Questões de Arquivologia - Definições / Fases da Gestão de Documentos para Concurso

Acerca da importância da implementação dos programas de gestão de documentos, assinale a alternativa incorreta.

Assegurar de modo eficiente a produção, a administração e a destinação de documentos; garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil; assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário e contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seu valor histórico e científico são objetivos da

No que se refere à gestão, à classificação e à avaliação de documentos, assinale a alternativa que apresenta um conceito de gestão de documentos.

Em qual fase básica da gestão documental são definidas as normas de acesso às informações, tais como procedimentos de consulta e empréstimos de documentos?

Leia o texto a seguir.
“Há três fases no planejamento de um programa de manutenção de acervos [...]. Essas três fases envolvem acumulação de conhecimentos e planejamento durante os estágios iniciais e um planejamento mais específico que é empreendido durante o desenvolvimento dos dados projetos.” OGDEN, Sherelyn. Planejamento. 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Biblioteca e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001, p. 21-30.
Considerando o texto acima, assinale a alternativa que contém as três fases do planejamento de um programa de manutenção de acervos.

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, relacionando o conceito com sua respectiva definição, conforme descrito pelo CONARQ.

COLUNA I

1. Gestão de documentos

2. Sistema de arquivamento

3. Tabela de temporalidade

4. Protocolo

COLUNA II

( ) Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

( ) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

( ) Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles contidas.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento.

Assinale a sequência CORRETA.

Leia o texto a seguir.

“Há três fases no planejamento de um programa de manutenção de acervos: a reunião das informações, a formulação de políticas e de procedimentos para orientar o programa de manutenção de acervo e a seleção e organização dos projetos.”

OGDEN, Sherelyn. Planejamento. 2. ed. Rio de Janeiro:

Projeto Conservação Preventiva em Biblioteca e Arquivos:

Arquivo Nacional, 2001. p. 22. (grifo nosso)

Considerando o trecho em destaque, analise as seguintes afirmativas.

I. As diretrizes devem adaptar-se à equipe e aos recursos financeiros da instituição, de modo que as opções de procedimento reflitam objetivos realistas e possíveis de serem atingidos.

II. As diretrizes devem apresentar as opções de procedimento disponíveis na instituição para cada problema e incluir instruções passo-a-passo para cada opção.

Assinale a alternativa correta.

São procedimentos que compõem a segunda fase da gestão de documentos, exceto:

A gestão de documentos dentro de uma organização é dividida em três fases: produção, utilização e destinação. A esse respeito, numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, relacionando as fases da gestão de documentos a suas respectivas atividades.
COLUNA I 1. Produção 2. Utilização 3. Destinação
COLUNA II ( ) Manter processos contínuos de avaliação. ( ) Utilização de processadores de texto e computadores. ( ) Controle relacionado às atividades de protocolo.
Assinale a sequência CORRETA.

Acerca dos documentos de arquivo, analisar a sentença abaixo:

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária (1ª parte). Espécie documental é a configuração de um documento de acordo com a natureza das informações nele contidas somente (2ª parte). Documentação especial é a documentação composta por gêneros documentais textuais (3ª parte).

A sentença está:

Em relação a gestão de documentos, assinale a alternativa incorreta.

“Na fase de produção de documentos o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos_________ à administração da Instituição e evitadas a duplicação e emissão de vias desnecessárias: propor consolidação de___________ alterados ou atualizados com certa frequência, visando a perfeita compreensão e interpretação dos textos”  (PAES, Marilena Leite, Arquivo: teoria e prática. 3°ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro : FGV, 2004)
Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas.

Assinale a alternativa incorreta.

A gestão documental é um conjunto de procedimentos técnicos capaz de tratar a informação arquivística desde os órgãos produtores até o seu destino final, a eliminação ou guarda permanente. Assinale a alternativa incorreta quanto ao que faz parte dos procedimentos técnicos da gestão arquivística de documentos:

Analise o trecho abaixo da Lei 8159/1991:

“Considera-se gestão de ............................. o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna do texto.

Na construção do conceito de gestão de documentos, Paes (2004) dispõe que "assim como a humanidade vem evoluindo técnica, científica e culturalmente através dos séculos, também o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças".

De acordo com o entendimento da autora acerca do conceito de gestão arquivística de documentos, assinale a opção INCORRETA.