimento.

( ) fortalecimento de práticas produtivas e de cooperação intersetorial.

( ) integração de estratégias, programas, projetos e atividades operacionais.

A sequência correta é

Tendo em vista a aplicação da atividade de arquivo de documento, orientada pelo Conselho Nacional de Arquivos, analise as afirmativas abaixo e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( ) A rotina de arquivamento inicia-se com a atribuição de código correspondente ao assunto de que trata o documento.

( ) A ordenação compreende a reunião de documentos classificados sob um mesmo assunto e objetiva agilidade e redução de erros.

( ) A inspeção consiste no exame de documentos para verificações relativas ao seu destino, à sua classificação e se possuem anexos.

( ) O arquivamento corresponde à leitura de cada documento para verificação do assunto, da classificação e, em seguida, realização da guarda no devido local.

( ) A retirada e o controle representam operação de empréstimos, prestação de informações e efetivação de juntada de processos, dossiês ou outros documentos.

A sequência correta é

“As rotinas de protocolo envolvem várias atividades, desde a entrada de correspondência, documentos e processos – pelas formas descritas a seguir – passando pelo seu manuseio, tratamento, análise, inserção de dados” em sistemas (BRASIL, 2010, p. 25). Considerando as rotinas de protocolo, relacione as atividades às respectivas descrições.

1. Destino

2. Triagem

3. Cadastramento

4. Análise documental

5. Recebimento eletrônico

( ) Consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada, separada e registrada.

( ) Trata-se de órgão ou unidade, interna ou externa, ou usuário para o qual o documento ou processo será enviado.

( ) Compreende a única forma de garantir com segurança que um sistema reflita a localização de documentos e processos.

( ) Contempla atividade de inserção dos dados de um documento em sistema, visando a controlar sua movimentação.

( ) Contempla rotina de verificação, comparação, comprovação, envio para expedição, registro do recebimento, entre outras.

( ) Constitui viabilização de todas as ações e decisões tomadas a partir das informações contidas no documento e inseridas no sistema.

( ) Compreende a extração de informações-chave, tais como tipo, número, origem e data, que permitirão a identificação de documentos.

A sequência correta é

A gestão e preservação de documentos é de responsabilidade do arquivista, que necessita para sua rotina de trabalho, diferenciar conceitos inerentes ao tema. Entre esses, o conceito de suporte na área de arquivos é:

Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo:

Os arquivos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Referente aos arquivos correntes é correto afirmar:

Em relação ao Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio da CONARQ, é incorreto afirmar que

Definindo documento como todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação, pode-se imaginar que por menor que seja um estabelecimento comercial, a quantidade de documentos gerada por ou para este será substancial.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes, logo é essencial que para a efetiva organização de todo o volume documental de um órgão público, os documentos sejam devidamente classificados.

Exclusivamente em relação à classificação destes documentos, assinale a alternativa correta:

-

Ilustração: Ednei Marx

A ilustração acima pode retratar uma triste realidade no cotidiano de algumas empresas. Por esse e outros problemas na organização e administração de arquivos, foi criada a Teoria das Três Idades. Essa teoria define

No estudo da arquivologia, quanto à natureza dos documentos guardados, os arquivos podem ser classificados em:

Em relação aos arquivos públicos, assinale a alternativa correta:

Ao registrar a saída de uma carta ou documento, se está desenvolvendo uma etapa do serviço de protocolo chamada de:

Qual é a disciplina responsável pelo estudo da produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos públicos, pessoais e privados?

Qual é a medida para mensurar o tamanho de um acervo produzido por uma determinada instituição?

O arranjo físico dos documentos nas estantes, de acordo com critérios pré-estabelecidos, é conhecido na arquivística como:

Os documentos arquivísticos, de acordo com a legislação brasileira, possuem uma série de prazos de guarda. Em relação aos documentos comumente encontrados nas residências, qual documento a seguir encontra-se com o prazo de guarda incorreto:

A respeito do ciclo de vida documental, ele é tradicionalmente dividido em quantas fases?