Questões de Concurso
Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia
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De acordo com o “Manual de gestão de documentos do poder executivo do estado do Rio de Janeiro” (2012), responda à questão.
A listagem de documentos selecionados à eliminação deve ser publicizada em diário oficial, uma vez
que essa ação não pode ser imediata, devido a eventuais manifestações contrárias. O período (em dias)
a ser aguardado para proceder à eliminação de documentos é de:
Rousseau e Couture, na obra “Os fundamentos da disciplina arquivística”, deram uma contribuição significativa para as discussões sobre as funções arquivísticas, bem como para a definição da teoria das três idades documentais. Em relação a essa temática, relacione a Coluna 1 à Coluna 2, associando os períodos relacionados às fases documentais, propostos por Rousseau e Couture (1998), às suas respectivas definições.
Coluna 1
1. Período corrente.
2. Período intermediário.
3. Período de eliminação.
4. Arquivos definitivos.
Coluna 2
( ) Período em que os documentos que são conservados para responder aos objetivos da sua criação e quando termina o seu período de atividades tornam-se semiativos ou passam diretamente para o período de inatividade.
( ) Período em que os documentos perdem seu valor e podem ser descartados mediante aprovação da direção da organização e por ato público, a partir de uma sequência de atividades pré-estabelecidas pela legislação.
( ) Compreende o período em que os documentos deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu e passam a ser conservados em razão do seu valor de testemunho.
( ) Período em que os documentos devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para assegurar as atividades cotidianas de uma administração.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
Considerando a gestão documental e sua relação com o ciclo de vida dos documentos e com a teoria das três idades, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a gestão de documentos é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.
( ) Indolfo (2007) compreende que a vinculação entre a classificação e a avaliação documental é primordial para garantir o controle dos fluxos informacionais, o acesso e a disponibilização da informação.
( ) A teoria das três idades é representada, conforme elucida Medeiros e Amaral (2010), pelas fases estipuladas para o trânsito dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
Quanto ao arquivo e à sua documentação, julgue o item.
No arquivamento vertical, os documentos são colocados
ao lado ou atrás dos outros, o que possibilita uma
consulta mais ágil.
Quanto ao arquivo e à sua documentação, julgue o item.
No método numérico duplex, os temas são divididos em
classes e subclasses, sem limitação em relação à
abertura de novas classes.
Acerca da arquivologia, julgue o item.
Os arquivos correntes não poderão ser passados para o
arquivo permanente, de forma direta, sem que haja,
antes, o seu recolhimento ao arquivo intermediário.
Acerca de procedimentos administrativos e arquivo, julgue o item.
Entre os diversos tipos de correspondência, a interna é a
destinada a manter a comunicação entre setores ou
áreas de uma mesma organização.
O método alfabético é considerado como direto por não precisar de nenhum auxílio para a localização de qualquer documento. Entre as regras que devem ser seguidas no arquivamento de nomes, tem-se uma que estabelece que a ordenação deve seguir a primeira letra do último sobrenome.
Documentos correntes são os que possuem valor histórico, científico e(ou) cultural e devem ser preservados no tempo vigente.
A teoria das três idades categoriza os documentos em três tipos: correntes; temporários; e efetivos.
O ciclo de vida de um documento é contado a partir de sua produção.
A tabela de temporalidade e destinação final de documentos é um instrumento de destinação que determina os prazos de guarda documental, podendo ser utilizada independentemente do Código de Classificação de Documentos, pois são instrumentos autônomos.
Os métodos de arquivamento de conjuntos documentais permitem a escolha entre duas classes (básicos ou padronizados), mas serão determinados unicamente pela natureza documental.
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