Questões de Concurso Sobre arquivologia
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Na metodologia de arquivamento por assunto, é possível, também, a adoção de métodos alfabéticos e numéricos.
O método de arquivamento denominado duplex permite a abertura ilimitada de classes, mas apresenta a desvantagem, caso não seja bem elaborado, com classes bem definidas, de que o arquivamento de documentos com o mesmo assunto possa ser realizado em mais de um lugar.
Considerando-se que os documentos de arquivo possam ser classificados quanto ao gênero e quanto à natureza do assunto, quando se classifica um documento como ostensivo ou sigiloso, tal classificação é realizada com base no gênero documental.
Na classificação de documentos baseada em um código de classificação, a fim de se reduzir o tempo de ordenação e de se facilitar o arquivamento e a localização no acervo, uma das etapas a ser executada é a própria codificação, para a qual há a recomendação de que a anotação seja feita a lápis, o que viabilizará eventuais correções.
O valor dos documentos de arquivo pode ser permanente ou temporário e é estabelecido conforme suas finalidades e respectiva vigência, sejam elas administrativas, legais, fiscais ou informativas.
A classificação de documentos reflete as atividades executadas às quais ele se refere, bem como a estrutura organizacional e os assuntos por ele tratados. Assim, é correto afirmar que os métodos de classificação são divididos meramente em organizacional e por assunto.
O Conarq, considerando os documentos públicos e privados e seus processos de digitalização, estabeleceu diretrizes e orientações por meio das quais é possível que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais que os documentos originais.
De acordo com o grau de sigilo dos documentos, no momento da expedição e da tramitação, deverão ser adotados procedimentos específicos, como, por exemplo, o uso de envelopes duplos, de modo que, no envelope externo, conste a identificação do destinatário e a indicação do grau de sigilo.
Quando contiver informações classificadas apenas com grau de sigilo ultrassecreto, o documento deverá constar no termo de classificação da informação (TCI), juntamente com a indicação do prazo, contado em anos, meses ou dias.
De acordo com o Decreto n.º 7.845/2012, documento controlado (DC) é o termo utilizado para designar o documento cuja informação tenha sido classificada com grau de sigilo.
Segundo o Decreto n.º 7.845/2012, o responsável pela segurança da informação sigilosa é denominado gestor de segurança e credenciamento.
No arquivo permanente, as atividades são divididas em: arranjo; descrição e publicação; e conservação e referência.
O princípio da proveniência é basilar para a arquivologia e sua aplicabilidade mantém separados os conjuntos documentais de acordo com o fundo ao qual pertencem.
Os documentos de arquivo, ou seja, aqueles produzidos em decorrência das funções e atividades de entidades públicas ou privadas, ao cumprirem suas funções administrativas, tornam-se objetos de coleções de biblioteca.
Conceitualmente, a diplomática estuda a estrutura formal e a autenticidade dos documentos. Nessa disciplina, a análise tipológica parte do princípio da proveniência.
Em arquivística, considera-se que todos os documentos possuem um valor primário, mas apenas alguns possuem ou adquirem um valor secundário.
O SIGAD é caracterizado por alguns requisitos, entre eles, a exportação de documentos para realizar a transferência ou o recolhimento.
O documento, ao ser digitalizado, seja na fase corrente, intermediária ou permanente, poderá ser eliminado.
Em um sistema informatizado de gestão arquivística, a atribuição de um identificador único ao documento é denominada classificação.
O uso de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) possibilita apenas o arquivamento e o gerenciamento de documentos nato-digitais e digitalizados.