Questões de Arquivologia - Definições / Fases da Gestão de Documentos para Concurso
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Acerca da gestão de informações e de documentos e dos métodos de arquivamento, julgue o item a seguir.
As fases básicas da gestão de documentos são a produção,
a utilização e a destinação.
Acerca das funções arquivísticas de criação, aquisição, difusão e preservação de documentos, julgue o item que se segue.
A criação de documentos abrange a determinação de formatos
ou modelos de documentos de arquivo, o que facilita outros
procedimentos arquivísticos.
A respeito da gestão de documentos, julgue o item a seguir.
De acordo com a gestão de documentos, constitui tarefa do
arquivista opinar sobre a escolha de materiais e equipamentos
a serem utilizados na organização onde ele desempenha suas
atividades.
A respeito da gestão de documentos, julgue o item a seguir.
As atividades de expedição ocorrem na fase de destinação
de documentos.
A respeito da gestão de documentos, julgue o item a seguir.
Na fase da destinação de um programa de gestão de
documentos, ocorre a avaliação dos documentos.
A respeito da gestão de documentos, julgue o item a seguir.
A elaboração de instrumentos de pesquisa relativos à descrição e à localização dos documentos no acervo está incluída na gestão de documentos.
Com relação a políticas de arquivo e legislação arquivística, julgue o item seguinte.
No âmbito do Poder Judiciário, o Conselho Nacional de Justiça
desenvolveu um programa de gestão de documentos.
A gestão de documentos é de exclusiva atribuição do poder público, sendo vedada sua terceirização, de acordo com a Constituição Federal e a legislação arquivística brasileira, que estabelecem como dever e responsabilidade do poder público, nas esferas federal, estadual e municipal, a gestão integral da documentação governamental e a proteção especial de documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Do conceito de gestão de documentos podemos destacar as suas três fases básicas: produção, utilização e destinação. A 1ª fase – Produção – refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nessa fase:
I. deve-se otimizar a criação de documentos para que sejam criados apenas aqueles indispensáveis à administração da instituição, evitando-se a produção de documentos não essenciais; diminuindo com isso o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado; e garantindo, assim, o uso adequado dos recursos reprográficos e informáticos.
II. ocorre o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a guarda após cessar seu trâmite. Portanto, estão incluídas as atividades de protocolo e de recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
III. concentra-se uma das atividades mais complexas da gestão de documentos: um trabalho multidisciplinar que consiste em atribuir valor aos documentos e analisar seu ciclo de vida, visando a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária, e sua destinação final, ou seja, o recolhimento para guarda permanente ou eliminação.
Para garantir uma gestão de documentos eficiente, a orientação mais adequada é a de não misturar a criação do documento com outras funções.
Pode-se entender as tradições administrativas de uma organização como fator de inibição para funções de gestão de documentos.
A destinação final dos documentos de arquivo, que envolve a definição da eliminação ou guarda permanente dos documentos, está prevista na fase de produção do programa de gestão de documentos.
A gestão de formulários, correspondência, informes e diretrizes, o fomento a sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologias modernas a esses processos são elementos do programa de gestão de documentos e fazem parte da fase de produção.
O nível máximo de aplicação do programa de gestão de documentos estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles documentos de valor permanente.
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