Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Assinale a alternativa que apresenta o método básico de arquivamento utilizado quando o elemento principal para a recuperação do documento for o número do documento:

No que se refere à área de pessoas mais especificamente a ORGANIZAÇÃO E CADASTRO DE DADOS PESSOAIS, pode-se afirmar como INCORRETO:

No que se refere às atividade de PROTOCOLO pode-se afirmar como INCORRETO:

Em relação aos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes definições:

( ) Processo híbrido: processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível.

( ) Tramitação: ato que visa esclarecer, averiguar uma informação incompleta.

( ) Reconstituição de processo: reunião de documentos avulsos com o objetivo de remontar processo que tenha sido perdido ou extraviado.

( ) Folha do processo: conjunto de características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento.

( ) Interessado: servidor responsável pelo encaminhamento do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Após efetivar a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), os órgãos e entidades deverão elaborar um documento que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, mas devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico. Também deverá ser encaminhada uma cópia desse documento para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada. Esse documento recebe o nome de:

Assinale a alternativa que identifica corretamente a unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos.

Procedimento metodológico que tem como objetivo a identificação de problemas e a busca de soluções para uma melhor eficiência das organizações:

Considerando as categorias documentais, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes definições:

( ) Atos de assentamento: são os configurados por registro, consubstanciando fatos ou ocorrências. Exemplo: ata, termos, apostila e autos de infração.

( ) Atos de ajuste: são os que, em geral, derivam de atos normativos, determinando a execução. Exemplo: alvará, circular, aviso, carta, memorando e exposições de motivo.

( ) Atos de correspondência: são documentos pactuais, representados por acordos de vontade em que, no caso da documentação pública, pelo menos uma das partes é a administração, seja federal, estadual ou municipal. Exemplo: tratado, convênio e contrato.

( ) Atos normativos: são os de cumprimento obrigatório, sendo de manifestação de vontade de autoridades supremas e devendo ser acatados pelos subordinados. Exemplo: estatuto, resolução, portaria e ordem de serviço.

( ) Atos enunciativos: são os opinativos e que esclarecem questões vazadas em outros documentos. Exemplo: parecer, informação e relatório.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Ao definir procedimentos para o desenvolvimento de atividades de protocolo para a Administração Pública Federal, a Portaria Interministerial MJ/MP Nº 1.677, de 7 de Outubro de 2015, trata da “juntada”, que é a união de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo, realizada por anexação ou apensação.
Em relação a esse procedimento, assinale a alternativa INCORRETA.

No método alfabético, o arquivamento por nome de pessoas deve observar, EXCETO:

Sobre os diversos métodos de arquivamento que foram desenvolvidos através dos anos, pelo mundo, é possível afirmar, EXCETO:

Arquivos e documentos estão diretamente relacionados. Sobre esta relação é correto afirmar, EXCETO:

Levando em consideração a classificação com base na organização de documentos mais comumente utilizadas, assinale a alternativa CORRETA.

A respeito do controle de tramitação e movimentação das correspondências, analise as assertivas abaixo, marcando V para as verdadeiras e F para as falsas e, em seguida, assinale a sequência correta.
( ) Após a etapa de receber e separar as correspondências, os documentos devem seguir um curso, para assim fazer cumprir seu objetivo final. ( ) Entre o processo de tramitação e movimentação da correspondência deve estar contida a ação de protocolar. ( ) O arquivo faz a custódia das fichas de protocolo deste processo de tramitação e movimentação das correspondências.

Quando a gestão de documentos é feita a partir do início, do ciclo de vida do documento (fase corrente), traz benefícios e vantagens. Nesta ótica, indique a opção correta dentre as opções abaixo:

Os documentos podem ser frequentemente consultados, ocorrendo assim uma movimentação ou tramitação constante, e diante deste fato, torna-se necessário que a instituição opere com mecanismos que sejam capazes de controlar está tramitação, objetivando-se um melhor manuseio para futuras pesquisas. Essa atividade de controle é conhecida como:

O valor primário de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos: