Questões de Concurso Sobre definições / fases da gestão de documentos em arquivologia

Reis (2012) explana sobre as fases da gestão de documentos. As 03 (três) fases da gestão documental são:

(REIS, L. Arquivologia Facilitada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012).

Dadas as afirmativas sobre as recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo,

I. Em caso de acervos danificados pela água, congelar imediatamente os encadernados em freezers, verticais ou horizontais, de preferência do tipo industrial, com temperatura mínima de -20° C.

II. Evitar o armazenamento de acervos em subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência a terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático.

III. Os desenhos arquitetônicos e materiais de grandes dimensões devem ser enrolados cuidadosamente em tubos alcalinos, em formatos cilíndricos que se acomodem ao tamanho da gaveta ou da caixa.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Eliminar documento público sem a devida autorização é crime. Sua eliminação indiscriminada ou sua perda injustificável pode resultar em processos administrativos e penais. É necessária a implantação de uma efetiva política de gestão arquivística de documentos que prevê a existência de uma Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, que analisará as normas institucionais e a legislação brasileira relacionadas aos documentos arquivísticos, bem como o instrumento de gestão arquivística de documentos denominado Plano de Classificação, e criará uma Tabela de Temporalidade de Documentos, com os prazos de guarda dos documentos. Enquanto o documento não passar por essa avaliação, tem potencial para ser permanente e de interesse público e social. Dadas as afirmativas sobre a gestão de documentos aplicados aos arquivos de uma instituição de ensino superior,

I. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.

II. A utilização dos documentos inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados.

III. A destinação de documentos inclui uma das atividades mais complexas da gestão de documentos que é a avaliação, a qual se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas, com vista a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Assinale a alternativa que apresenta um procedimento de gerenciamento de produção documental.

Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de Gestão de Documentos públicos pode ser desenvolvida em quatro níveis. Desse modo, associe corretamente a coluna correspondente a cada nível descrito.

(1) Nível mínimo

(2) Nível mínimo ampliado

(3) Nível Intermediário

(4) Nível máximo

( ) Complementa o anterior, somada à adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondências e à implantação de sistemas de arquivo.

( ) Complementa o anterior, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;

( ) Complementa o anterior, somada à gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação.

( ) Estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento à Instituição Arquivística pública, aqueles de valor permanente;

Analise as afirmativas a seguir.
I. O fluxo documental diz respeito ao(s) “local (is)” por onde passa(m) o(s) documento(s), enquanto que o trâmite está diretamente associado ao cumprimento da sua finalidade.
II. A comunicação entre as pessoas de uma instituição pode ser dividida em formais, informais e pessoais.
III. Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo responsabilidade daquele que o efetiva a conferência dos materiais destinados à instituição.
IV. O agente administrativo, quando atender ao público, deve ser direto, objetivo e claro em suas respostas, atendo-se ao foco do que está sendo perguntado. Deve oferecer informações precisas e sucintas com atenção e gentileza.
Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).

Como se chama a saída do documento do setor de protocolo para o setor de destinação do documento?

Leia o texto a seguir. 

“Gestão de documentos implica em acompanhar todo o ciclo vital dos documentos produzidos por um órgão ou entidade no desempenho de suas funções e atividades, determinando aqueles que devem ser conservados em caráter permanente e os que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo, resultando em eficiência e economia de tempo e espaço, na racional utilização de recursos humanos, materiais e financeiros e na redução da massa documental produzida. [...] As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação final.”

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 21.

Considerando as fases da gestão de documentos, assinale com (V) as afirmativas verdadeiras e com (F) as afirmativas falsas.

( ) A fase produção compreende os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação.

( ) Na fase produção, deve-se evitar produzir documentos que não sejam essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.

( ) A fase utilização diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.

( ) A fase de destinação compreende a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo.

( ) A fase destinação envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.

Marque a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

A gestão documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permite a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações. A gestão de documentos se divide em três fases básicas. Sobre essas fases, assinale a alternativa correta.

Gestão de documento refere-se à atividade arquivística. A respeito da Gestão de documentos, analise as assertivas abaixo e, em seguida, assinale a alternativa CORRETA.
I. Gestão de documentos é o conjunto de medidas e procedimentos que garante o controle dos documentos, abrangendo, dentre outras atividades, a atividade de conservação e arquivamento.
II. A gestão de documentos não abrange a atividade de produção do documento.
III. A gestão de documentos abrange a atividade de arquivamento de documentos, sendo que, para organizar um arquivo, é preciso conhecer e considerar alguns dados referentes à documentação como a espécie do documento, que pode ser relatório, projetos etc.

Sobre a sequência de operações que consiste no estabelecimento de prazo de vida dos documentos, de acordo com seu valor probatório e informativo, assinale a alternativa correta.

_______________________________________ é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3º, Lei 8.159/91). Qual alternativa completa corretamente a lacuna?

Preencha as lacunas e assinale a alternativa correta. Na gestão de arquivos, ________ é a sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, _________ é a relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora e _______ é a subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo em geral, reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s) administrativa(s) com competências específicas. 

Leia o texto a seguir.
“Há três fases no planejamento de um programa de manutenção de acervos [...]. Essas três fases envolvem acumulação de conhecimentos e planejamento durante os estágios iniciais e um planejamento mais específico que é empreendido durante o desenvolvimento dos dados projetos.” OGDEN, Sherelyn. Planejamento. 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Biblioteca e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001, p. 21-30.
Considerando o texto acima, assinale a alternativa que contém as três fases do planejamento de um programa de manutenção de acervos.

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, relacionando o conceito com sua respectiva definição, conforme descrito pelo CONARQ.

COLUNA I

1. Gestão de documentos

2. Sistema de arquivamento

3. Tabela de temporalidade

4. Protocolo

COLUNA II

( ) Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

( ) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

( ) Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles contidas.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento.

Assinale a sequência CORRETA.

Com relação à gestão de documentos públicos, julgue a alternativa correta:

“O direito de acesso à informação é um direito humano fundamental e está vinculado à noção de democracia. Em um sentido amplo, o direito à informação está mais comumente associado ao direito que toda pessoa tem de pedir e receber informações que estão sob a guarda de órgãos e entidades públicas.”

(CGU, Manual da Lei de Acesso à Informação para Estados e Municípios, 2013.)

Com relação à gestão de documentos e o acesso à informação, assinale a afirmativa INCORRETA.

“Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos.”

(JARDIM, J. M. O conceito e a prática da gestão de documentos, 1987.)

Sobre a gestão de documentos, é INCORRETO afirmar que

Analise o trecho, a seguir, da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES e responda o que se pede.

Na cerimônia de colação de grau da turma de Administração da Universidade Federal de Uberlândia, em 2013, foi produzida uma lista de formados. Qual foi/será a destinação de tal documento, obedecendo-se ao estabelecido no instrumento de destinação das IFES?